211日目 チームのタスク管理と個人のTo Doリストの活用方法
マネージャーの立場で知りたい情報は、仕事がうまく行っているのか？という情報です。
報告を日報や週報として、書いてもらって、それをマネージャーが読むというのが、楽な管理方法です。
ただし、これはマネージャーにとって楽な方法であり、報告する側にとっては、負担のかかる作業です。
報告を受ける側のマネージャーは、報告を聞くのと、読むのでは、決められた時間に聞くより、好きな時間帯に読む事ができる方が楽です。
報告する側の部下は、書くより話す方が楽です。
もっと楽なのは、部下の立場であれば、報告しなくても仕事の進捗が伝わることです。
テレパシーでも使うのか？
いいえ、管理しているタスクを情報共有することです。
タスクの管理ができているというのが前提です。
そもそもタスクの管理って？
タスクってなに？
と思うかもしれません。
タスクとは作業工程の中での「最小の仕事」です。
「カレーを作る」という作業は、いろいろな工程がありますが、
「野菜を切る」
「肉を切る」
「肉と野菜を炒める」
「肉と野菜を煮る」
「ルーを入れる」
「煮込む」
のように細かく分ける事ができます。
これがタスクです。
タスクは作業の一部なので前後関係があります。
大抵の場合、いつまでにやるのか期限があります。
人によって、タスクの細かさが違います。
カレーの例では、
「肉と野菜を炒めて、煮て、ルーを入れる」
というのを1つのタスクとする人もいます。
一方で、「野菜を切る」というタスクを
「人参を洗う」
「人参の皮を剥く」
「人参を切る」
「じゃがいもを洗う」
・・・
と細かくしたものを1つのタスクとする人もいます。
タスクを細かくすると、たくさんありすぎて管理するのに時間を要します。
タスクが荒すぎると、1つのタスクをこなすのに時間がかかったり、解釈に差が出たりします。
細かさをどのようにするのかは、共通認識にしておかないといけません。
多種多様な細かい仕事が多い場合は、タスクの単位を決めるのが難しかったりします。
タスクを可視化して、誰でも見れるようにしておくと、今日はどれだけ進んだのかなと見に行けば、仕事の進捗状況がわかります。
進捗を把握するためには、1日に３つぐらい終わるぐらいがタスクの粒度、大きさであれば、管理に負担がかからず、どれくらい進んだのかわかるので、大きさとしてはちょうど良いです。
タスクの共有するにはやり方はいろいろあります。
エクセルの共有機能を使って、同じファイルに各メンバーのタスクを入れて共有しても良いです。
既存のツールを使うのであれば、Microsoft Plannerがあります。
Microsoft Plannerの便利なところは、Microsoft TeamsでTo Doリストと一緒に表示できるところです。
タスクはチームで共有するもので、To Doリストは個人で非公開で管理するものと使い分けができます。
Microsoft ProjectやMicrosoft Outlookの予定表と連動できるようになってくると、2重管理が入らなくなるのでかなり楽になると思います。
そういう意味では、ITツールはまだまだ発展の余地がありますね。
VBAやPower Automateで各々で繋いでくださいと言われそうですが。
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