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仕事場と倉庫|Microsoft 365(Teams/SharePoint/OneDrive)の構造ざっくり説明①

こんにちは!フォネットの長田(おさだ)です。
このページでは、当社が学校や行政、自社を含む企業の組織DXをサポートする中で得たノウハウを、記事にまとめてお届けしております。

はじめに|フォネット教育事業部ICT/DX推進課

このシリーズでは、Microsoft 365の初心者向けに、導入のための解説をしていきます。

単にアプリの使い方を知っていても、構造を知らないと有効に使いこなすことができません。
非エンジニアの方が”ざっくり掴む”ことを目的に、書いていきたいと思います。

(プロのエンジニアの方からしたら、記述が厳密でないとか、正確には違うでしょ…みたいなことがあるかもしれませんが、ご了承ください。)

早速、いってみましょう!



この記事を読んでほしい人

  • 管理職・チームのリーダー

  • 自組織におけるICT/DX推進の担当者

  • 仕事に追われて疲れ果てている人





※本記事では、Microsoft社のアプリケーションに言及するため、マイクロソフトの商標とブランド ガイドラインに準拠して製品名を記述しております。
※マイクロソフトの許諾を得て使用しています。https://www.microsoft.com/

※筆者の体験をもとにした記事であり、MicrosoftおよびGoogleの広告案件ではありません。


1. Microsoft 365におけるTeamsの役割

各アプリのハブ的役割をはたすグループウェア

Microsoft 365では、数多くのアプリがクラウドサービスとして提供されています。

筆者作成|イメージ図

各アプリをつなぐ「ハブ的役割」とMicrosoft社は説明していますが、筆者は下記の3点がポイントと考えます。

①チャット
②通知
③表示(各アプリのブラウザ版)

一体どういうことなのか?
ハブとしての役割、その実態は??

これを解説するには、まずMicrosoft Teamsの構造に対する理解が必要です。


2. Microsoft Teamsの構造

チームって何?

筆者がMicrosoft Teamsの導入研修を行う際、必ず質問するのが、これです。
答えられない人は、まず辞書で意味を調べてみましょう!(そこから!?)

チーム
定義:
共同で仕事をする人々の集まり。団。
"チームを組む" · "チームに入る"

Microsoft Edge「チームとは」で検索した結果

チームには、次の2つの要素が絶対に必要です。
どちらかが欠けていたら、それはチームではありません。

  1. 人(複数名)

  2. 共通の目的やタスク

イラスト:カフェラテ

Microsoft Teamsでは、この2つが決まっていないとチームを作れません。
なぜなら、作成時に「チーム名」「メンバー」の入力を求められるからです。
※メンバーは後から招待でもOKですが、チーム名は必須

それらが決まったところで、いよいよチームを作成します。

イラスト:いらすとや


チームが作られると同時に起こること

チームが作られると、同時に「一般」というチャネルが作成されます。
これは、チームが「人と名称だけでは機能しない」ことを意味しています。

仕事をするのに必要なのが、仕事場(チャネル)です。

この仕事場には、テーブルしかないと思ってください。
でも、仕事には必ず書類(ファイル)が伴いますよね。

イラスト:カフェラテ

テーブルの上に書類を広げたままにしておくと、後で掃除担当に全部捨てられてしまいます。
なので、しまっておく場所(キャビネット・倉庫)が絶対に必要です。

イラスト:ももしゅう

ということで、チームを作成すると、次のことが瞬時に起こります。

  1. 「一般」チャネルの出現

  2. チャネルに紐づく倉庫(OneDrive)の確保

  3. チーム全体と連動するSharePointの出現(後述)

イラスト:いらすとや


その案件の進捗は、その会議室を覗いて確認する

チャネルは、例えるなら会議室のようなもの。

特定のプロジェクト(案件)を進める際は、その会議室内で行う必要があります。
その場にいなくても、後からその会議室を覗けば、何が行われているかわかるということです。
逆を言えば、その案件に関することは、他の会議室でやり取りしてはいけないということです。(進捗が追えなくなるから)

よって、プロジェクト(案件)の数だけ、会議室が必要です。

イラスト:いらすとや

会議室の中にあるものは、次のとおりです。

  • テーブルとホワイトボード(「投稿」タブ)

  • 書類を格納するキャビネット・倉庫(「ファイル」タブ)

  • 議事録用のノート(「ノート」または「Notes」タブ)

  • その他、必要な機能は追加可能




少し長くなりそうなので、続きは次回。
引き続きよろしくお願いします!

※感想や、扱ってほしいテーマなど、コメントいただけると嬉しいです!


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