急がば回れ！を実践できる人ってどんなメンタルかを考えた話

今日は進捗管理システムへの入力作業がありました。これがすごく面倒。こんな状況に自分の会社の人たちが直面してどういうアクションを取るかを観察して自社の文化について考察しました。

とても面倒な入力作業に直面した時のアクション

今、部署の大半の人がある進捗管理システムに仕事の計画を入力しています。

この作業が非常に手間。
UIが壊滅しているというか、とても使いにくい。
例えば『〇〇の仕様を決める』というアクションに対して、そのタイトルと開始と終了の予定日を入力するのですが、この日付をいちいちブラウザ上に『2020年12月23日』とか『2021年2月22日』とかを記入していかなければいけません。

こういった
・アクションのタイトル
・開始日時
・終了日時
の入力を1つの仕事に対して50－100くらいを入力しなければいけない。

人によっては3~4個の仕事分入力する必要があるという途方もない作業量です。

進捗管理をしている部門の人間に『マジでこれ全部入力するんですか？』と聞くと、素敵な回答が返ってくる。

『このシステムは〇〇社という有名な会社から買っています。使いにくいはずがありません。』

Oh。。。。日本語が通じない。。。。

そりゃ管理部門の人たちだって外から買ってきたシステムを変えることはできないだろうけど、いくら何でも質問と回答がかみ合わな過ぎている。

そしてさらには回答の意味が全然分からん。何その妄信？

いや、答えはわかっている。思考責任を放棄しただけの回答です。

そして、これを入力する側の人はどうしているかというと、観察する限りはこんな感じ。

①面倒なので中間管理職に文句を言う・・10%
②面倒だと思うけど黙って作業する・・70%
③面倒だとすら思わない。言われたことをやって定時に帰る・・20%

正直ひどい。

指示したわけでもない中間管理職に文句を言っても解決しない。
黙って作業するだけでは改善が生まれない。
思考停止はもはや工夫の義務を放棄している。

これを思考停止でやらせる管理部署もひどい。
これを思考停止で受け入れる人たちもひどい。

では僕は何をするのか？

では何をするのか？

得てしてこういう事はよくあるのですが、僕はこう考えます。

楽になる方法を考えて自分で作る。

管理部門から変な回答（少なくともこのシステムを使うことは不可避という内容）があった瞬間に、僕は入力が楽になるようなツールを作ることにしました。

急がば回れってやつです。

バリバリの化学系である僕はプログラミングができないので、一生懸命エクセルを駆使して、エクセル上に作ったカレンダーで開始日と終了日を選べば進捗管理システムにコピペできるようなツールを作りました。

プロの方から見れば僕が作ったツールはお粗末な内容かもしれませんが、それでもやらないよりは僕一人の作業ですらかなり短縮されることは間違いない。

そして、これがほかの人にも使ってもらえれば、部署全体で短縮される時間（会社的には人件費）は相当削減されます。

面倒な作業に直面した時、本当にこの方法でやらなければいけないのかを問うたり、避けられない場合でもこういったツールで少しでも負荷を下げられないかを考えます。

このツールは上司に相談の上で作業担当全員に配布してもらいました。

簡単なマクロを組んで、仕上げはボタン一つを押せば入力がしやすいようにしました。

部署全体で考えれば相当な人件費の削減になったと思うのですが、僕の査定が上がることもなければ、小さな賞金が出ることもありません。

そんなものが欲しくてアクションを起こしたわけではないですが、せめて少しでもいいので褒めてくれる文化がこの会社に根付いてほしいとも思っています。

改善を考えない責任放棄はなぜ生まれるのか？

noteを書きながらいつもナゼ？ナゼ？を繰り返して課題の解決に向かおうと考えます。

今回の場合は、ナゼ面倒な仕事が降ってきたときに思考停止してしまうのかを考えました。

他人の頭の中のことなので正解はわかりません。そしてどういった経緯でそうなってしまったのかなんてもっとわかりません。

無理やり仮説を立てるなら、過去うちの会社は『いいから言われた通りやっておけ！！』という文化だったのかもしれません。

それが思考停止人間を生んでしまったのかもしれません。

でも少なくとも今はそんな文化はありません。

すぐに作業に取り掛からないで、いったん補助ツールを作った僕はお咎めなしです。

こう考えてみれば自分ができているかどうかは別として、

社会の変化や文化の変化を捉えて仕事のやり方を変えることができる人間が求められている

という新聞やら本やら、意識高い系のリーダーがyoutubeで言っていることっていうのはこういう事なんだろうなという実感がありました。

バスケットボールで『ボールを持ったまま無制限に走ってもいい』とルールが変わっても、いつまでもドリブルしている人はきっと試合で素早くボールを運ぶことはできないでしょう。

役に立たないし、滑稽に映るでしょう。

あなたがどうやってとらえているかが重要じゃない。社会がどう変わっているかが重要なのだ。

そういわれている気がしました。

なぜ思考を停止しているのか？という問いの答えは、おそらく世の中が変化するという概念がないからだと仮説立てることにしました。

この人たちに世の中が変化していることを伝えるためにはどうすればいいのか？

それはまだ結論が出ていないのでこれからあきらめずに考え続けなければいけません。

まとめ

今日の記事では手間のかかる作業に直面した時のメンタルモデルについて考えました。

まとめるとこんな感じでしょうか？

こんなこと書いてる僕はこんな人間です。
よかったらこっちも読んでもらえるととてもうれしいです。

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