社内会議の目的別5タイプとそれらの取捨選択・効率化について

コロナウイルスの蔓延により、人々の働き方は大きく変化しました。
今後揺り戻しが起こる可能性もありますが、リモート勤務やオンラインミーティングなど、今までは一般的でなかった習慣があっという間に浸透し、労働そのものに対する捉え方も大きく変わってきたように感じます。

そういった状況下で、"社内会議"の意義が問われていると感じますが、そもそもその会議はなんのために行われているのでしょうか。
そして、会議に参加したことに意味を感じられなかったことや、毎日会議ばかりで自分のタスクをこなす時間が取れないとお悩みの方も多いのではないでしょうか。

僕も以前、それほど規模が大きい会社でなかったにも関わらず、会議が繰り返されて時間効率が悪いと感じていたことがあります。
しかし、会議を行う目的を5つに分類し取捨選択を行うことによって、そこに費やす時間を劇的に減らすことができました。
本稿は、具体的にその内容を記すことで皆さんが社内会議の効率をより高める上で少しでも参考になればよい、という目的で書かれています。

※過去記事のカテゴリ別まとめはこちら。

"会議"の定義

辞書よりもwikiの記述が分かりやすかったのですが、そちらでは以下のように書かれています。
"関係者が集まり、特定の目的に関して意見交換・審議し、合意・施策などの意思決定をすること"

人数については特に触れられていませんが、本稿では"2名以上でなんらかの目的を持って議論を行うこと"を会議の定義として進めていきます。

タイプ1：決断

おそらく、最も多くの会議の目的として設定されるのがこちらですが、僕はこのタイプの会議は減らすべきだと考えています。
理由としては、会議の場を持つよりも担当者が決裁者にテキストで「結論・理由」を書いて確認を行った方がメリットが大きいからです。

このタイプの会議を行うにあたって、担当者は判断材料の提供と提案を行い、決裁者が決断を行うこととなります。
それを踏まえた上で、テキストでの確認を行うメリットは以下です。
ーーーーー
1. 各参加者の時間を合わせるコストが減る。
2. 各参加者の都合の良いタイミングで行える。
3. テキストに落とし込む作業を経て意見がシャープになる。
4. 会議内容がブラックボックス化せず、本来の会議参加者以外も意見できる。
ーーーーー

「とりあえず会議の場は設けてみたけれども、結局なにを決めればいいかすら曖昧」みたいな時間が僕はとても嫌いです。
4については議事録という手段で回避できそうではありますが、抜け漏れも生じえますし作成コストもかかります。
結論、決裁者が決断できればいいだけの話なので、こういった類の会議は少なくともまずはテキストで行うべきだと考えています。

タイプ2：共有・説明

これについては絶対にテキストで行うべきだと考えています。
なぜなら、共有するためだけに参加者の時間を調整するというのは大きな無駄であり、特にその場で配られた資料をただ読むだけ、みたいな時間は最悪です。
また、会議での説明であれば例えばメモの漏れなどもありますし、見返すこともできません。
加えて、なんらかの質問があったとしても可視化されず、仮にそれが議事録になる場合は完全に二度手間です。
もちろん、例えば「IPO・会社を売却することになった」などの非常に重要な内容であれば行うべきだと思いますが、特に定例となった共有会議は無駄を多く含むと考えます。

タイプ3：拡散・発見

こちらの目的においては、会議を行うことは非常に重要です。
なぜなら、タイプ1の「決断」のためのミーティングは、どうしても直近の課題に焦点が当たりがちだからです。

そこで僕は、意図的にアジェンダを定めずに事業や組織等について議論する会議を週に1度行っていました
内容についてもう少し具体的に書くと、「将来的に組み入れたい機能」や「現状の改善点」などです。
いわゆるブレストもこちらに含まれ、この目的においては議論をするそれ自体がより大きな価値を生みやすいと考えるため、会議として設定する意義があると考えています。
また、小さな違和感についても話し合うことができるため、課題の早期発見にもつながります。

タイプ4：評価（1on1）

こちらも時間を合わせて対面で行うべきものだなと考えています。
例えば評価が芳しくないスタッフがいたとして、良くない点をテキストでただ伝えるだけだとどのような印象を持つでしょうか。
同じ内容を伝えるとしても、ただテキストで送るのではなく顔を合わせながら行うことで、受け手側の印象は大きく異なると感じます。

タイプ5：雑談

少し例外的ですが、リモート勤務が定着することによって、このタイプの時間が大きく減ってしまったと感じています。
上記の「拡散・発見」と同様、雑談から新たな知見が生まれることはよくあります。
また、馴れ合うのはよくありませんが、仕事以外の会話もできる関係の方が、事業についても話し合いやすいというのは事実です。
ちなみに「拡散・発見」のための会議との違いですが、こちらは例えばランチや突発的な会話を想定しているので、話題は事業に関するもの以外も含みます。

まとめ

まとめると、決断や共有のための会議は極力テキストで行い、長期的な展望についての議論や評価、雑談は顔を合わせて行うべきだよね、と考えています。

良い経営はベターではなく、ベストの積み重ねによって成しうるものです。
会議に限らず、「いつもやっているから」「なんとなく」ではなく、常に最善を目指してそれぞれの行動の意義を考えていくことが重要ではないでしょうか。

ちなみに「会議を持つことで決裁を強制できる」「参加者に関係ない人が多い」「社内チャットを導入していない」などについては本論とは直接関係がないため触れていませんが、もしこういった課題があるとしたら会議の目的それ以前の問題だと考えます。

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