脱属人化の第一歩！タスクを管理しよう
属人化がもたらすリスク
「属人化が最も大きな問題となっている…」そのような認識を持っている経営層や管理職の方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。確かに「属人化」には様々なリスクがはらんでいます。では実際にどのようなリスクがあるのか、いくつか例を挙げてみましょう。
例えば、「業務がブラックボックス化し、担当社員が突発的に休職する事態になった際にカバーができず大きなクレームに繋がった（または失注した）」「作業プロセスや取引先とのやり取りが担当社員にしか分からず、管理側が頻繁に会議などで確認をしなければならずコミュニケーションコストがかかってしまう」など。他にも大まかに次のようなリスクがあります。
売上ダウンリスク：急な休職や退職に対応できず、クレームや失注に繋がる
生産性ダウンリスク：可視化されていないことで、管理職側での余分なコミュニケーションコストがかかる
コンプライアンスリスク：長時間労働に繋がりやすい
人材採用・教育コストリスク＋コンプライアンスリスク：メンタルヘルス不調者発生による休職・退職になりやすい
などが挙げられます。最近では男性育休の取得が増えてきていますが、属人化対策をしていなかった部署では１月の男性育休によって職場が崩壊しかけた、ということもありました。せっかく素晴らしい制度があり、また社会的な雰囲気としても男性も育休をとりやすくなってきているものの、属人化対策をとっていなければ、取得は進みにくいことは容易に想像できます。
では属人化が問題であることは理解しているものの、「何から手をつけたらよいのか分からない」となってしまうのではないでしょうか。
属人化解消のためのステップ
属人化解消に向けて、最初から「業務を洗い出し、分析し、可視化する」という方法もあります。しかしながら、業務の洗い出しには全ての部署の社員の方に協力してもらう必要があり、多くの企業では「そのような時間が確保できない」などの理由で分析に至らない、ということもあります。
属人化に強い危機感を持ち、強力なトップダウンでコンサルを進めていくことができれば良いのですが、現場ではなかなかの強い抵抗があります。
ではどのようなアプローチであればいいのでしょうか。
step 1.まずはタスク管理から始めてみる
まずは気軽に踏み出せる第一歩として、「日々のタスクを登録して消化する」であればどうでしょうか。負担がなく気軽にできることであれば、習慣化しやすくなります。現状「タスク管理をエクセルやスプシでやっている」という企業も、そもそも「タスク管理は個人任せ」という企業も、Notionを使ってタスク管理していくのをお勧めしています。
下記は、実際に私が使っているタスク管理画面です。細かい管理を突き詰めていけばいくらでも作り込みができる世界ですが、まずはシンプルに「タスク名」と「期限」などを登録していきます。
重要なのは「工数を計測する」という意識です。そのタスクがどのぐらい時間がかかったのか、見積もり時間とどのぐらいの乖離が発生したのか、について必ず一言振り返りメモを入れておきます。
初めの１～２か月は「なるべく粒度を小さくすることを意識して、タスクを登録し時間を計測すること」だけをルールにし、細かい指導などはしません。１～２か月ほど緩やかな運用をしていく過程で、徐々にタスクの粒度が細かくなっていき、その部署に存在するタスクの８割～９割程度は出し尽くしてきます。
タスクを各社員ごとの感覚で良いので登録し、時間計測し、振り返ることを繰り返すことで、業務プロセスの効率化が自動的に図られていきます。コンサルから入らなくても、この時点でかなり効率化が図られ生産性が向上していきます。
step 2.タスクを分析する
ここでようやく「タスク分析」を行っていきます。このステップがコンサルの領域になっていきます。タスクを分析していく際には次のことを明らかにしていきます。
タスクの粒度を揃える
タスクをこなすのに必要な知識・能力レベルを分析する
タスクとタスクの繋がりを明らかにし、起こりうるリスクを洗い出す
各タスクをこなすのに必要な権限や責任を明確にしていく
常に改善できるようにPDCAの仕組みをタスクの中に組み込む
上記の事柄を分析し、整理することで属人化のリスクを軽減することができます。ある業務をこなす際に必要なプロセスが明確になり、必要とされる知識や能力も可視化されていきます。
step 2まで行えば、その部署での仕事は可視化されています。管理のコストは飛躍的に軽減されており、無駄な作業が減少し、生産性が向上していきます。
step 3.人事評価制度に結び付ける
一般的な人事評価制度の課題としては「日頃のタスクと評価が結び付いていない」ということにあります。評価の公平性・公正性に対し納得感を持っていない社員が一定数いるのも事実です。それは評価制度がうまく運用できていないことに由来していますが、最も大きな要因としては「日頃の自分の働き方と評価が結び付いていない」ことに他なりません。不満を口にする方は「日頃こんなにいろいろな仕事をしているのに、上司は見てくれていない」と言います。上司も努力して日頃の行動を見るようにしているものの、現実的に難しい場合も多く、結果的に双方に溝ができてしまうという構造です。
これらを解消するために弊社ではNotionを活用し、日ごろのタスクを分析し、常に業務プロセスを改善し、日頃の成果をもとにした人事評価制度の構築を支援しています。
気軽にNotionを活用してみる
ここまで「属人化解消」から「人事評価制度構築」まで記載してみましたが、Notionはこれらを概ねカバーできるシステムです。最近では、Notionのコンサルティングをされている方も増えてきたり、かなり複雑な仕組みを構築できるプロフェッショナルの方も多くいます。Juvenalisでは「シンプルな仕組みの導入」及び、「タスクの分析」からの納得感・公平感の高い「人事評価制度構築」が最大の特徴です。これらの仕組みをパッケージ化して導入コンサルを行っていますので、ご興味がある方はお気軽にお問合せください。
サービスに関するご相談がございましたら、CONTACTフォームよりお気軽にお問い合わせください。
▼Juvenalis株式会社
代表取締役 一木 信輔
社会保険労務士/精神保健福祉士/人事コンサルタント/Notionアンバサダー
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