業務フローも、基本形が大事。

2024-03-27

弊社は4月から新年度。3月は年度末であり、来期に向けた #業務フロー 変更が多数動きます。「イレギュラーな #業務フロー は都度、管理職が判断する」となりやすいです。都度判断を続けると #属人化 につながりやすい。そのため「基本フローの #判断軸 から考えよう」と働きかけるようにしています。

▼業務フローにも基本形がある。

どの #業務フロー でも「全部きれいに流れた場合の #業務フロー 」が存在します。 #正規フロー であり「 #基本形 」となるものです。この #基本形 に乗らないものが「イレギュラーな業務フロー」です。イレギュラーが増えると「イレギュラーの #判断軸 をどうするか？」と議論が紛糾しやすい。異常を語るとき、正常に立ち返って議論することが大事だと思います。

▼基本形は何を判断軸とするか？

#基本形 となる #業務フロー でも、業務の分岐が存在します。たとえば #申請ワークフロー なら「この場合は通す」「この場合は差し戻す」といった具合です。ここの #判断軸 が #言語化 されているか？もし #言語化 されていないのであれば、「 #基本形 の #判断軸 」が明確になっていないということ。その状態で「イレギュラーの #判断軸 」を考えるのは難易度が高いです。

▼肝は「グレーゾーン」の処理。

何かを判断する時に「明確に白」「明らかに黒」だと迷わず処理できます。困るのが「グレー」なもの。「白よりのグレー」や「黒よりのグレー」もあります。全部が都度判断だと処理が滞る。ですので「大きなリスクはないからグレーゾーンは通す」とか「リスクを極力低減するためグレーゾーンは全部差し戻す」とか、 #判断軸 を決めておくのも有効です。

複雑な #業務フロー やイレギュラー処理も、その奥に「 #業務フロー の #基本形 」があるはず。忙しいときほど立ち止まり、基本から #判断軸 を整えていきたいです。負の遺産を生み出さないためにも。

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