【仕事術】ファシリテーション力で差をつける。

はらっちょです。

社内でセキュリティの仕事をしていると、色々なミーティングに招待をされます。また、私がミーティングを主催するケースも多々あります。
(ちなみに昨日はミーティングだけで7件ほど・・苦笑)

私がミーティングのファシリテーターをする際に気をつけている「3つ」のこと。

①　このミーティングを「開催する目的」を出席者に理解してもらう
　　└　事前にアジェンダを整える
　　　　└　何を解決・決める・進めるためにミーティングを開催するのか
　　　　└　誰が、どの立場・役割で、出席しているのか
　　　　└　会議時間をどのように使うのか（分単位でのタイムテーブル

ミーティングは事前準備が9割です。
・プロジェクトがどういう状況にあるのか、概要や背景が分かる情報
・座組や体制の把握
・どのぐらいの温度感なのか
・このミーティングで最低でも決めきらないといけないことは何か
などを事前に整理して、可能であれば出席者に事前インプットする。

事前にインプットすることで、不足しているメンバーなどを追加招集出来ますし、ミーティングの前に分科会的に小さな事前ミーティングを実施するなど、時間を有意義に使うことが叶います。

タイムテーブルも事前に組んでおきましょう。

< タイムテーブルの例 >
10:00-10:05 [05min]　ice break
10:05-10:10 [05min]　出席者自己紹介　※初めて会う人が多い場合は特に
10:10-10:15 [05min]　ミーティングの目的（認識合わせ
10:15-10:20 [05min]　Project リーダーから概要説明
10:20-10:35 [15min]　意見交換
10:35-10:40 [10min]　出てきた意見のまとめ
10:40-10:45 [05min]　ToDo等の整理（ミーティングの目的達成を確認
10:45-10:50 [05min]　Closing　　

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②　ファシリテーターは自らが「話しすぎない」
　　└　発言が必要な方々へ、発言を促す役割
　　└　議論が進まないようであれば、自ら積極的に発言して促進する
　　└　空気づくりも大事（冒頭のアイスブレイクなど

時間は有限です。
何かを決定するために、何かを活性化させるためにミーティングが開催されているのであれば、それに必要な方々に積極的、且つ適切な時間を確保してご発言いただくように調整するのもファシリテーターの役割です。また、発言しやすいような雰囲気・空気づくりも重要ですよね。

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③　決まったことは都度「復唱」
　　└　なんとなく決まったような雰囲気にならないように都度復唱
　　　　└　決裁権者に正しい認識を持ってもらう (認識齟齬の防止)
　　└　「誰が」「いつまでに」が抜けがちなので確認する意味も

意外と忘れがちですが、ミーティングで決まったことをまとめる作業、コレが大事です。
「どういう議論を経て決まったこと (誰がやる・ok と決裁したのか)」
「それを、誰が・何を・いつまでにやるのか」

後日、決裁権者から「俺、そんなこと言った覚えないよ」という認識齟齬が発生しないように、決議した事項のまとめ作業はキッチリやりましょう。

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今回ざくっと書きましたが、とても分かりやすくまとめてある本がありますので、要約サイトの URL を載せておきます。 

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超ファシリテーション力 | 本の要約サービス flier(フライヤー)

今日はこんなところで。ではまた明日。

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