仕事が早い人のメールの書き方

私が就活のときにも苦戦し、今後社会人になってからも必要とされるスキルの１つにメールがあります。

そんなメールを早く仕上げ、かつ伝わりやすく書く方法について知っていると便利だと思いませんか？

ということで、本日は「仕事が早い人がどんなメールを書いているか」を読んで得た知識をみなさんに共有していきたいと思います。

1. メール作成の考え方

メールは、自分から積極的にコミュニケーションをとり、仕事が先に進むように先手を打っていくのがいいです。

通知が来たメールに対して、いやいや返信するような考え方では、その後の作業にまでストレスが残ります。来たメールに対してすぐ返信する気持ちでいるのがとても速くメールを返すコツだと書かれていました。

仕事が速い人がメールを意識してることが5つあります。

・そのメールを送る目的は何か？
・相手が読みやすいビジュアルか？
・返信してもらえる内容か？
・相手の心に刺さる言葉を使っているか？
・処理時間の削減を心がけているか？

これらを意識することによって、相手のことを考えたメール作成を行うことができ、そして、ダラダラと作業したり、逆に丁寧すぎて時間をかけるということはなくなると思います。

2. 読まれないメールの特徴

そもそも読まれないメールの特徴は以下の5つがあります。

・文字がぎっしり詰まっていて読みづらい
・いくら読んでも結論が見えてこない
・何をしてほしいのかわかりづらい
・知らない人が一方的に「会いたい」と言っている
・関係がこじれそうなので返信したくない

3. ビジュアル整理、そして内容へ

そこでみなさんも自然と行っていると思いますが、
まずメール自体のビジュアルを気を付けます。

読まれるメールのビジュアルにはこのような特徴があります。

・一定間隔と量がある改行
・文章のブロック化
・箇条書き

この3つの技を使うだけで、
長い文章を短く切り分けることができて、
一気に見た目が整理されると思います。

そして、メールの構成する要素は上から順に以下の7つです。

宛名
挨拶
名乗り

要旨
詳細

結び
署名

になります。
この要旨と詳細以外はテンプレを作成しておけば、
使いまわすことが可能です。

要旨、詳細でのわかりやすいメールの書き方の特徴としては、

結論ファーストであること。

が、一番の重要ポイントです。私も就活のときに聞かれる質問に対して、
結論ファーストで述べて、その次に理由、具体例、そしてまた結論を持ってくるような手法を使いました。メールにもこの手法が有効です。

4. 最速、単語登録を使いこなそう！

普段よく使う言葉は単語登録を使用して、
短い単語を入力して、すぐヒットするシステムを作ることをお勧めします。

単語登録の仕方は「Ctrl + F7」です。
そして、以下がおすすめの単語登録候補になります。

いつも→いつもお世話になっております。
さっそく→早速のご連絡ありがとうございます。
ごかく→ご確認よろしくお願いいたします。
ごけん→ご検討よろしくお願いいたします。
おてすう→お手数ですが、よろしくお願いいたします。

5. 最後に

ここまでお読みいただきありがとうございました。

このようなライフハックに関する記事をどんどんあげていこうと考えているので、ぜひマガジンをチェックしてみてください！

ではでは。