リアル派？リモート派？ワークスタイルを使い分けるには～ミーティングの観点で考える
はじめに
Rubato代表の松上です。
新型コロナウイルス感染症の大流行によりホワイトカラーの仕事は一旦リモートワーク（在宅勤務）に大きくシフトしました。現在は、徐々に死亡率や重症化率が低下していることもあり、リモートワークから徐々に以前のようなリアルな働き方に戻ってきている状況かと思います。（11月15日現在、第三波が懸念されており、またリモートワークに戻る流れが出てきています）
ルバートでは個人向け講座、法人向け研修で多くの受講生とコンタクトがあることから、会社の働き方について現状を聞く機会が多いです。その中で見えてくるのが、業種や業態によってリアルワークへの戻り幅がかなり異なるということです。外資系の企業はコロナ以前から海外の本社の影響で、リモートワークが比較的しやすい環境や体制が整っていることもあり、現在も高いリモートワーク割合を維持しているのが特徴的です。
一方で、国内系でいうと特にメーカーの場合、製造現場があるので管理部門であってもリアルでの勤務に軸足を戻している傾向があります。サービス業では、IT系を中心にリモートワークの割合が今でも多いようです。
また、興味深いのは地域差があるというところです。東京はリモートワークとリアルの勤務を組み合わせようという傾向が強いのに対して、名古屋や大阪などの都市では東京都比べるとコロナの影響が少ないせいか、リアルの働き方に戻りつつあります。
このような差異がある中でも、「どのようにリアルとリモートの働き方を組み合わせればよいか」ということは業種業界や地域を問わず、共通のテーマになってきていると感じます。では、我々はこの組み合わせ方についてどう考えていけばよいでしょうか。人材育成や組織開発、顧客との商談、商品開発など様々な観点から考える必要があると思いますが、ここでは社内のミーティングにフォーカスを絞って考えてみたいと思います。
オンラインミーティングとリアルミーティングの長所と短所を理解する必要がある
弊社ルバートでは週１回オフィス出社、それ以外はリモートワークにしていますが、その中で、リアルの勤務、リモートワークそれぞれの弱点と強みが少しずつ見えてきました。特に顕著なのが「ミーティング」だと感じています。画面越しで行うオンラインミーティングでは今までのリアルのミーティングと比較すると、思うように伝わらない、相手の意見を汲み取りにくいなど、短所が強調されがちです。しかし、皆さんもお気づきのようにオンラインミーティングならではの長所も多く感じています。
そこで改めてリアルとオンラインの２つのミーティングの特徴について整理したいと思います。オンラインミーティングは、どちらかというとルーティーン型の業務の報告などには向いていると感じます。つまり、目的が明確で、やることがほぼ決まっている、という業務の打ち合わせなどです。短期的な業務を進捗管理や報告という形で進めていく場合は圧倒的にオンラインミーティングが効率的でしょう。オンラインの場合、移動がないので15分の打ち合わせなど、頻度を多く設定でき、こまめに進捗を確認することが可能です。
一方、オンラインの大きな弱点としては、目的志向に偏り、雑談などがなくなってしまう点があります。伊藤忠商事の鈴木善久社長COOは、「雑談を通して、相手の人柄や、仕事の周辺情報なども知る。これがとても大事なんです。」と指摘し、伊藤忠商事では原則出社勤務としています。確かに雑談は重要なポイントだと思います。
ただオンラインミーティングの場合でも意図的に雑談を作るような工夫をすれば対応は可能だと感じています。実際に、ルバートでは定例のオンラインミーティングでは必ず最初に雑談の時間を数分作るようにしています。最初に「みなさん、調子はいかがですか？」という形で必ずひとりひとり業務に関係ないことを何かを発言するということをしています。これだけでもかなりお互いの状況などを把握でき、オンラインの弱点を補えます。
一方で、リアルのミーティングの良さは次のように主に３つあると考えます。1つ目に、ゴールを明確に定義しにくい打ち合わせの場合にはリアルのミーティングが適していると思います。新たなアイデアを考える、長期的なことを考える、アイデアを発散させるなどの、「考えを拡散する」目的にはリアルのミーティングが向いていると思います。具体的には、「新製品のアイデアを考えよう」「今会社の中にはどういう課題があるか考えてみよう」などはリアルのミーティングが向いています。
2つ目に、場が意味を持つような会議はリアルでミーティングすることが好ましいでしょう。先ほどの話と関連すると思いますが、「来年の計画をみんなで話そう」とオフサイトミーティングを実施する場合、これは場所を変えることによって普段では出ないようなアイデアを出そうというような趣旨になります。このようなタイプのミーティングはいつも同じ環境のオンラインでは難しいと思います。
3つ目に、「言葉以外の情報を読み取らなければならない」そういうトピックにはリアルのミーティングが圧倒的に向いています。例えば、1on1ミーティングだと相手の表情や視線などに本音が隠されているので、言葉だけを捉えることは避けないといけません。ですので、できるだけ1on1ミーティングの時は直接対面で、しかもcafeスペースなどに場を変えてより話しやすい雰囲気を作ることが重要です。こういったミーティングはリアルの方が向いているでしょう。
これまでの話をまとめると以下のようになります。
【オンラインミーティングの方が向いている内容】
・ミーティングの目的が明確なテーマ
・短期的な業務
・進捗管理や報告
【リアルのミーティング方が向いている内容】
・長期的な視野のテーマ
・新たなアイデアを出していくような発散型のテーマ
・場を変えることが意味を持つようなテーマ（オフサイトミーティング）
・言葉以外の情報を読み取らなければならないパーソナルなテーマ
とある教授のお話ですが、大学の教授会がオンライン化されたそうです。いままで何時間もかかっていた教授会が短時間で終わるようになり、とても効率化されたそうです。議論が拡散しがちで効率的に進めたいというような会議であれば、オンラインにして時間を節約すればいいと思います。一方でお客さんとの大事な商談の場面や、よりお客さんのことを知りたいという目的があるのであればリアルのミーティングを設定するのがよいでしょう。両方を効率的に使い分けることが重要になってくると思います。
さいごに
今回の新型コロナウイルスの件でリモートワークやオンラインミーティングが急速に導入されていきました。一方で、コロナウイルスが終息した後も、働き方改革であったり、ワークライフバランスを推進していく中でリモートワークのスタイルは残っていくと思います。これからの時代を生きていくにはリアルとオンラインをどう組み合わせていくのかというのを自身で判断できるということが社会人の一つのビジネスのスキルになってくると思います。是非この機会に皆さんも試行錯誤して、自分なりの方法やアプローチを見出していってほしいと思います。
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【公開中note一覧】
◆「人を動かす一人歩きする」資料Before→After
第1回 入門編①図解の基本形「一人で行くバー」をお薦めするスライド
第2回 入門編②2つの比較「ストアカ」をお薦めするスライド
第3回 入門編③図解の基本形「コーチングアプリ」をお薦めするスライド
第4回 基礎編①線グラフの基本 企業の変革を促すスライド
第5回 基礎編②スライド構成と図解 新規事業を提案するスライド
第6回 Before→After OBOG版（前編）～霞が関文学編～
第7回 Before→After OBOG版（後編）～霞が関文学編～
番外編 『PowerPoint資料作成 プロフェッショナルの大原則』
Amazon週間売上ランキングのスライド
◆Rubato講師×note
１．ロジカルな図解のつくりかた（前編）
２．ロジカルな図解のつくりかた（後編）
３．アウトプット→インプットの話
４．Rubato流「オトナのパワポ正月遊び」
５．ターゲットを絞り、刺さる資料をつくるコツ
６．「かっこいい」デザインと「余白」の話
７．添削からわかる、伝わるパワポ資料３つの特徴～添削 of the Year
８．図解でわかる！新型コロナウイルス予防のコツ
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