沢山の仕事を同時に進める時のコツ

仕事をしていると、沢山の仕事やタスクを一気にこなさないといけないことも多いと思います。そんな時、パニックにならず上手く進めるために、私も取り組んでいることをお伝えします。

１．仕事の〆切＆誰向けの仕事か？を把握する

例えば・・・・A、B、C、Dという仕事を一気に担当することとなり、進めていくとき、頼まれた順に進めるのではなく、まずはA、B、C、Dの仕事をばらしていく。＝〆切はいつ？誰向けの仕事か？を把握する。

・仕事A：〆切が1か月後・他社へのプレゼン
・仕事B：〆切が2週間後・部長へ報告するの資料
・仕事C：〆切が1週間後・チームリーダーへ報告する資料
・仕事D：〆切が2日後・同じプロジェクトの同僚へ説明する資料

２．各仕事のプレ〆切を設定する

A、B、C、Dの仕事の優先順位をつける場合、どうやってつけるか？
〆切とは、完成したレベルで出さないといけない日、なので・・・それ以前に、プレ〆切を自分で設定する。
プレ〆切設定する時に必要なことは？誰向けの仕事を考えること！

・例えば・・・仕事A
他社へのプレゼンなので、1か月後の〆切前に、直属の上司や、もしかしたら部長や他部署など、自社内での合意を取る必要があるはず。
プレ〆切は1週間に設定
⇒1週間で自分でたたき台の資料を作って直属上司へ出してみる。
こうすることで、まずは自分の考えや進め方、上司の意向もたたき台の段階で確認でき、さらにアドバイスや指摘ももらえるので軌道修正が楽。

・例えば・・・仕事D
プレ〆切は設定不要　or　すぐ対応しすぐ出すという即日〆切に設定。
⇒近い〆切の場合はプレいらないことも。こういう臨機応援さも必要。

３．どのくらいの完成度でプレ〆切に出すかを考える

もちろん仕事は100%の完成度で全てこなせれば最高にいいですが、仕事を並行してこなす場合、そうはいかないことも。
でも、それでもいいんです。
〆切に1日遅れた100%完成している仕事より、〆切に間に合っている80%完成している仕事の方が意味があります。

プレ〆切を設定したら、次に考えることは、その〆切までに何％の完成度で出すか？ということ。

・例えば・・・仕事A
最終〆切は1か月後。でもプレ〆切は1週間後に設定した。
プレ〆切にはざっくり30%の仕上がりの資料でまずは出す！
⇒最終〆切まで時間の余裕があるので、全体の流れや言いたいことはなにか？というポイントさえ上司と握れればいいので、30%くらいの仕上がり（たたき台のような資料）の資料で十分。
だってここから大変更されるかもしれない・・・そうなると細かいこと作った時間が無駄になる！

・例えば・・・仕事B
最終〆切は2週間後。プレ〆切は5日後に設定した。
プレ〆切には50%の仕上がりの資料でまずは出す！
⇒細かな仕上げは出来てなくても、おおよそざっくり出来ている資料で相談。まだ最終まで1週間以上あるので、ここでなら大幅変更も調整可能！

４．一気に仕事を進めるコツをまとめると

①仕事の〆切＆誰向けの仕事かを整理する

②プレ〆切を自分で設定する

③プレ〆切に向けて完成度を決める

こうやってA、B、C、Dの仕事それぞれを考えていくと、一気に進めるといっても、全部フルパワーでなくてもいいと思えてくる。
そうなると、1日の仕事の配分もわかりやすくなる。
更には、プレ〆切をちょこちょこと設定していくと、近い目標なのでクリアしていき易い。

仕事のやり方などでも迷う事があると思います。そういうときも、是非「ビジネス家庭教師」の私達にご相談いただけば、お仕事に合った進め方のアドバイスなども行いますので、お気軽にお申込みくださいね！

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