693日目 社内の人にメールは送らない。そのためには、Microsoft Teamsで三段階の準備が必要
Microsoft Teamsを導入したものの
テレビ会議用のツールとしてしか使っておらず、
未だに社内メールを使って
返信と転送を繰り返したりして
非効率なやりとりをしていませんか？
異動や退職の際に業務の引継ぎに
苦労していませんか？
色々な部署の人たちとメールやチャットをして
それぞれの思惑が異なるので、
認識合わせの打合せを開いたりしていませんか？
社内なのにかしこまった文章ばかり書いていて、
伝えたい内容が伝わらなくなっていませんか？
こう言った生産性の低い職場環境は
簡単なルールを設けることで
一気に効率が上がる事があります。
例えば、Microsoft Teamsを全員使える環境であれば、
「社内メールは使わない」という
簡単なルールを設けるだけで
生産性が向上する可能性を秘めています。
社内メールを止めて代わりに何を使うのか？
Microsoft Teamsの「投稿」と「チャット」を使います。
その中でも、できる限り「投稿」を使います。
これだけで生産性はかなり上がります。
ただし、ルールを作っただけでは、
関係者全員が「社内メールは使わない」という
状態にはなりません。
三段階の準備が必要です。
①やりとりする相手とのチームが存在しているか？
基本ですが、これが1番難しいです。
1番最初に自部門(部単位、課単位)のチームを作ります。
次に関連する部門との混成のチームを作ります。
混成チームの場合かなりの数になります。
単位もプロジェクト単位であったり、
ポートフォリオ単位であったり、
目的別だったりします。
すぐに作ろうとするのではなく、
まずはチームが存在しているか確認しましょう。
あるけど使われていない、自分が招待されいないだけの場合があります。
②投稿するチャネルが存在しているか？
各チームで投稿するチャネルが存在していないと
どこに投稿すべきか迷ってしまい、
社内メールに戻ってしまいます。
チャネルの構築は難しい作業です。
漏れなくダブりなく設定しないといけません。
MECE(Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive)というフレームワークを使ってやると良いでしょう。
ちなみにチャネルは200個まで設定できます。
具体的には以下のページを参照
③社内メールに返信しない
チームもチャネルも存在するので有れば、
社内メールが来ても返信せずに、
Teamsに移動して返信しましょう。
ただし、チーム内で公開するような話題でなければ、
チャットにしましょう。
OutlookのメールをTeamsに投稿する方法
この作業は社内メール廃止した際の初期に発生します。
最初はかなり数が多いですが、徐々に減っていきます。
そのうち、社内メールが珍しくなるでしょう。
ここまでくれば、社内にメールを送ることはなくなるでしょう。
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