会議に大切な3つの心得｜外資コンサル流　＃必要なのは●● ＃会議が苦手な人へ

今日は、会議において大切な心得3つをお伝えします。
挙げ始めるときりがないものではありますが、特に大切だとおもうものを3つお伝えしますので、1つでも参考になるものがあれば嬉しいです。

其の一：事前準備が全て

一つ目にして最も大事なのが、”事前準備”です
なんだ、会議の心得と言っておきながら準備かよと思ったかもしれませんが、正直、会議の結果は、事前準備の量や質に大きく左右されます。
特にファシリテーションをする立場なら、入念な準備が必須です。
以下、その際に意識するべきことを挙げておきます

• 目的とミニマムゴール

  • 会議を開催する目的を考えましょう。目的というと大げさですが、少なくとも「この会議を通じて最低限何を決めたいか」というミニマムゴールを決めておく必要があります。せっかく貴重な時間を使って集まるのですから、何も進展がないというのは避けたいですよね

• Agenda/時間配分と論点

  • ミニマムゴールを定めたうえで、Agendaと時間配分を考えます。その際に併せて考えるべきは論点です。Agendaごとに「どんな問いを投げかけるか？」。進め方というAgendaであれば、「いつまでに●●するのか？」などの問いです

• 会議終了時の着地予測

  • 「会議が終わったときにどんな状態になりそうか？」を想像します。ミニマムゴールが達成されたうえで、次回に向けてどういったネクストアクションが発生していきそうかまで想像してみると良いでしょう

以下、事前準備に関する参考記事も貼っておきます。
興味のある方は読んでみてください。少し別角度の記載もあるかもしれません。

会議の結果は事前準備で決まる！意味のある会議にするために必要なこと

其の二：”聞く”に徹せよ

会議で大切にするべきことは、参加者の意見をしっかりと聞くことです。
貴重な時間を使って集まってもらっているのですから、べらべらと話してはいけません。相手の話をしっかりと聞くことは、コミュニケーションの基本であり、会議の質を左右します。話の論点や前提、意図などを正確に理解しなければ、効果的な議論は出来ません。

特に、以下を意識するのが大事だと思っています

• メモする

  • 相手の発言は手元でメモしましょう。その際に、何の話をしているかを考えます。振り返り時にも効果的ですし、書いているうちに理解が出来ることもあります。

• 意図や論点は何か考える

  • メモしたうえで、意図や論点は何か考えましょう。5W1Hのフレームワークを使うとよいです。「How：進め方」「Why：根拠」「What：実施内容」「When：期限/時期」「Who：参加者」など、何の話をしているのか考えてみましょう

• 必要であれば確認する

  • どうしても意図が正しくつかめない時は、「～であっていますかね」と確認しましょう。あなたが分からない時は、他の方もわからないことが多いです。

其の三：発言は大きな声でハキハキと

最後に、これは誰でもできるのですが意外と出来ていない人も多いはず。
発言は、会議において自分の考えを伝える唯一の手段です。
声が小さい、ぼやぼやしているというのは、自信がないようにも思われてしまうので、せっかくの意見が伝わらず、会議の進行も止めてしまうことがあります。
とにかく、発言をするなら自信をもって腹から声を出すこと！
論理的には若干正しくなくても、大きな声で主張をしていると自信があるようにみえて、説得力/信頼感があるという印象を与えたりすることがあります。ただし、だからと言って嘘を言っていいという訳ではないです（笑）

実践の場で発言する際には、以下を意識してみてください。

• 何度も自問自答する

  • 自信をもって発言するためにも、何を主張したいのか、主張するべきなのかをしっかりと見極めましょう。意図が分からない発言で、かえって議論をめちゃくちゃにすることだけは避けたいです

• 簡潔にまとめる

  • 簡潔に要点を手元のメモで書いてから発言するなどして、何を伝えたいのか、質問したいのかをクリアにしましょう

• 姿勢を正し腹から声を出す

  • 最後は、堂々と自信をもって発言するために、姿勢を正し、おなかに力を入れて声を張るとよいでしょう

伝え方については過去に以下の記事を書いているので、こちらもぜひ読んでみてください。

今日も記事を読んで下さり、ありがとうございます。
明日は、Powerpointの画面投影時に使えるショートカットなどテクニカルなコツをお伝えしようかなと思います！