会議準備をしないオジサンを変えるより、注意労力を下げよう！のnoteメモ
今日も今日とてノープランで会議を主催するオジサンと格闘するも、視点を変えることで業務の進行を円滑にする方法を模索しました。
心を無にして紙に書いたことを読み上げるましょう。
オジサン会議を劇的カイゼン
日々の業務から課題と改善策を見探そうとすると、高確率で登場してくれるYさんが今日もやってくれました。
今日のYさん主催の会議を時系列で表すと序盤はこんな感じ。
0：00 『〇〇の会議を開始します』（Yさん）
0：05『で、どうしましょうか？』（Yさん）
～10秒間の沈黙～
（いや、何を？という僕の心の声）
0:15 『あれ？みんな決めなくていいんですか？』（Yさん）
開始15秒で沈黙とは歴代のYさん主催会議の中でもなかなかの好記録です。
さすがに我慢できず、僕からYさんに問いかけました。
・会議の目的はなんでしたっけ？
・どういう状態になれば会議が終了にできますか？
・進行はYさんですが、議事録担当はどなたですか？
・これと同じ議題がいくつかありますか？
こうやって疑問点をほぐしていくことで、10名を超える出席者が会議中にするべきことが明確になりました。
目的：〇〇社との面談で質問する内容を定める
終了要件：内容に漏れ抜けがない質問リストが完成している状態
担当：進行・議事録ともにYさん
進行表：議題はリスト作成のみで1時間以内
こうなれば後は簡単。〇〇社から事前に送られている資料をみんなでレビューして、気になることや知っておかなければいけないことを各自発言し、議事録担当がリストに書いていくだけです。
この辺のポイントは以前の記事にも詳しく書きました。
『世界一やさしい会議の教科書』という本で学んだ内容です。
開始5秒で沈黙モードに突入した会議でしたが、無事に予定時刻を前倒しして終えることができました。
Yさんをどう変えるのか？
毎回の会議でYさんに辟易としているのは、単純に準備をしないからではありません。
毎回会議終了後に『次は会議の要素をちゃんと決めましょうね』といって、会議準備シートなるものを渡しているのに無視されているからです。
初めはエクセルのファイルで送信。
それで無視なら定年間際でPCが得意じゃないYさんのために紙に印刷して贈答。
でもダメでした。
年齢が干支1周以上離れている小僧（僕）に支持されるのが不服かと思い、上司を通じてお願いするも、NG。
これはもう根本的な問題で、Yさんは自分の役割を
会議を主催する＝会議室を予約して開催メールを関係者に送るだけ
と定義しているのだと仮説を立てました。
会議進行円滑化コストを下げよう
僕の自問自答によく出てくる問いですが、Yさんのような人はどうやったら変わってくれるのでしょうか？
今日時点の結論はこうです。
あきらめる
彼はこのスタイルで30年以上会社員をやったうえに、もうすぐ定年です。
正直今さら新しいことをやれと言われても、モチベーションも湧かないでしょう。
ということで、『Yさんは変えられない』と定義したうえで他の解決策を探すことに。
そこで今日の解決策は
・面倒でも毎回Yさんの会議では冒頭に同じように自分が問いかけよう
・問いかけに対する精神的・肉体的コストを下げよう
という視点です。
頑なに動かない石を退けようとするよりは、なるべく近い迂回路をさがそうという発想です。
そこでこのシートを作成・印刷して会議室に掲示することにしました。
Yさんがまた手ぶらで会議にやってきたら、僕は思考停止して白目でこれを読み上げればいいだけです。
イライラしない。これを問う時間は1分もあれば足りるのだから。
これを問わずに進行する会議は1分以上長引くのだから。
真の目的はYさんが変わることではない。
変わるべきはYさんの好きに進行した会議で浪費される時間だ。
こう考えることにしました。
そして毎回これを繰り返すことで、響く人には事前に準備する習慣をつけてもらえばいいのです。
まとめ
今回の記事は今までと少し視点を変えて解決策を探しました。
・オジサンが変わる事そのものが目的ではない
・次善策をなるべくローコストで実行できる方法を探す
・オジサンは変わらなくても、それ以外の人が変わればラッキー
これを実現するために掲示物を作りました。
この画像をそのまま使っていただいても構いませんし、似た内容のものを作っていただいても構いません。
皆さんも掲示してみませんか？
僕と同じことに悩み、ストレスを抱えている人が少しでも楽になれば幸いです。
こんなこと書いてる僕はこんな人間です。
よかったらこっちも読んでもらえるととてもうれしいです。
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僕の経験と苦悩が詰まった記事を書くように心がけています。 あなたのお役に立てたら嬉しいですし、僕の苦悩に共感していただいてもとてもうれしいです。 製造業としての経験を外の世界で試すか、製造業で上り詰めるか。 見届けてもらえると嬉しいです。