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GAS|オフィスの業務を改善・効率化した活用事例を紹介する(1)|非エンジニアのための「Google Apps Script」

Google Apps Script(GAS)の登場で、今、オフィスの業務に革命が起きています。

GAS はプログラミングが必要でありながら、非エンジニアでも簡単に実現できるということで、業務改善は最早エンジニアの仕事ではないと言える程の勢いです。

また、事務・総務職などは日々のルーチンワークが非常に多く、GAS で実現できることを伝えると、その業務改善・効率化の案が噴出するというポジティブな悲鳴があちこちで聞こえます。エンジニアが取り残されたのは、その案が思いつかない、具体的な日々の煩わしい業務がイメージできないからです。

より多くの GAS 活用事例に触れて、より良い業務改善・効率化の案を得るのが、この note の目的です。


# 業務効率化事例集

・名刺発注確認自動化(メールフォーム
・Google カレンダーへの自動登録と通知(
メール
・仮想通貨の自動積立購入
・GitHub に毎日コミットするプログラム
・メルマガ機能(
メール
・Twitter の情報取得・自動ツイート
・働いているフリをする自動返答(Slack
・Twitter フォロワー・YouTube チャンネル登録推移記録
・Google Drive の OCR を利用して画像内の文字列を取得

名刺発注など決められた社内のコミュニケーションは、GAS でフォーマット化してしまうと効果的です。

毎日のルーチンワークに対するリマインダーも GAS では実現できます。


# 業務を効率化!

・毎日の日直を Slack に投稿する(シート
・社内レビューが更新されたら Slack に投稿する(
シート

社内の当番決めなどは、人の手を離れ GAS で自動化できます。


# スタートアップでの活用事例

・日報・タイムカード管理(シート
・記事集計表(
シート
・ランチ抽選アプリ(
シート
・予算/KGI・KPI 管理表(
シート

日報など日々のルーチンは GAS で改善・効率化できます。


# オフィスでの活用例

・活動予定と活動実績の記入を催促(メールシート
・来客予定を定期的に周知(
メール、カレンダー、デバイス
・弁当発注確認など各種リマインダー(
メール

GAS では、始業、終業、30 分前、5 分前など、好きなタイミングで予定をリマイダーとして機能させることができます。


# 活用事例

・電話の連絡メモを自動送信(メールフォーム
・給与明細 PDF を自動送信(
メール
・イベント集客支援ツール(カレンダー、
シートフォームメール
・実績管理ツール(カレンダー、
シート

電話応対のフォーム化と担当者への自動メール送信は、時間的なロスを改善できる GAS の事例です。


# 事例紹介

・ファイル回収システム(ドライブSlack
・アンケート結果レポート自動配信(
フォームシートSlack
・自動リマインド(Chatwork
・特定のメールを受信した際に通知(
メールChatwork

クライアントとドライブを共有し、自社だけでなくお互いの業務を自動化できるのも GAS の特徴です。


# 社内システムをつくってみた

・アポイントメント日時をカレンダーに自動登録(フォームシート
・営業&案件詳細レポート(
フォームシート

フォームへの入力一つで、シートへ自動集計され、カレンダーにも自動登録される、というシステム化も GAS で実現できます。


# 問合せ履歴を自動管理してみた

・問合せ履歴を自動管理(メールフォームシート

日々の問い合わせがメールへ集約されるようになっていて、それをシート(やエクセル)へ転記しているようなケースでは、GAS による自動集計が効果的です。


# クレカ利用明細を毎月自動で奥さんにメール送信

・クレカ会員サイトにログインし利用明細を DL(ドライブ
・利用明細の電子ファイルをメール添付して送信(
メール

GAS から会員サイトにログインでき、さらにファイルのダウンロードまでも GAS でできるという事例です。

奥さんに送らなくても、毎月、ログインして明細を確認している、その繰り返しの手間を GAS で自動化できます。


# 勤怠フォームを作って出欠確認を自動化する

・勤怠確認自動化(フォームシートメール

誰が出勤・欠勤しているのか、それをきちんと周知できているのか、人の目で確認し、人の手で連絡していることの多いこれらも、GAS で自動化できます。


# ニュースを流してみた

・収集したい情報をニュース用のチャネルに投稿(Chatworkアラート

仕事に関連する情報を RSS で定期的に収集し、それを周知するという社内専用キュレーション的な運用も GAS では実現できます。


# 月間の稼働時間を集計する

・Google カレンダーを集計して稼働時間を出力する(シート

稼働時間をカレンダーで管理し、それを手作業で合計計算していたのを、GAS で自動化した事例です。


# フォームの受付開始と終了を自動設定してみた

・フォームの受付開始と終了を自動設定する

「問い合わせ」や「アンケート」の収集に Google フォームを利用することも多いはず。その受付可能時間の自動制御を僅か数行のコードのみで実現できるのが、GAS の凄みです。


# まとめ

名刺発注や勤怠管理、電話連絡、予定のリマインダーなど、どのオフィスでも存在する業務を GAS では簡単に自動化・システム化できます。日々、それらに煩わしさを実感していれば、この効果は想像に容易いのではないでしょうか。

GAS では、会員サイトにログインすることもできます。そのウェブサービスに人の手でアクセスすることなく、GAS が勝手にログインして勝手に必要な情報を取得してくれます。

GAS 活用事例を知ることで、より一層、業務改善・効率化の幅も広まるのではないでしょうか。

以下は、現在公開中の弊社の事例です(全プログラムをダウンロードできます)。

まだ二つしか公開できていませんが、他の事例(プログラム DL あり)も随時、公開予定です!

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食費入力のみ家計簿アプリ「食費簿」、自慰管理アプリ「アイナーノ」、どちらも御陰様で好調です。より良いアプリ開発に役立てます。

Thx :)
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Google Playで『食費簿』アプリが好調。

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