システム化の前に、ルールを見直す。

2024-04-09

先日、情報交換したある企業。 #バックオフィス 業務の #システム化 を計画中とのこと。管理部門の担当の方が「ルール整備が終わり、ようやく #kintone 開発などに取り組める」とうれしそうに話してくださいました。 #システム化 を焦らず、 #社内ルール の #シンプル化 に取り組まれたそう。

▼複雑だった社内ルール。

#勤怠 の登録方法や、 #契約書 の確認方法、 #承認ワークフロー などの社内ルールに「独自の決まり」が潜んでいるケースが多いと思います。 #ルール を守ることで、誰が得をするのかわからない。誰が、いつ、どうやって決めたのか、誰も知らない。 #ルール を変える時、誰の了承を得ればいいのかわからない。だから、みんなそっと「蓋をしたまま」という #社内ルール です。

▼システム化での苦労とは？

#謎ルール が残った #業務フロー を、そのまま #システム化 すると苦労します。余計な制御や分岐が入り、 #業務フロー が #複雑化 してしまう。結果、コストがかかったり、検討事項が山のように増えたりする。だから、 #謎ルール 自体を見直すことが大事。まさに「急がば回れ」です。 #謎ルール を是正してシンプルにできれば、 #kintone などでのシステム化もシンプルになります。

▼ミニマリストをめざして。

「 #ミニマリスト 」とは、必要最小限のもので暮らす人たちのこと。この姿勢が、 #業務改善 や #DX推進 でも大事だと思います。 #社内ルール や #業務フロー を常に点検して、いらないものや役目を追えたものを処分する。そうして、常に #業務フロー がシンプルになっていれば、 #システム化 は容易になる。 #kintone などシンプルな #ノーコードツール でもアプリ化できる可能性があがる。

#社内ルール や #業務フロー を見直してから、 #システム化 を進める。この順番、組織内でも大切にしたいです。

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