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資料化(アウトプット)で思考が深まり、仕事の質が上がる理由

ルバート代表の松上です。ルバートでは資料作成の講座や研修を開催していますが、その中で「資料を作ることは思考を深めることと同義だ」ということを繰り返し伝えています。「え、資料を作ることは考えたことを形にするだけじゃないの?」と思われる方もいるかもしれませんので、この背景をお伝えしていきたいと思います。

効率的に思考するにはインプットとアウトプットを繰り返すこと

皆さんは「考える」ときはどんな風に「考える」でしょうか。人によってはカフェにいって珈琲を飲みながらボーっと考えるという人もいると思いますし、散歩しながら考えるという人もいると思います。

ただ、実際に考えをまとめていくプロセスにおいては、インプットとアウトプットを繰り返すことが重要だと私は考えています。例えば、お客様に大事なメールを送るという時には、何度も書いては修正し、書いては修正し、ということを繰り返して書き上げていくのではないでしょうか。おそらく、一度も修正をせずに書き上げる人は少ないと思います。

なぜ「書く→修正」というプロセスを繰り返すかというと、人は頭の中をアウトプット(外在化)しないと、その内容について正しく認識できないからなのです。頭の中の思考というのはフワフワしたものなので、アウトプットせずに思考を深めることは大変難しいのです。

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これは資料作りについても同じことが言えます。自身の企画をメモにしたり、資料に落とします(アウトプット)。そしてそれを客観的に見ること(インプット)で自分の考えの甘い部分に気づき、修正をかけることができます(アウトプット)。そして、その修正を見て(インプット)、また改善案を思いつくことができます。このように思考を深める上で資料化は必要不可欠なのです。

資料化により他者と共に思考が深められる

今までは一人で思考を深める方法について考えてきました。しかしどうしても一人で思考を深めるには限界があります。アウトプット→インプット→アウトプット→インプット…と繰り返していると煮詰まってくるというのはよくある話です。

そんな時におすすめなのは、「一旦寝かせる」という方法です。これは三日程度考えるのをやめるという方法です。思考が熟成されるのと、フレッシュな頭で考えられるので思考が深まる効果があります。

ただ、時間がない時にはどうするかというと、他者の思考を借りるということが有効です。その時に再び重要になるのが「資料」です。他者のインプットをいただくためには自身の思考をまず理解してもらうことが必要になります。しかし、自分の思考を口頭で理解してもらうのは実は想像以上に難しいことなのです。

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口頭で自分の考えを伝える場合、相手はその口頭の内容に基づいて頭の中で内容を再構成して想像しています。そこで相手が想像する内容は自身の思考と異なることがよくあるのです。

例えば、最近こういうことがありました。あるプロジェクトでミーティングの際に、面識のない部長の話がよく出ており、私は「部長」と聞くたびにずっと勝手にシニアな男性をイメージしていました。しかし、ある時にわかったのがその部長が若い女性だということだったのです。

このように口頭で伝えると人によって言葉の解釈や理解度が異なるために、いろいろなミスコミュニケーションが起きてしまいます。そこで資料で具体的に示すことが重要になってくるのです。

資料化すれば他の人からのインプットが容易になり、新たなアイデアをもとに思考を深めることができます。

コンサルタントは問題解決に資料を最大限生かす

この資料によって思考を深める方法を最大限生かしているのが、コンサルタントの問題解決プロセスといえると思います。コンサルタントの仕事では、一つ一つの業務で必ずドキュメントを作り、チームやクライアントと確認しながらプロジェクトを進めていきます

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課題や解決策という無形のものを扱っているという理由もあるとは思いますが、それ以上に問題解決を思考を深めることにより、より高いレベルで行うというマインドのあらわれだとも感じます。

資料化というのは自身の頭の中の整理であり、面倒なものですが、このプロセスをスピーディにできるようになれば飛躍的に個人とチームの仕事のレベルを上げることが可能になるのです。皆さんも考える時に資料作成を生かしてみてはいかがでしょうか。生産性がグッとあがること間違いなしです。


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◆「人を動かす一人歩きする」資料Before→After
第1回 入門編①図解の基本形「一人で行くバー」をお薦めするスライド
第2回 入門編②2つの比較「ストアカ」をお薦めするスライド
第3回 入門編③図解の基本形「コーチングアプリ」をお薦めするスライド
第4回 基礎編①線グラフの基本 企業の変革を促すスライド
第5回 基礎編②スライド構成と図解 新規事業を提案するスライド
第6回 Before→After OBOG版(前編)~霞が関文学編~
第7回 Before→After OBOG版(後編)~霞が関文学編~
番外編 『PowerPoint資料作成 プロフェッショナルの大原則』
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1.ロジカルな図解のつくりかた(前編)
2.ロジカルな図解のつくりかた(後編)
3.アウトプット→インプットの話
4.Rubato流「オトナのパワポ正月遊び」
5.ターゲットを絞り、刺さる資料をつくるコツ
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