社内でのやりとりこそエビデンスを意識しよう

こんばんは、アドバイザーのこうたです。

皆さんは上司や同僚、はたまた部下と言った言わないで争ったことはありませんか？

そして泣き寝入りをしたことは？

私は何度もあります。

しかも若い人は都合の良いことだけ覚えて、都合の悪い時は忘れるどころか美化して覚えることもしばしば。

今回は、そんな人生で最も無駄なやり取りをなくすためのお話です。

1.エビデンスを残す

社会人なら誰もが意識すべきビジネス用語ですが、忙しかったりテンパっていたりしたら意外に忘れがち。

ただ今回は、クライアントとの話ではありません。

タイトルにあるように、上司や同僚との話でも常にエビデンスを残しましょうという話。

最も不幸なことは、言った言わないで被害を被（こうむ）ることです。

人の記憶力って本当にアテにならないもので、ほぼ100％記憶できる人を私は知りません。

しかしたいていは、「一週間前にこういうお話を○○の場でされましたよね？」

と当時の状況を想起できるように説明すると、思い出してくれます。

とはいえ、それでも全く記憶に残っていないことも珍しくありません。

こうなるとあなたは絶対に負けます。

意地になっても結果的には無能な部下のレッテルを貼られることでしょう。

立場が高くなるほど、覚えなければならないこと、考えなければならないことが増えるので、あなたの10倍はあると思ってください。

まあそれでも私からしたら忘れることは理解できませんが……

ゆえにエビデンス（証拠・証明）です。

今はLINEを社内で活用していることがほとんどだと思うので、「私自身の備忘録と確認のために指示されたことをLINEで送ります」と言いましょう。

日付、内容、期日、注意事項の4点は明確にしておきたいところ。

LINEで残すことによって、上司の携帯にも記録が残ります。

ふとした時に目にすれば思い出しますし、LINEで送られたという記憶も残ります。

余談ですが、派遣関係の人は特に残しておいたほうがいいです。

気づけば条件が変わっていますからね。

これは営業側も同じで、派遣側は都合の良いことばかり覚えていて、マイナス面は記憶から抹消されます。

「委託や再委託の場合、実績が悪ければ給料下げますよ」

「ここまでの実績を出したら給料上げます」

こんなやり取りをすることは少なくないと思います。

これらを明確に口頭で話しても、

「元々の話は30万って話だった」

「上げてくれるって言ったじゃん」

意味の分からない編集が行われてしまいます。

エビデンスを残すことは、良好な関係を維持するのに必須なのです。

そして社内で癖づけができたならば、クライアントが相手でも決して忘れることはないでしょう。

2.LINEでエビデンスを残せない場合

そもそも上司に対してエビデンスを残す行為を考えているということは、すでに言った言わないで揉めたからだと思います。

もちろん、本当に物忘れが酷い自覚がある人もいるでしょう。

であれば、少なくとも一度は問題が起きたはずです。

その問題を解決するための相談をすることは、悪いことなのでしょうか？

つまり、上司に提案をしましょう。

「どうしても自分は忘れてしまうので、それをなくすために紙に残しました」

またよくあるのは、口頭で言われたことで内容に差異が発生することです。

「先ほどの指示ですが、こちらで間違いないでしょうか？」

と聞くことは自然です。

私ならその紙を社内のどこかに貼っておくか、分かりやすくデスクに貼りつけておきますね。

何かがあった時にその紙を見せたら思い出しやすくなります。

自分の身を守るためにできることはやるべきです。

3.上司こそエビデンスを残せ

ここまで部下の視点を中心にお話しましたが、エビデンスの重要性は上司こそ理解していて当然です。

上司の役目とは、その重要性を部下に教えることです。

・部下の記憶を確かなものにする

・エビデンスの重要性を身に沁みさせる

・社内環境・人間関係の改善

一手間加えるだけでメリットしかありません。

私は社内で導入していますが、癖づけに時間がかかります。

みんな忘れるわけがないと思い込んでいるので、なかなかやろうとしません。

この危機感のなさもまた問題なので、改めて一度考えてみてください。