#276 【報告書は】「目的」と「要約」を意識すると書きやすい
どうも！若手の研修兄さんこと、海先輩です。
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新卒の頃、実施したプロジェクトの報告書を作成する業務を任されたときの話。
報告書なんて書いたことのない僕は「とりあえずこんな感じかな？」とサクッと作って上司に早めに提出。
「だめ」と一言だけ言われ、何がだめなのか分からないまま修正し提出。
再び「だめ」と言われる。
（どこがだめなのか言えや！）と思いながら何度も修正し、結局20回くらいやり直しさせられました…泣
今となっては良い経験でしたね。学ばせて頂きました。
おはようございます。海先輩です。
いつも読んでいただきありがとうございます。
今日は、報告書は「目的」と「要約」を意識すると書きやすい、というお話です。
お打ち合わせの報告書、イベント実施の報告書、プロジェクト進捗・結果の報告書など仕事をする中で【報告書を作成する機会】は度々あります。
また上司向け、役員向け、お取引先向け、お客様向け、投資家向けなど、【報告先も様々】ですよね。
報告書を書くときに大事なことは、【目的】と【要約】です。この2点を意識することで、中身のある報告書を書きやすくなります。
まずは報告書を作成する【目的】について。報告書だけでなく何をするときでもそうですが、目的意識を持つことはとても大事です。
考え方としては、【誰に】【どう伝え】【どうしてほしいか】を決めてから、作成に取り掛かりましょう。
具体的なシチュエーションで考えてみます。
例えば保険会社の新規事業で、小学生の親御さん向けにマネーセミナーを企画したいとします。あなたは企画者として役員からこのセミナー実施のための予算100万円を確保したいと思っています。
しかしこの企画の費用対効果が見込めないとの理由で、10万円しか予算が取れませんでした。この10万円を使って、まずはスモールで企画を実施し、その結果を役員に報告することで、予算拡大を図りたい。そんな状況だとします。
となると、目的は以下の通りです。
【誰に】 自社の役員に
【どう伝え】 企画は費用対効果のあるものだと伝え
【どうしてほしいか】さらに予算を追加してほしい
これらを踏まえた上で、報告書の作成に取り掛かると、意味のある報告書を仕上げることができます。【報告書を書くこと自体は目的ではない】ですからね。
そして実際の書き方ですが、ぜひ【要約】を意識してみてください。
報告書は主に【①標題（大見出し）】【②小見出し】【③本文】で構成されますが、要約を意識するとはつまりこういうことです。
①標題（大見出し）→小見出しの要約（10～15字）
②小見出し →本文の要約（15字～20字）
③本文 →小見出しの詳細説明
具体的に書くとこんな感じ。（僕が作成した架空の報告書です）
こちらの例はイベントの報告書なので、別ページに当日の雰囲気の【写真】や、イベントの【プログラム】を載せるのもいいですね。そして予算を上げてもらいたいという【希望もしっかり伝える 】ことが大事です。
さらっとまとめると、報告書を作成するときのポイントは2つ。【目的】と【要約】です。作成を進めながら話がずれてきていると感じたら、常に目的に立ち返るようにしましょう。
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