【ハイブリッドワーク】企業にとってそのメリットは？
Covid-19の大流行は、世界中のあらゆる企業やビジネスに影響を与え、生き残りと新常態への適応のために、様々な変化を実行させていると言っても過言ではありません。新しい課題に対処するための最も一般的な戦略は、オンサイトワークからリモートワークへの移行でした。しかし、2021年には、対面とバーチャルなコラボレーションの利点を組み合わせた、いわゆるハイブリッドワークモデルを導入しようとする新たな顕著なトレンドが登場しました。
この新しい働き方は、ある企業にとって新たな機会を生み出す一方で、ハイブリッドワークモデルへの移行が困難な企業も存在しています。この記事では、このコンセプトの簡単な概要と、それがもたらす可能性のあるメリットをご紹介します。さらに、移行をできるだけスムーズにするためのソフトウェアツールのリストもご用意しました。
ハイブリッド・ワークとは何か？
「ハイブリッド」という言葉は通常、同じ性質の2つ以上の要素で構成された物体を指します。働き方に関して言えば、ハイブリッドモデルは、リモートワークとオンサイトワークを組み合わせたもので、さまざまな形態をとり、さまざまな割合で存在することができます。例えば、勤務時間の50％をオフィスで過ごし、残りの50％を自宅で過ごすことも可能です。この割合は、会社のニーズや従業員の役割と責任に応じて、60％～40％、70％～30％、さらには90％～10％と様々なものがあります。
オフィスにいる時間を優先する企業もあれば、逆にリモートワークを重視する企業もあります。新しいテクノロジーとリモートワークの普及のおかげで、ますます多くの企業がこの種の経営戦略を選択し、世界中から社員を雇用して労働力を分散させるというリスクさえ負っています。
ハイブリッドワークモデル
様々なハイブリッドワークモデルを考慮すると、リモートワークとオンサイトワークの相関関係によって、大きく3つのタイプに分類することができます。
リモートワーク優先
このモデルの主な原則は、企業が異なるタイムゾーンにいる従業員を完全にリモートチームとして活動させることです。このアプローチでは、一部の社員はオフィスから移動することができますが、会社は物理的な存在が不可欠な社員のためにオフィススペースを維持します。リモートワークファーストモデルはチームメイトがお互いに会わないということを意味するわけではありません。ほとんどのフルリモート企業は年に一度、何らかのミーティングを開催し、社員同士が直接顔を合わせる機会を設けています。時折、現地での仕事
これは、週に数回オフィスに出社しなければならないというモデルです。企業のニーズに応じて、かなり柔軟な方針とすることも、厳しいガイドラインを設けることも可能です。このモデルの核心は、企業が完全にリモートワーク化するのではない、ということです。その代わり、オフィスは確保し、社員にはそこで過ごすことを求めます。中には、必要以上にオフィスにいる時間が長い社員もいたりします。オンサイトワーク優先
オフィスとリモートワークのバランスを保つために、オフィスをメインの仕事場として指定するという方法もあります。これはCOVID-19の大流行以前は一般的な方法で、ほとんどの企業がリモートワークの割合を少なめにしていました。このモデルでは、企業はリモートワークのポリシーを提供し、一部のリモート社員を抱えることがあります。しかし、この場合、リモート社員は通常キャリアアップの機会が少ないため、会社にとって自分の重要性が低いと感じる人が出てくる可能性があります。このような組み合わせは、従業員のエンゲージメントと全体的な生産性にとって良くない影響を与える可能性があります。
ハイブリッドワークのメリット
どのようなハイブリッドワークモデルを導入するかに関わらず、このコンセプトには以下のような利点があります。
従業員の安全性
ハイブリッドワークがこれほどまでに普及したのは、新型コロナの蔓延を防ぐ必要性から生まれたもので、これが主な理由です。多くの場合、ハイブリッドワークは、職場での対面接触を減らすことができるため、パンデミックのシナリオの中で従業員の安全を守るための適切な対策と考えられています。ワークライフバランスの向上
現代のテクノロジーのおかげで、社員は24時間いつでも対応できるようになりましたが、その分、多くの社員が決められたスケジュールではなく、目標に向かって働くことに集中できるようになりました。生産性の向上
スタンドフォード大学が行った調査によると、自宅での作業環境がより便利になり、休憩時間や病欠が減ることで、在宅勤務は生産性を13％向上させることが明らかにされています。つまり、リモートワークをする人は、自分の時間とリソースを最大限に活用するのです。彼らはより具体的なメッセージを送り、目標に集中する傾向があります。定着率の向上
フレキシブル・ワーキング・ポリシーは、従業員がより自由を感じられるため、勤務地に長くとどまることを促し、それが個人のモチベーションにもつながるでしょう。
効率的なハイブリッドワークのためのソフトウェアツール
ハイブリッドワークは、最新のソフトウェアなしには考えられません。ここでは、オフィスと自宅の両方で仕事をする際に便利なツールをいくつかご紹介します。
オンライン・ドキュメント・コラボレーション
チームメンバーが異なる場所で仕事をする場合、電子メールで延々とコピーを送り続けるドキュメントコラボレーションでは、リアルタイムのニーズを満たせません。コラボレーション・ソフトウェアを使えば、ハイブリッド社員は共有ファイルを一緒に共同編集し、重要な問題について合意に達し、リアルタイムで継続的に進展させることができます。
ここでおすすめのソフトウェアは、ONLYOFFICE Docsです。Google DocsやMicrosoft Onlineなどの有名なソリューションに代替となるオープンソースのソフトウェアです。ONLYOFFICE Docsは、リモート社員やハイブリッド社員が、Word文書ExcelスプレッドシートやPowerPointプレゼンテーションでリアルタイムに共同作業を行うことができるオンラインオフィススイートです。柔軟な共有権限、オンプレミスでの展開、エンドツーエンドの暗号化により、ドキュメントの共同作業を可能な限り安全に行うことができます。Android、iOS用の無料モバイルアプリと、Windows、Linux、macOS用のクロスプラットフォームアプリにより、外出先でも好きな場所で作業することができます。プロジェクト管理
ハイブリッド社員は複数のプロジェクトに参加していることが多いため、すべての変更点を把握することは困難です。チームメンバーの一部が遠隔地にいる場合、整理整頓はさらに難しくなるかもしれません。プロジェクト管理ツールを使えば、オンラインダッシュボードを介してプロジェクトのロードマップをリアルタイムで追跡することができます。そのため、オフィスにいない社員でも、自分に割り当てられたタスクや、その他のすべてのプロジェクトタスクの状況を確認することができます。
ここでおすすめのソフトウェアは、ProofHubです。これはオンラインのプロジェクト計画ソフトウェアツールで、カンバンボード、ガントチャート、プロジェクトノート、スケジュールなど、幅広い機能を備えています。重要なのは、これらすべてが1つの場所で整理されていることです。さらに、ツール内で異なる役割を割り当てることができるので、プロジェクトマネージャーはサマリーやタイムシートでプロジェクトの進捗を把握することができます。そして、モバイルアプリからどこでも使えるのが魅力です。リアルタイムのコミュニケーション
チームメンバー全員に情報を提供し、つながりを保つには、すべてのコミュニケーションチャンネルをオープンにし、簡単にアクセスできるようにする必要があります。リアルタイム・コミュニケーション・ツールを使えば、チームは関連するグループ内にメッセージを投稿することができ、リアルタイムに利用できない場合でも、ハイブリッド社員が会話に参加したり、以前のメッセージに追いついたりすることが可能になります。また、インターネット上の音声通話やビデオチャットで、対面でのディスカッションも可能です。
ここでおすすめのソフトウェアは、Zoomです。数年前から発売されているソフトですが、2020年に入りZoomの人気が高まっています。これは、チーム全体とビデオチャットを行うことができるユニバーサルコミュニケーションツールです。このプラットフォーム上で、ビジネスビデオ会議、オンラインミーティングを開催し、グループメッセージングを使用することができます。Zoomを使用すると、任意の追加ソフトウェアをダウンロードせずに会議に参加する能力を持っています。登録するだけで、ブラウザ上で通話ができるようになります。
まとめ
ハイブリッドワークモデルを成功させるためにはリーダーと社員が共に協力し合うことが必要です。新しい戦略に対応する柔軟なワークスペースは移行における重要な要素であり、ビジネスリーダーがより良い労働文化を実現するために正しい決断をするための安心感を与えてくれるのでしょう。