行政書士補助者時代の経験

行政書士業務とは

以前勤めていた行政書士事務所での仕事は
行政書士という職務上
あたりまえに
国や都道府県、警察、市町村など
関係する公的機関との書類のやり取りが
主なものでした。

手続過程における申請書類の『ミス』

当然提出する側は書類のルールに従い
「正確な」書類を提出する必要があり

公的機関も申請内容に応じた
適正な書類であることを
チェックしていきますが
人間のすることです。
稀にどこかで『ミス』が発生します。

当時僕は紙申請・電子申請で月平均2500件
繁忙期で4500件ほど処理していましたが
書類作成提出側の不備はもちろん
受理しチェックする側にも
大小を問わず 『ミス』がありました。

「書類作成提出側」の『ミス』は
必要書類の不備や
記入漏れ・記入間違いなどがメインですが

「受理チェック側」の主要な『ミス』は

『提出された申請書類の間違いを見逃し
　決裁をして通してしまうこと』です。

申請数が膨大であり
受理側の確認不足もありますが

それ以外にも

「手続やルールに変更があったこと」
「初めて受理する手続申請」
「滅多にない久し振りの申請内容」 に

『ミス』は起きやすいといえます。

「受理チェック側」に『ミス』があった場合の弊害

一度「受理チェック側」が通した場合
「書類作成提出側」は
次に同じ申請をする場合は
同じスタイルで手続が出来ると信じて
書類を揃えていきます。

しかし
いざ次の申請をする際には
書類に不備があるという理由で却下されてしまう。

「書類作成提出側」は
前回同じやり方で受理され
決裁を受けているにも関わらず
今回却下となると
まさに「寝耳にウォーター」な状態になり
「前回は決裁してくれたのに」と抗議します。

手続書類に問題が生じた場合．．．

もし書類に不足があり
それが
お客様に
ご手配いただかないといけない書類である場合
再度お客様に連絡して
ご用意いただかないといけません。

お客様にとっては
それが役所などで取得しないといけないものであれば
仕事を休んだり
時間を調整して
足を運んでもらわないといけないため
かなりの負担を掛けることになるうえに
手続がストップしているため
申請が先延ばしになり
決裁が遅れることになります。

果たして「受理チェック側」は『ミス』を犯しているのか

「前回は決裁してくれたのに」
という思いも ありますが
その「前回の決裁」も
実は不備があるもののそれが軽微なために
見逃してくれたのかもしれないし
関係機関との「関係性」が構築されていれば
なおさら
ある程度の「温情」が見られる可能性もありますが

「受理チェック側」は
本来は一度OKだった申請書類が
ルールが変更されていないにも関わらず
次はNGであることはあってはならないことです。

行政書士補助時代に強く心掛けていたこと

行政書士事務所での勤務時代では

「変更があったこと」
「初めてやること」
「久し振りにやること」には

特に慎重になり
徹底的に調べることを心掛けました。

それは職種や業種が変わっても
同じことだと考えます。

また確実な説明とコミュニケーションは
お客様の不安を解消し
安心した手続を進めるために
必要不可欠なものと感じております。

ここまで丁寧な動きを取ることで
「前はやってくれたのに」と思うことが
過去の事例に固執しているあまり
最新の情報に基づいた行動が
取れていないことに気付くことが出来るかどうか
反省すべきことであると思う次第であります。

この経験を
「終活アドバイザー」として
最大限に活かしていきたいと考えています。

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