757日目 同時刻に開催される3つの打合せに出席する方法
先日、同時刻に開催される3つの打合せに出席することに成功しましたので、紹介します。
まず、3つ同時に出席するには、
・全ての会議がオンラインで開催されること
・3つのオンライン会議に出席するためのパソコン、タブレット、スマートフォンなどを3つ持っている
ことが必要です。
私はノートパソコン2台、スマートフォン1台をフル稼働させて出席しました。
1つ目の打合せは事前に送付された資料に対して、議論して意思決定が必要な会議でした。こちらは、「別件があるので」と事前の伝えておき、事前に私の意見を送付し、冒頭に紹介して、開始15分で途中退出しました。録画をしてもらい、後で途中退出した後の議論を確認しました。
2つ目の打合せは出席して、議事録に名前を残す必要な会議でした。発言する必要はないし、内容的にはやらなくても良いような会議ですが、大人の事情で参加しなければいけない会議でした。トランスクリプトをオンにして録画もしているので、後で確認することとしました。
3つ目の打合せは主催者が説明した後に、質疑応答していくタイプの会議でした。1つ目の会議で話をしながら、耳ではこちらの会議を聞いてました。こちらもトランスクリプトをオンにしていましたので、聴き逃した部分は目で文字を確認して補完しました。
本来は予定をトリプルブッキングしないようにすべきですが、2つ目、3つ目の会議は私の都合を考慮されずに開催されたものでした。
OutlookやTeamsの予定表では、承諾をしないと仮の予定として登録されるため、空いている時間だと思われて予定を入れられてしまいます。
ダブルブッキング、トリプルブッキングしないためには、こまめに予定を承諾して、空き時間を埋めていく必要があります。
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