資料作りで見失ってはいけないこと

ああ・・・上位報告の資料を作らなければいけない・・・。
資料作りって生産性がないし、めんどくさい。でも、今やっていることを上位へ伝え判断を仰ぐことも必要。っていう「ああああああああーーー！！！」と叫びたくなる時に、見失ってはいけないことについて。

１．資料作りを始めるときに見失ってはいけないこと

ついつい、担当者として思いが強すぎて、こんなことないですか？

・細かく背景や思いを伝えなきゃ。
・自部署だけでなく、＊＊部署も関係してるので、これも追加しなきゃ。
・ここは担当として頑張った所だから詳しくかこう。

あれも書かなきゃ、これも書かなきゃで、やたら建蔽率が高くて、文字が小さくて、何回も同じこと書いてる、資料になってませんか？
資料は相手へ伝えるためにあるもの、なので、文字が多くて読みにくい資料では、全く伝わりません。

まず、資料作りを始めるときに考えることは・・・

資料は思いのほか、読まれない（そんなに熱心に読まれることはない）

っていうことを肝に銘じましょう。

２．資料を作っているときに見失ってはいけないこと

さて、そもそも資料は「そんな読まれないもの」という認識で作り出しても、ついつい熱が入ってくると、思いがあふれ出すもの。

そんな時に考えることはこの３つ・・・

①　伝える相手は誰か？
②　1番伝えたい結論は何か？
③　必要最低限のことだけを書く（必要最低限の情報が入っているか？）

この３つを忘れずに資料作りをすることが、相手にとって親切な資料になり＝相手に伝わりやすい資料になります。

仕事をするときに「思い」は大事ですが、自分勝手な「思い」にならないようにしなくてはいけません。

資料作りが苦手・・・そんな方もご相談に乗りますし、個別で添削などもさせていただきますので、お気軽に下記のご相談フォームからご連絡くださいね。

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