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パワーポイント資料作成の学び方~レベルアップの4つのポイント (自主学習編)

はじめに

資料作成講座の講師の津島です。今回も資料作成の講師陣より資料作成に役立つ情報をお伝えさせていただきます。

さて、突然ですが、皆さんはパワーポイントでの資料作成を向上させるために、どのようなことを試していますか?書籍や講座を受けても、なかなかパワーポイントの資料作成の向上に結びつかないと悩んだことはありませんか?私もその一人です。今では、資料作成講座や仕事において資料を作成することが多くあり、自信を持って向き合うことができていますが、伸び悩んだ時期があります。しかし、今回のオススメする学習方法によって私は資料作成の質が向上しましたので、紹介させてください。


資料作成の向上のために意識した4つのこと(自主学習編)

資料作成の向上のために大きく4点のことを意識して私は取り組みました。

① 使えそうなスライドをストックする
② スライドの作り方を理解する
③ 流用して資料を作成する
④ 作成した資料を振り返る

スライド1

①使えそうなスライドをストックする
上達の最も効率的な学び方は、良い資料を真似ることです。「まなぶ」(学ぶ)は、「まねる」(真似る)と同じ語源であり、「まねぶ」とも言われていたそうです。何から手をつけて良いか分からない人は先人や先輩の作ったものを真似てみることをオススメします。

ストックできる場面は仕事中と仕事外があります。仕事中は現場でコンサルタントやコンサル出身の社員などの資料作りの上手な人の資料をストックしましょう。また、仕事外ではこのnoteではすっかりお馴染みとなっている経済産業省の委託調査報告書掲載一覧より、外資系コンサルティングファーム(McKinseyやAccentureなど)の作成した資料をストックします。月1回の頻度で確認してみると、新しい報告書がおおよそ手に入ります。

ちなみに、私はストックした資料をデスクトップの参考資料フォルダに全て保存し、ストックした資料の先頭に取得した日付を加えて1つのフォルダに保存しています。「21-05-20_ファイル名」といった形です。理由は、ストックするときに複数のストック先があると面倒で保存を諦めてしまうこと、ストックした資料を探すのが面倒で見なくなってしまうことを防ぎたいからです。取得した日付が分かれば概ね目視でファイルを探し出すことができますし、エクスプローラーのキーワード検索機能を使えばほぼ見つけることができます。

ストックした資料の保存方法のさらなるTipsとして、委託調査報告書から得たファイルは、作り方の好みの会社が現れた時に検索がしやすくなるため、ファイル名に会社名を追記することをオススメします。また、ストックする量が多い場合はPJやテーマ毎にフォルダを作るのも良いでしょう。

②スライドの作り方を理解する
「①」の中で興味のあるスライドを2-3個ピックアップし、どのようにすれば作成できるかを考えてみて、実際に真似して作成してみます。ちなみに、ストックした資料がパワーポイント形式とPDF形式の両方取得できた場合は、パワーポイント形式で参照することをオススメします。理由は、パワーポイント形式の方が設定情報を確認できるため、解析を行いやすくなるためです。また、作り方が分からない場合は、作成者や資料作成の得意な人に聞いてみると良いでしょう。

解析方法については、講師の渡邊さんの記事の「外資系コンサルが使うかっこいい表現の紐解き方 ~パーツとレイヤーで分解する」であったり、講師の大塚さんや渡邊さんが行う「戦略的プレゼン資料作成 プロフェッショナルの図解の紐解き方1」が参考になりますので、あわせて確認してみてください。

③流用して資料を作成する
仕事などの資料作成の場面で、スライドのメッセージを決めた後に、「①」でストックした資料の中で流用できるスライドを思い出してみます。そして、流用できるスライドをもとに作成します。多少の違和感があったとしても、まずは作りきってみましょう。

④作成した資料を振り返る
上長からのレビューやプレゼンを行い、うまくできたこと、発見・気づきを紙に書き出します。特に、うまくいかなかった場合は、なぜうまくいかなかったのか、どのようなシチュエーションならば効果的なスライドとなったかを考えてみると、次回以降に活かすことができます。


自主学習では続かない人への「資料作成キャンプ」の提案

ここまで資料作成の向上のためのポイントをお伝えさせていただきました。読者の皆様の資料作成の参考になればとても嬉しいです。そして、書いていることは分かるものの自主学習ではなかなか続かないと感じた方もいらしたかと思います。そんな方には、Rubatoで毎月開催する「戦略的プレゼン資料作成 資料作成キャンプ」という実践型の講座がオススメです。次回は資料作成キャンプの中で、これまでお伝えしたポイントをどのように活かして成長していくことができるかをお伝えさせていただきます。


後編の記事「パワーポイント資料作成の学び方~レベルアップの4つのポイント(講座活用編)」はこちら


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◆「人を動かす一人歩きする」資料Before→After
第1回 入門編①図解の基本形「一人で行くバー」をお薦めするスライド
第2回 入門編②2つの比較「ストアカ」をお薦めするスライド
第3回 入門編③図解の基本形「コーチングアプリ」をお薦めするスライド
第4回 基礎編①線グラフの基本 企業の変革を促すスライド
第5回 基礎編②スライド構成と図解 新規事業を提案するスライド
第6回 Before→After OBOG版(前編)~霞が関文学編~
第7回 Before→After OBOG版(後編)~霞が関文学編~
番外編 『PowerPoint資料作成 プロフェッショナルの大原則』
     Amazon週間売上ランキングのスライド

◆Rubato講師×note
1.ロジカルな図解のつくりかた(前編)
2.ロジカルな図解のつくりかた(後編)
3.アウトプット→インプットの話
4.Rubato流「オトナのパワポ正月遊び」
5.ターゲットを絞り、刺さる資料をつくるコツ
6.「かっこいい」デザインと「余白」の話
7.添削からわかる、伝わるパワポ資料3つの特徴~添削 of the Year
8.図解でわかる!新型コロナウイルス予防のコツ
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10.知る人ぞ知るPowerPoint効率化スキル
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