脱メタボ業務のためのMicrosoft Word実践事例 Part4｜スタイルで自動化編
こんにちは！フォネットの長田（おさだ）です。このページでは、当社が学校や行政、自社を含む企業の組織DXをサポートする中で得たノウハウを、記事にまとめてお届けしております。
前回の記事では、Microsoft Wordを使う際の
「行」と「段落」の違い
メタボの痕跡「□」を一掃する方法
についてご説明しました。
今回は、一気に”魔法”（と筆者が勝手に読んでいる）
「スタイル機能」
のターンです！
これぞMicrosoft Wordの本髄！自動化！
早速、いってみましょう！！
この記事を読んでほしい人
管理職・チームのリーダー
自組織におけるICT/DX推進の担当者
仕事に追われて疲れ果てている人
※本記事では、Microsoft社のアプリケーションに言及するため、マイクロソフトの商標とブランド ガイドラインに準拠して製品名を記述しております。
※マイクロソフトの許諾を得て使用しています。https://www.microsoft.com/
1. 「スタイル」って知ってる？
使いこなせない人が多い機能の代表例
「フォント」や「段落」はよく使うけど、「スタイル」って使ったことない…
何回か使ったことあるけど、文字装飾がダサくて使わなくなった…
そんな感想を、筆者自身もかつてもっていたし、周りでもよく聞きます。
そんな使えない機能が、こんなところにでかでかとあるものなのか？
もちろん「否」です。
スタイルは、カスタマイズして使う
スタイルとは：
①段落の性質（役割）を割り当てたうえで、
②段落に対して（文書内の複数カ所に）共通の装飾ができる 機能
もう少しかみ砕くと、
文字装飾やレイアウトの内容を量産するためのスタンプ台
→適用したい場所に「ポン」「ポン」と押すだけ！
そのために、自分好みにカスタマイズして使うものなのです。
2. 「スタイル」機能を使った文字装飾とレイアウトの自動化
サンプルファイルの用意
では皆様、前回アップロードした下記の業務マニュアルを使いますので、よろしければお手元にご用意いただき一緒にやってみましょう！
▼こちらからダウンロードできます。
※ファイルを開く際は、Windowsキー＋→（または←）で、この記事とMicrosoft Wordの画面を２分割するとよいですよ。
ファイルを開いたら、下記の部分までスクロールダウンしてください。
共通項の確認
ご覧いただいてわかるように、この文書には共通項があります。
[1] 見出し
■大前提
■申請方法
■出張前にやること
[2] 見出しの中の段落番号
①会場までの交通手段の決定
②会場までのルートの決定
[3] 段落の中の箇条書き
・１人で出張する場合 原則は電車・バスを利用（電車の場合、特急列車を利用可能）
・２人以上で出張する場合 電車・バスと公用車を比べ、交通費（ガソリン代含む）の安価な方を利用
いつもはどうやっていますか？
見やすい文書作成においては、読む人の視認性を考慮する必要があります。
例えば[1]の見出しについては、
フォントを大きくする
色を変える
太字にする
といった工夫をしますよね。
でもそれ、見出しの数だけ１つ１つ操作しますか？
一回だけならいいけど、全体を見渡してみて（ちょっとフォントサイズ変えよう…なんて）微調整なんかし始めたら、ものすごい労力かかりそうですよね。
（何を隠そう、かつて筆者はそうやっていました……）
そう、これが……
これがメタボ業務なのです！！
Q. なぜメタボなのか？
A. 機能を知っていれば自動化できるから
いざ、メタボを撃退！
①まず、どこか１カ所に文字装飾をあてる
（このとき、段落番号や箇条書き記号も一緒にあてる）
②文字装飾をあてた箇所にカーソルを置いておいて、「スタイル」の「見出し１」までマウスを移動する
③右クリック（マウスではなくトラックパッドで操作の場合は、「見出し１」の上で二本指タップ）して、「選択箇所と一致するように見出し１を更新する」をクリック
すると、どうでしょうか？
ちょっと見づらいですが、下記のように、同じ装飾と箇条書き記号が「見出し１」にインプットされているのが、おわかりになりますか？
④同じ書式をあてたい箇所をクリックし、スタンプのように押していく
ここが重要！
「同じ書式をあてたい箇所」＝共通の性質（役割）をもつ段落
と作り手が考えていることになりますので、
共通のスタイルをあてる
↓
Microsoft Word側に「共通の性質（役割）をもつ段落ですよ」とインプットする
ということになります。
（作り手が考えているだけではなくて、Microsoft Word側に命令・実行する）
スタイルのカスタマイズは、スタイルのテーブルの項目分だけ設定できる
ということで、他の共通項も同様に、ポン！ポン！ポン！
…まったく別の段落番号や箇条書き記号にしてみました。
１カ所装飾して、スタンプ台（スタイルのテーブル）に反映して、量産という方法は一緒です。
いかがでしたでしょうか？
これがMicrosoft Wordの代表的な自動化、「スタイル」の力です。
非エンジニアでも、コードを書かなくても（書けなくても）、自動化は実践可能なのです！！
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とはいえ、まだまだ序の口。
次回は、このスタイルを設定することで、もっといろいろ嬉しいことがあるよ！
という内容でお送りします。
お楽しみに！！