CFOの仕事術：アウトプットのイメージを鮮明することが作業効率を上げる/特にデータベースづくりは入念に/作業開始前に作業見積もり→作業工程の想定をすること

作業効率を上げることは、
時間を作ることができるため、
副産物として、
・作業途中で考えることができるため、間違いに気づきやすくなる
・アウトプット後のブラシュアップに時間を使える
・他の業務に時間を使える

など、良いことが多くなります。


では、どのようにして作業効率を上げていくのか、
それはアウトプットのイメージをつけることです。


アウトプットのイメージないのに闇雲にExcelやPowerPointを
開いても何を作れるはずもありません。
・依頼を受けた業務であれば相手の期待するアウトプットの確認
・既存資料からアウトプットイメージができるなら活用
・既存資料をそのまま使う

など、できる限りアウトアップのイメージは既存資料を
活用することで時間短縮になります。

既存資料は、すでに社内やお客様にとって見慣れている資料なので、
資料構成を一から説明する必要がない可能性が高い、という
大きなメリットがあり、
フィードバックを社内からもう場合にも資料構成の指摘が
はいることが少ないです。
資料の内容に指摘が注力されることが多いことも
活用しない手はない理由です。


資料づくりで一番、気をつけなくてはいけないのは
Excelでのデータベース作りです。
特に０から集計をしている場合にはデータベース自体をつくることに
作業の90％以上をかけたほうが良いです。

元データの不備や誤字脱字や、
データが概ね集計して全体チェックするときに整合性がとれていないことは
よくある話です。

さらにデータベースをつくるということは、
このデータベースを使って
何か作業をしていくことになります。
データベースが不完全だと次の作業に大きく影響が出てしまいます。

データ集計はとても大変な業務です。
だからこそはじめにこのデータベースは何に活用するのか。
というイメージをもって作業にあたることが必要になります。