年1回の業務だから、標準化する。

2023-12-21

どの業務から #標準化 するか？たとえば、毎日発生する業務を効率化すると、日々の #生産性 が確実に上がります。多くの人が関わる業務だと、少しの #カイゼン でも「塵も積もれば山となる」で大きな #削減効果 を生むことがあります。忘れていけないのが年一回の業務。たとえば予算策定や大掃除です。

▼頻度が低いから、標準化が進まない。

予算策定や人員試算、大掃除、棚卸し。年に数回しかやらない業務は、 #標準化 が億劫になります。その瞬間は苦労して「絶対 #標準化 する！」と決意しても、「喉元過ぎれば熱さを忘れる」で、そのうち忘れてそのままになってしまう。また翌年、同じ苦労をする。負の連鎖を止めるには #標準化 が大切です。

▼できるだけ記録や資料を残しておく。

#標準化 にもレベルがあると思います。一番ミニマムな #標準化 が、昨年の資料を残しておくこと。たとえば年末調整であれば、記入内容のメモを残しておいたり、提出書類のコピーをとっておく。その資料があるだけで、翌年「そうだ。この資料を出すんだ」と昨年の記憶を引っ張り出すことができる。

▼来年に備えて「仕組み化」しておく。

もう一段上の対応が、翌年を見すえた準備です。たとえば、予算策定であれば計算用のExcelを作っておき、従業員数等のデータを書き換えれば、自動的に必要な費用を集計できるようにする。最初はExcelを作るのが大変でも、一度作ってしまえば、翌年以降の作業は圧倒的に効率化するはずです。

年末にしかやらない業務。翌年を見越して、 #標準化 をすこしでも進めたいです。

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