業務改善の第一歩は、全体を「線」で捉えること。

2024-09-10

「 #業務改善 や #DX推進 を担う人材をどう育てるか？」。多くの企業からご相談をいただき、ディスカッションを進めています。 #kintone や #PowerApps の「作り方」を教えても、業務改善が進まない。課題を聞くと、業務や部署間のやり取り、そしてデータを「点」で捉えている印象を受けました。

#業務改善 や #DX推進 では、各部署の業務を「点」で捉えるのではなく、「線」で捉えることが大事だと感じます。部署間の連携、仕事の受け渡し、そしてデータ、それぞれの「繋がり」を考えるということです。

▼部署間での仕事の受け渡しを理解する。

社内の仕事は、複数部署の連携により進みます。各部署がそれぞれ最適化された業務をしていても、「 #部署間の連携 」という観点で見ると非効率なケースがあります。たとえば、ある部署で作成されたデータが、次の部署で利用できる形式になっていない。その結果、再度データ入力を行うといった無駄な作業が発生するケースは少なくありません。業務全体の「線」を意識すると、改善ポイントが浮かび上がってきます。

▼データの繋がりを意識した、業務設計。

現代の職場では、何らかのシステムを使う仕事が非常に多いです。つまり、様々なデータが収集・蓄積されているということ。こうしたデータを有効活用することで、業務の効率化が期待できます。ただ、データが各部署でバラバラに管理されていると、 #データ連携 が難しく、非効率が続きます。業務全体の「線」を意識し、データの「繋がり」を意識すると、改善ポイントが見えてきて「 #データ活用 」を促進されます。

▼業務全体の「線」を可視化するには？

業務全体の「線」を #可視化 するためには、 #業務フロー図 など作成が有効です。簡易でも #業務フロー図 を作成することで、各部署の業務がどのように繋がっているのかが人間がわかるカタチにある。全体を俯瞰でき、ボトルネックとなっている箇所を特定することができます。同様にデータの流れや構造を #可視化 することで、「このデータを再利用できる」「ここで二重入力が発生してしまっている」と気づくこともできる。

#システム導入 や #アプリ開発 は #業務改善 や #DX推進 の「手段」です。医師が薬を処方する前に、丁寧に診察して病気の「患部」と「原因」を特定するように。業務やデータ全体を俯瞰するものの見方、研修などを通じてお伝えしていきたいです。

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