Ep.64 【日報怖い】上司が唸る論理的日報のススメ
どうも！思考の研修兄さんこと、海先輩です！
このマガジンでは、海先輩のPodcast番組「MORE CASUAる ～スキルアップはカジュアルに～」の内容を記事として発信しています！
「勉強になった！」「もっと具体的に聴いてみたい！」「海先輩ってどんな声？」と思った方は、ぜひPodcastもチェックをお願いします！
■はじめに
「うーわ日報まだ書いてね～だる～」という経験されたことのある会社員の方、今日の内容はあなたのために書いています。最近「工具のAmazon」と呼ばれている「モノタロウ」の記事を見たんですが、利益率10％をキープしていたり、12年間で売上高が11.4倍になったりと、かなり好調らしいですね。そしてその秘訣が「社員の日記を、社長が全部読む」ことだそう。日報とか週報って侮れないんです。
■今日のお話は──「週報・日報」について
おはようございます。海先輩です。
いつも読んでいただき、ありがとうございます。今日は【週報・日報】についてのお話です。
あなたの会社には日報や週報を書く習慣はありますでしょうか。僕はこれまで4社経験しているのですが、どの会社も日報なり週報なりがありましたね。
正直初めはめんどくさいな～と思っていたのですが、この日報こそ自分を成長させるのに重要なんだと気が付いてからは、日報を書くスタンスが変わったんですよ。
自分のできている部分と、足りていない部分を客観的に見ることができるので、明日の自分へのアドバイスにもなるんですね。この見方を持てたのは大きかったです。
ただ日報や週報って上司や部長が確認すると思うんですが、何度書いても指摘や修正が入り、だんだん見せるのが怖くなって嫌になったりするんですよね。なんだか上司にOKもらうために書いているような気がして、「これ何の意味があるん？」という状態になりがちです。
ただだらだらと書いていてはそれまでですが、この日報は、実は論理的思考を高める効果的なツールでもあるんです。せっかく書くのであれば自分の成長に繋がるものにしたいですよね。
論理的思考を意識した日報を書くと、相手に伝わりやすくなり、より的確なフィードバックをもらえるようになります。日報で上司から指摘をもらうときって、そもそも文章力が乏しいというケースも多いんです。
では具体的にどのように論理的に日報を記入すればいいのか、次の章で見ていきたいと思います。
■見せるたびに緊張──論理的思考で解決だ！
日報が上手く書けず指摘ばかりもらっていると、だんだん嫌になってきますよね。「自分は日報もまともに書けないのか…」と落ち込むこともあると思います。
でも大丈夫です。初めは誰も書けません。大事なのは毎日書いてしっかり改善していくことです。上司に見てもらうたびに怒られてしまうんじゃないかと緊張するかもしれませんが、まずは「上司が求める情報の整理」から行いましょう。
過去に指摘されたポイントをリストアップし、それを基に日報の構成を考えると良いです。例えば、「具体的な数字が足りない」や「進捗状況が不明確」など、上司の指摘をメモしておきましょう。そして、そのポイントを意識して日報を書きます。
大事なことは「上司が求める情報」です。この後もTipsを紹介しますが、まずはあなたの上司が求めているものから整理するようにしてみてください。
上司に指摘されたことをリストアップしたら、その日の日報で早速フィードバックを意識して書いてみましょう。日々指摘されたことをクリアした内容で書いていくことで、だんだん上手くなっていきます。
また、日報の構造を意識することも大事です。基本的な構造として「本日の業務」と「所感」に分けられます。「本日の業務」では1日の活動内容と時間、進捗を書き、「所感」では課題や困っていることを書きましょう。
上司はあなたのことを気にかけているものの、自分の業務に追われていて、あなたの業務を全て把握できるわけではありません。
そこで上司に「これができました！」や「ここで躓いています…」を知らせるのも日報や週報の目的なんですね。報連相の1つなんです。
■日報は──毎日書くから意味がある
最後に日報の例を紹介します。
以下のように書くことで、上司も唸るでしょう。
1. 本日の業務
（1）営業提案資料作成
- 09:00~12:30、合計3.5時間を費やした
- 前年度の実績データと市場調査レポートを参照し、40ページの資料を作成
- 提案製品のスペック、導入メリット、価格などの主要項目を盛り込んだ
（2）新規顧客との初回商談
- 14:00~16:30、合計2.5時間
- ABC株式会社マーケティング部門の責任者と対面で商談
- 提案資料を用いて当社製品の説明と質疑応答を行った
2. 所感
（1）資料作成スキルについては、情報の構造化と視覚的な伝え方に課題が残る。データを参照しながら資料を組み立てることはできたが、レイアウトの工夫やグラフ・図解の活用が不十分であった。顧客に分かりやすく魅力的に伝えるプレゼン力を高める必要がある。
（2）初回商談では顧客の抱える課題や具体的なニーズを十分に掘り下げられなかった可能性がある。質疑応答の際に顧客の言葉から本質を見抜き、踏み込んだ対話ができるよう、リスニングスキルとコミュニケーション力を磨かなければならない。顧客目線に立って考え、提案の価値を明確に伝えることが求められる。
そして日報は毎日書くことに意味があります。週末にまとめて書いたり、前日に書いたやつをコピぺしてちょろっと変えて提出している人もいると思います。しかしそれでは日報の意味を全く成していません。
毎日の自分の成長日誌のツールとして使うのが日報なので、最初は大変かもしれませんが、毎日時間を確保して取り組むようにしてみてください。続けていると、「自分史」を作っているようで、案外面白くなってきますよ。
■おわりに
日報や議事録とかもそうですが、それをやる「目的」を忘れてはいけません。日報を書くことが目的になってしまうと、「とりあえず埋めなきゃ」という考えに陥ってしまい、全く意味のない日報になっていしまうからです。どの部署、どの業務をする上でも目的思考、そして論理的思考は重要ですので、普段からぜひ意識してみてください！
■海先輩のおすすめ本コーナー
今日も記事を読んでいただきありがとうございます。ここからはおまけ。
このコーナーでは、年間200冊以上の本を読む僕が、最近読んだ本の中から「おもしろかった！」「ためになった！」という本を紹介していきます。
今回ご紹介するのは…
伊庭正康（著）
『トップ営業の気くばり 「あなたから買いたい」と言われる47の秘訣』
▼おすすめの理由は？
お客様から好印象を持たれる営業のあれこれがぎゅっと詰まっています。これ一冊を血肉いすれば間違いなくお客様と良い関係が築けるだろうと思いました。また、語り口調で書かれているので非常に読みやすいです。若手の営業パーソンには特におすすめですね。
▼どんな人が書いた本？
伊庭 正康
1991年リクルートグループ入社。営業としては致命的となる人見知りを4万件を超える訪問活動を通じ克服。プレイヤー部門とマネージャー部門の両部門で年間全国トップ表彰4回を受賞、累計表彰回数は４０回以上。その後、営業部長、(株)フロムエーキャリアの代表取締役を歴任。
2011年、(株)らしさラボを設立。営業リーダー、営業マンのパフォーマンスを飛躍的に向上させるオリジナルの手法（研修＋コーチング）がリーディングカンパニーの目に留まり、年間200回を超えるの営業研修、営業リーダー研修、コーチング、講演を行っている。リピート率は91％。
また、ストレスコーピングコーチとして、ビジネスパーソンのメンタルタフネス強化の支援も行っている。近著には、『面倒な“やりとり"がシンプルになる仕事のコツ48(かんき出版）』『数字を上げる人のセールストーク・営業のキホン(すばる舎）』『強いチームをつくる！リーダーの心得（明日香出版社）』など多数。その活動は、日本経済新聞、日経ビジネス、など多数のメディアでも紹介される。
▼何が学べる？
営業パーソンとして持つべきスタンスから、具体的な営業の進め方まで、営業パーソンとして心得ておくべきことが全て詰まっています。すぐに使えるテクニック的な話もたくさん出てくるので、かなり実践的な営業のノウハウが学べる本となっています。
▼読む前と後でどんな変化があった？
お客様とお会いするのが楽しみになりました。「今日はあのテクニックを実践してみよう！」と自分のスキルアップのために仕事を頑張るモチベーションが上がり、営業活動がワクワクする仕事に変わりましたね。
僕が思考や習慣を変え、自分の好きなことができるようになったのも間違いなく読書習慣のおかげです。ジャンル問わずいろんな本を読んで、ともに人生に彩りを添えていきませんか？ご興味ある方は、↑のリンクからぜひ！
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