それでも会議をしたがるバカのために
コロナウイルスのパンデミックはぼくらの生き方に劇的な変化をもたらしました。リモートワークが急速に普及し、従来の対面会議は減少、あるいは完全に廃止される風潮が生まれました。
しかし頭の固い前例主義にしがみつく人々、特に経団連のような経営者優位組織は、リモートであっても会議をやらせようとする。なぜ彼らはこれほど会議に執着するのでしょうか？
ぼくはその理由について考え、以下の5つの理由にたどり着いた。会議の上手い進め方とかは佐藤可士和の会議本みたいにプロにお任せする。
【1】前例主義を踏襲するだけ
まず第一に彼らが会議を続ける理由の一つは、単に前例主義を踏襲しているから。
過去の成功体験や習慣が強固に根付いているため、新しい方法を受け入れるのに抵抗がある。前例があることは安全であり、リスクを避けるための手段として機能します。しかし時代が変わり技術が進歩する中で、前例主義に固執することに意味なんてない。
新しい状況に適応するためには、柔軟性が必要です。
歴史的背景と前例主義の起源
前例主義の起源は、ホメオスタシスとか古代から続く人間の本能的な行動パターンにあります。リスクを避けるために過去の成功事例を模倣するのが安全っすね。
特に日本では、長い歴史の中でこの前例主義が組織文化に深く根付いています。江戸時代の封建制度や明治時代の官僚制度は、前例主義の典型的な例だ。これ系の制度は、安定性を重視するために新しい試みを消し飛ばしてきた。
現代における前例主義の影響
現代でも前例主義は、特に大企業や官僚機構で強く残っています。上司がキレ気味だから勝手に忖度して水俣病被害者の質問中にマイク切るってマジで何？？wwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwwww
失礼噛みました。そのマイク切った相手の税金でお前は食わせてもらって命を救ってもらってて女房は乳を出してガキを育ててるんじゃないのか？
新しい技術や方法を取り入れることに対する抵抗は大きく、結果として効率性が損なわれることがあります。
例えばリモートワークの導入が遅れた企業は、パンデミック時に大きな打撃を受けた。前例主義を打破し新しい方法を積極的に取り入れることが、現代の資本主義アドトラックが駆け巡る競争環境で生き残るためには不可欠だった。
【2】社内文化の固定化
次に、会議をしないと企画が進まないという社内文化が壊せないことも一因です。
これは前例主義と著しく似ているが、より組織内部の問題であるといえる。
会議をしないと物事が進まないという考え方が根付いているため、会議をしない選択肢が存在しない。このような文化は、効率的な働き方を阻害し、無駄な時間を生み出します。会議がなくても業務が円滑に進むようなシステムの再構築が必要だろう。
そこに必死こいてSalesforceみたいな企業は次々に新しい機能がついたから買え買えと内部留保がバカ高い企業に営業かけ、鵜呑みにしたカモ企業はまんまと使いこなせずにSalesforceだけを潤す。一生懸命働いて、中身のない会議して、やってることはSalesforceに年貢払うだけなんスよ
固定化された文化の問題点
固定化された文化は、創造性やイノベーションを阻害しますね。遠慮してたら、といいますか外圧ある環境で自由な発想なんてでてくるわけねえだろって誰もがガキの頃に学んでる。
新しいアイデアやアプローチを試みることが困難になり、組織が停滞する。特に会議文化が根強い企業では無駄な会議が多く生産性が低下することが指摘されています。社員は時間を無駄にし、重要な業務に集中できなくなります。
文化を変えるために何ができる？
社内文化を変えるためには、トップダウンアプローチが効果的です。
リーダーシップ取れる奴が役員以外にいて、率先して新しい働き方を導入し、社員にその価値を示すことが重要。
社員の意識改革も必要。会議の目的や必要性を見直し、効率的なコミュニケーション方法を模索することで、無駄な会議を減らす。
【3】自分の実力を過信している
第三に、会議をしたがる人々は、自分の実力を過信していることが多い。
彼らは、一度の会議だけで相手の素養や人となりを見抜けると信じているす。
しかし人間関係やビジネスの複雑さを考慮すると、一回の会議で相手を完全に理解することは無理に決まってる。むしろ日常の業務やコミュニケーションを通じて徐々に信頼関係を築くことが重要だ。相手が初見企業ならなおさらだ。だから別にいきなり会議して2時間をどぶに投げ捨ててないで、文面で少しずつ知り合ってきゃいいだろ？何をそんなに赤信号ガン無視するみたいに急いでんだ
過信の背景とリスク
過信の背景には、自信過剰や過去の成功体験があります。
成功体験が繰り返されることで、自分の判断が常に正しいと信じるようになります。
しかし、過信は誤った判断を招きやすく、ビジネスの失敗につながることがあります。特に「相手の素養を一度の会議で見抜ける」などという過信慢心思い違いはリスクが高い。いやリスクしかない。
実力を正しく評価する方法
実力を正しく評価するためには客観的な視点とフィードバックが重要です。
自己評価だけでなく、同僚や上司からのフィードバックを受け入れることで、自分の実力を正確に把握したい。
また会議以外のコミュニケーション手段を活用し、継続的に相手と関わることでより正確な評価が可能。
【3.5】稟議を通すための形式主義
また会議をしたがる人たちは実は下っ端であり、本当は会議をしなくてもいいと考えているかもしれません。
しかし、稟議を通すために「会議をした」というログを残さないと、周りの高齢なバカが納得しない。
この形式主義が根強く残っている限り、会議の必要性はなくならないでしょう。実際の効果よりも、形式的な手続きを重視する風潮は、組織の硬直化を招きます。
形式主義の歴史的背景
さっきも言ったけど、形式主義は古くから続く官僚制度や企業文化の一部として根付いています。
日本の企業文化においては、形式的な手続きや文書が重視され、実際の成果よりも手続きの完了が重要視されることがあります。このような文化は、特に大企業や公的機関で顕著です。
形式主義からの脱却
形式主義から脱却するためには、組織全体の意識改革が必要です。形式的な手続きではなく、実際の成果や効率を重視する文化を築くことが重要。
また、リーダー率先して形式主義を打破し、実際の業務効率を向上させるために改革したいとこ。
【5】社会人あるあるが話したいだけの学生気分
最後に、社会人あるあるを話したいだけの学生気分のバカもいます。リモート会議でも、アイスブレイクの時間に業界の話や社会人あるあるを話したいがために、会議を開く。俺、きちんと社会人できちゃってんスけどwwwwwwwwwwという自分に酔い始めるための作業だ。そのために会議を使う。会議の私物化だ。
会議の本来の目的よりも雑談が目的になっていることがあります。これでは会議の生産性が低下し、無駄な時間が増えるだけです。女とも男とも飲みにいけないわけだ。だから少子化なんだろ？
社会人あるあるの重要性
社会人あるあるの共有は、ある程度のコミュニケーションを促進する効果がある。
共通の話題や経験を共有することで、チームの結束力が高まることもあります。しかしそれが会議の主要な目的となってしまうと本末転倒。
効果的なコミュニケーション方法
効果的なコミュニケーションを実現するためには、会議の目的を明確にし、時間を厳守することが重要です。
雑談やアイスブレイクは会議の前後や休憩時間にやれば会議自体の生産性を高められる。
またリモートワークの環境では、チャットツールやオンラインフォーラムを活用して雑談や情報共有を行うことに意味があると思うんだけど。
新しい時代の会議のあり方
これまでの伝統的な会議のあり方を見直し、新しい時代にふさわしい会議の形を模索することが求められます。
以下からは現代における効率的な会議のあり方について提案する。
リモート会議の活用
リモートワークの普及に伴い、リモート会議は重要なコミュニケーション手段となりました。
リモート会議を効果的に活用するためには、以下のポイントに注意する必要があります。
事前準備の徹底：会議の目的や議題を事前に共有し、参加者が準備を整えてから会議に臨むようにします。
時間管理の徹底：会議の時間を厳守し、無駄な時間を排除することで、生産性を高めます。
適切なツールの選択：リモート会議には、多様なツールがあります。ZoomやMicrosoft Teams、Google Meetなど、用途に応じて適切なツールを選択します。
フォローアップの徹底：会議終了後に議事録を共有し、決定事項やアクションアイテムを確認します。
会議の代替手段
会議以外のコミュニケーション手段を活用することで、効率的な業務遂行が可能です。
以下は会議の代替手段。
メールやチャットツール：簡単な情報共有や質問は、メールやチャットツールで行うことで、迅速な対応が可能
ドキュメント共有ツール：Google DriveやDropboxなどのクラウドストレージを活用し、ドキュメントを共有することで、リアルタイムでのコラボレーションが可能
プロジェクト管理ツール：TrelloやAsanaなどのプロジェクト管理ツールを活用し、タスクの進捗状況を可視化することで、効率的なプロジェクト管理が可能
効果的な会議の実施方法
会議が避けられない場合でも、効果的に実施する方法を考えることが重要です。
以下は効果的な会議の実施方法。
会議の目的を明確にする：会議の目的を明確にし、参加者全員が理解した上で会議を進行します。
議題を事前に共有する：議題を事前に共有し、参加者が事前に準備できるようにします。
ファシリテーターを選定する：会議の進行役となるファシリテーターを選定し、議論がスムーズに進むようにします。
結論を出すことを重視する：会議の最後には、必ず結論を出し、次のアクションステップを明確にします。
結論
これらの理由から、会議をしたがる人々の行動は理解できますが(できるか？)、それが必ずしも効率的であるとは限りません。現代のビジネス環境では、Z世代やα世代もいることだし柔軟性と効率性が求められています。
リモートワークの普及に伴い、コミュニケーション手段は多様化しており、会議以外にも効果的な方法が存在します。これからのビジネスは、形式や習慣に囚われず、実際の効果を重視する姿勢が求められます。会議が必要かどうかを常に問い直し、より良い働き方を模索しなさい。
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