799日目 定例会議は予定時刻よりも早く終わる事はもあるが、時間延長は絶対にしてはいけない
定例の会議は、議題が少ないと予定より早く終わります。
少しの隙間時間ができます。
これが問題になることはありません。
定例の会議の議題が多いと時間内に終わりません。
予定していた時刻を超えます。
これは問題になります。
予定の予定がある場合、遅れてしまうかもしれません。
途中退出すると、情報が全部把握できなくなります。
意思決定者が抜けたら、物事が決まらず前に進みません。
残業代が発生し、追加のコストが発生します。
他にも色々問題が生じます。
こうならないためにはどうすれば良いのか？
会議が始まるまえの事前の準備をする必要があります。
議題がどれくらいか把握して、時間割を作りましょう。
次に会議の進行方法に注意する必要があります。
会議で時間がかかるには話が長い事が原因です。
沈黙の時間が多いから、延長してしまったという事はないと思います。
話の長い人は同じ事を繰り返して話しています。
「その話はさっき聞いた。」と割って話を遮る必要があります。
言われた人も、さっき話したなと認識するので、同じ話を何度もしなくなります。
資料の説明をダラダラとしている場合は読み物にして、みんなで黙読しましょう。
読むスピードは話すスピードの倍です。
パワーポイントで資料を作るのをやめて、ワードで作りましょう。
それだけで、説明時間が半分になります。
また、聞くという受け身の姿勢より、読むという能動的な活動の方が頭に入ります。
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