正しい『連絡』の仕方　漏れなく確実にするためには？　報告との違い

こんにちは、経営者のこうたです。

報告・連絡・相談…………いわゆる『ホウ・レン・ソウ』と呼ばれる用語は、どの業界、どの立場、どのような状況でも必須のスキルとなっています。

そう、『スキル』なのです。

報告と連絡の違いを分かっていない人が多ければ、連絡の重要性や使い方を理解していない人が多すぎます。

研修でもホウレンソウを怠るなとは教えるものの、具体的な方法や注意点を教えることはありません。

これでは、上司も指導方法が分からなくて当然です。

1.『連絡』とは

口頭でしっかりと説明できる人は少ないと思います。

要点は2つ。

⑴遅刻や欠勤といった勤怠など、個人に関する（または対する）情報伝達

⑵決定事項を全体、または一部に共有・周知をすること

『共有』や『周知』という言葉に置き換えたほうが分かりやすいですね（⑴の内容は除く）。

遅刻や欠勤は、一般的に相談の余地がありません。

さらに言えば、変えようのない己の中では決定事項となったものです。

ゆえに勤怠に関する急な変更に対しては、『連絡』が適切です。

しかし部下から先輩や上司への言葉は、大半が『報告』になります。

理由は、許可や意見を求めるからです。

クライアントとの決定事項であったとしても、自社の動きまでが確定するわけではありません。

また、上司に秘密のまま、部下が独断で意思決定をすることはあり得ませんよね？

ただし、上司から許可を得た内容を、別の上司や先輩に伝達することは『連絡』です。

別の上司に指示を仰げというのなら別ですが、すでに許可の下りた内容を伝えることは『共有』の範疇にあるからです。

2.連絡の意義

連絡とは、確定した内容を伝達することだと分かりましたね？

であれば、その内容の伝達にミスがあることは論外。

つまり、伝達が漏れることなく確実な情報を伝える必要があります。

最もやってはならないのが、伝言。

「もうっ、伝えてって言ったのになあ」
「あれ、聞いていると思った」

こんなセリフを人生で何度呟きましたか？

人の伝言ゲームは、本当にアテになりません。

また、私が記事でよく出す、「1から10を聞いたら10を理解しろ」のセリフ。

実際多くの人は、7前後の認識で止まります。

3が読解ミスや記憶不足でどこかへいってしまうのです。

伝言ゲームをしてみんなが7ずつしか理解していなければ、まともに伝わるわけがないのは想像に難くないですよね？

必要な相手には、必ず自分の言葉で伝えるようにしましょう。

伝達を頼まれた際は、1から10を認識するために、必ずその場で要点を復唱して確認をとりましょう。

3.正しい伝達の仕方

では、以上を踏まえたうえで問題です。

あなたは課長から、先輩への伝達を頼まれました。
しかし先輩は営業回りで電話にも出ません。
先輩がそろそろ戻ってくることは分かっていますが、あなたは留まることができないので入れ違いになりそうです。

さて、どのように先輩へ伝達をしますか？

⑴誰かに言付けを頼む
⑵紙に書いて残す
⑶メールを送って伝達

まず真っ先に上記3つが浮かんだ人。

もう一度本記事を読み直してください。

まず⑴は論外ですね。

伝言ゲームはやめろと言ったのに、その選択肢はあり得ません。

では⑵と⑶ですが、どちらもあなたの言葉です。

しかし、連絡とは漏れなく確実にと説明しました。

口頭と文章とでは認識に違いがでるので確実とは言えません。

そして何よりも、先輩が文章を読んだとあなたは認識できるのでしょうか？

文章を送れば任務完了なのではなく、先輩が課長の言葉を10認識できたら任務完了です。

課長の言葉を認識・理解をしたか否かという情報を、あなたがきちんと把握していなければなりません。

そしたら答えは一つです。

電話を折り返すように書き置きを残す。

念のためにと誰かにお願いすることは構いませんが、言付けだけで書き置きをしないのはやめましょう。

頼んだ相手には、責任も義務もありません。

4.確実に遂行してこそ『連絡』と言える

報告や相談は、行為そのもののことを指します。

自発的なものであり、業務の一環として行うこと。

しかし連絡とは、相手に伝わったことで初めて連絡と言えます。

連絡をしなければならないと確定した時点で、義務と同時に責任もついてくるのです。

できて評価がもらえるものではありませんが、できなければ評価が下がる要素です。

一般的に伝達は、言われたことをそのまま言うだけですからね。

実情としてまともにできる人が多くないとはいえ、認識としてはできて当然の分野。

不慮の事故や責任を押しつけられる前に、徹底することをオススメします。

社会人としてのスキルを身に付ける以前の話で、自衛のためでもあります。

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