スライド作成のためのパワポ操作の効率化の5つの方針
新型コロナウイルスに関係する内容の可能性がある記事です。
新型コロナウイルス感染症やコロナワクチンについては、必ず1次情報として厚生労働省首相官邸のウェブサイトなど公的機関で発表されている発生状況やQ&A、相談窓口の情報もご確認ください。※非常時のため、すべての関連記事に本注意書きを一時的に出しています。
見出し画像

スライド作成のためのパワポ操作の効率化の5つの方針

資料作成講座の講師をしている大塚です。
普段は主にスライドや資料作成パッケージ作成のために考えるべきことをお伝えする講座の開発・登壇をすることが多いのですが、今回は操作についてお話ししようと思います。

PowerPointで資料を作成する際、皆さんはどの程度スライド作成操作に時間をかけているでしょうか。初心者の方では多くの時間をPowerPoint上での操作にかけているとかと思います。
操作に時間をかけた結果、内容に割く時間が取れず満足のいかないプレゼンテーションやスライド作成を行った経験がある方も多いのではないでしょうか?
また、よいアイデアはあったものの資料に落とし込みきることができずに満足のいかない投影・配布資料で発表を乗り切った方も多いかもしれません。

今回のnoteでは、PowerPoint中級~上級の方向けに資料作成を効率化する際の基本的な方針についてまとめたことを共有します。
操作を効率化することは発表コンテンツを考えること(= 思考)に時間をかけるための第一歩です。また、自分の操作スキルを知ることでPowerPointでの資料作成時間をあらかじめ見積もることができれば、あらかじめどの程度コンテンツを考えることができるのか、という計画を適切に立てることができます。

この記事を通じて皆様が操作の種類を理解し、そのうえでの効率化の方針を立てることに貢献出来ましたら幸いです。

パワポの操作の種類

基本的に世の中にある効率化に関して書かれた本や記事のほとんどは、「ショートカットを覚えましょう」、「ショートカットの一覧を載せました」、「マウスを持ったらダメ」、などというスタンスで立ったものです。
しかしながら人間は弱いものです。できるだけ楽をしたいのです。
記事を書いている私の本棚にも何冊かの効率化に関する本がありますが、PowerPointに関しては最も多いもので139個のショートカットが紹介されているものがありました。
覚えなきゃいけない、、、でも面倒くさがりの私にとってはとても辛いです。
それらの本や記事の有用性は否定しませんが、先ずは一歩引いて効率化すべき“操作”にはそもそもどのようなタイプのバリエーションがあるかを理解しましょう。

PowerPointを使用したスライド作成操作は以下の5つに集約することができます。

①Quick Access Toolbar(以下QAT)のショートカット機能を使用した操作
②Ctrlショートカット
③Altショートカット
④QATボタン
⑤マウス操作

5つくらいならどうにか覚えられそうですね!
番号が増えるにしたがって操作に要する時間が長くなります(基本ではないお話はまたどこかで)。

本文1

*一点補足をすると、Altショートカットにおいても古いパワーポイントの操作を踏襲したショートカット(例えばAlt → E → S)などはリボンをドリルダウンするわけではなくCtrl系のショートカットと同様に直ちに操作を行うことができます

基本的にはExcelなどのMicrosoft Officeの操作も同じ仕組みのため、上記の特徴を参照することができます。
皆さんは上記のショートカットのすべてを使用してスライド作成を行っておりますでしょうか?

初心者の方は⑤マウス操作のみで、少し慣れてきた方は②Ctrlショートカットを併用されているのではないでしょうか。
効率的な操作を行うためには、上記で挙げた特徴や、以下の画像の長所・短所をきちんと理解したうえで①から⑤の操作を組み合わせる必要があります。

本文2

続いて上記の画像を見てみましょう。
一枚目で紹介した内容をベースに、長所と短所についてまとめて記載をしました。

基本的には①から⑤に向けて番号が大きくなるにつれて操作に要する時間は長くなる、とお伝えしました。
おそらく皆様は、「それなら①QATショートカットを使えばよいじゃないか」と思われるかもしれません。
しかしながら短所に記載した通り、QATに登録可能な数は限られており、おそらく読者の皆様がPowerPoint上で頻度高く行う操作のすべてを登録することはできません。

「それなら②や③を使えばよいじゃないか」という方もいらっしゃるかもしれません。
冒頭に書きましたが、やはり139個ものショートカットを覚えるのは辛いものです。
脳のメモリーは限られており、PowerPointの操作を効率化するのはあくまで考える時間を増やすための手段であるため、出来る限り省エネで効率化をしたいものです。

そのため、操作ごとに①に落とし込むべきもの、②で対応するもの・・・と戦略的に分類を行わなくてはいけません。

PowerPoint操作においてはこの、「行う操作ごとに戦略的に操作方法を決定・分類する」という点が非常に重要なのです。
そして実務上で重要となるのはやはり、なるべく覚える量を減らし(もしくは簡単に覚えて)、なるべく各操作(+ その組み合わせ)操作スピードを上げる、ということです。
要するにコスパを最大化する、ということです。

個々の操作スピード改善に関してもう少し突っ込むと、原則は以下の3つ集約できます。

1. 個々の操作時間の最小化
- キーボードのタッチ回数を最小化する
- マウスを持つ時間を最小化する
2. 操作と操作の間の時間の最小化
- マウスとキーボードを持ち替える回数を最小化する
3. パソコンの負担の最小化
- 画面遷移(リボンを開く画面描写の挙動)にかかる時間を最小化する

上記の原則に従い、よく使用する操作を①から⑤のいずれかに割り振ることで操作は確実に速くなります。

そしてその前の第一歩として
0. どこで何をすれば何ができるかをきちんと理解する(PowerPointの操作を理解する)
を意識しましょう。

操作を①から⑤に割り振る方法については、どこかでまたお伝えできればと思います。

この記事がヒントとなり、皆様ならびに皆様のチームの生産性が向上し、日本のGDPアップに少しでも貢献できれば幸いです!

* * *

【公開中note一覧】
◆「人を動かす一人歩きする」資料Before→After
第1回 入門編①図解の基本形「一人で行くバー」をお薦めするスライド
第2回 入門編②2つの比較「ストアカ」をお薦めするスライド
第3回 入門編③図解の基本形「コーチングアプリ」をお薦めするスライド
第4回 基礎編①線グラフの基本 企業の変革を促すスライド
第5回 基礎編②スライド構成と図解 新規事業を提案するスライド
第6回 Before→After OBOG版(前編)~霞が関文学編~
第7回 Before→After OBOG版(後編)~霞が関文学編~
番外編 『PowerPoint資料作成 プロフェッショナルの大原則』
     Amazon週間売上ランキングのスライド

◆Rubato講師×note
1.ロジカルな図解のつくりかた(前編)
2.ロジカルな図解のつくりかた(後編)
3.アウトプット→インプットの話
4.Rubato流「オトナのパワポ正月遊び」
5.ターゲットを絞り、刺さる資料をつくるコツ
6.「かっこいい」デザインと「余白」の話
7.添削からわかる、伝わるパワポ資料3つの特徴~添削 of the Year
8.図解でわかる!新型コロナウイルス予防のコツ
9.外資系コンサルはなぜ資料作成にこだわる?
10.知る人ぞ知るPowerPoint効率化スキル
11.テレワークでのコミュニケーションスキルとは
12.【保存版】グラフを自在に操りたい人必見の書籍9選
13.周りに差がつく!情報収集のコツと独断で選ぶ国内外のウェブ9選
14.ビジネス記事のロジカル図解化3ステップ~設計→MECE→表現~
15.オンライン研修から学ぶ、オンライン打合せの生産性を高める3つの小さな工夫 
16.ゼロからロジカルシンキングを学んだ講師のおすすめ書籍5選!
17.オンライン会議をスムーズにする3種類の1枚資料
18.4つのグラフで予算と実績のギャップを可視化する~ファイナンス(FP&A)実務から~
19.パワポはチャラ書き(下書き)が重要って知っていますか~そのプロセスとコツ~
20.資料の配色でもう迷わない~ブランドイメージを伝える配色のノウハウ~
21.論理で「見えていない世界」に気付く ~MECEな切り口(軸)の考え方~
22.プロフェッショナル流、マネージャーのための資料作成マネジメント術
23.資料作成講師がMacのパワポを触ってみた~MacとWindowsのパワーポイントの違い~
24.パルテノン神殿解体~外資系コンサルがよく使うメタファー表現~
25.資料が劇的にわかりやすくなる!おすすめピクトグラムサイト7選
26.嫌われないロジカルシンキング~ロジシン馬鹿と言われないために
27.リアル派?リモート派?ワークスタイルを使い分けるには~ミーティングの観点で考える

【Rubatoの資料作成講座】

講座一覧はRubatoウェブサイトから

【Rubatoの書籍】


この記事が気に入ったら、サポートをしてみませんか?
気軽にクリエイターの支援と、記事のオススメができます!
記事を気に入っていただけて嬉しいです!
元外資系コンサルタントによる「戦略的プレゼン資料作成講座」by Rubato(ルバート)アカデミア
元外資系コンサルタントをはじめとする講師陣が、論点思考、ロジシン、図解、グラフ等、「人を動かす一人歩きする資料」を作成する講座を提供 https://academia.rubato.co/ 法人研修→https://www.rubato.co/corporate-training