タスク管理が上手くなるコツ4選

こんにちは！Atsuroです。

今日はタイトルにもあるように
タスク管理が上手くなるコツについて述べていこうと思います。

普段、大学生であればレポートなどの課題。。。
それ以外の方でも、家事や仕事で忙しくしている間に
「あれ、何かしなきゃいけないことあったよな？」
「このタスク、面倒だし明日に後回そう。」
などと、なぜかうまくタスクを消化していくことができない方が多いと思います。

もちろん、私もその1人です。笑
タスクはいつも後回し。
タスクをこなすより、Youtubeなどのエンタメに没頭した方が楽しいですよね。。。笑

とはいえ、このままでは良くないなと思い
「多忙なビジネスマンはどうやってタスク管理をしているのだろうか？」ということで、タスク管理に関して調べてみることにしました。

すると様々な記事、動画を見て共通点があることに気づきました。

そのポイントは大きく4つ。
1, ToDoリストを作る
2,最小単位まで分解する
3, 3秒で終わるものは管理しない
4, いつやるか？どれくらい時間をかけるか？

事実、これを実行してから毎日タスクに横線を引くのが楽しく感じてタスクが溜まっていくことがなくなりました！

ということでそれぞれについて、本日はまとめていこうと思います。
記事の途中では、私が実際に活用しているToDo管理のツールもご紹介しますのでお楽しみに！

さぁ、今日からみなさんも効果的なタスク管理を！🙌

1, ToDoリストを作る

さて、タスク管理をする上で欠かせないもの。
それは「ToDoリスト」です。笑

もはや当たり前かと思われるかもしれませんが
これがなければ、そもそも「管理」なんてできるはずもありません。

タスク管理と聞いてよくイメージできるものであれば
メモ帳にリストを羅列したり
タスク管理系アプリに入力をしていく方法が一般的かもしれません。

ちなみに私はタスク管理系？のなんでもアプリ
「Notion」を活用してToDoリストを作成しております。
👆リンクを貼っておくので、ぜひご参考ください！

とはいえ、「ToDoリストの媒体はなんでもいい。」
というのが正直なところで

「LINEもKeepメモ」や「Slackの自分へのDM」でもなんでもいいと思います。
とにかく大事なのは、どんなタスクが未対応なのか確認できることです。

2,最小単位まで分解する

さて、自分なりのToDoリストが完成したら早速タスクを書き出してみましょう。

実際の私の今のタスクを書き出してみます。

旅行の準備をする
引越しの準備をする etc…

おっと、少し待ってください。
ここでも大事なことがあります。

タスクを書き出す時は最小単位まで分解しましょう。

例えば、旅行の準備をするに関して私は下記のようにまとめています。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
・入国条件
　⇨ビザ申請
　⇨その他必要書類・航空券取得
・ホテル予約
・予防接種
　⇨A型肝炎
　⇨コロナワクチンetc….
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
これはあくまで一例ですが、このように細かくタスクを管理することが大切です。

「予防接種」とだけリストアップした場合、
なんのワクチンを打てばいいのか、それぞれいつ打てばいいのか？
などと、いちいちWebサイト等で確認をする必要が出てしまいます。

しかし「予防接種」タスクの下に
必要なワクチンの種類を記載しておくと、より細かく自分の準備の進度を確認することができるようになります。

このように、タスクは最小単位まで分解して管理することが大切です。

もちろん「最小まで分解する方が面倒だ」と感じる方もいるかもしれませんが、本当に漏れのないように処理していくために大事なステップとなります。

さらには、あと何種類のワクチンを打てばいいのか。を理解できれば
出発日までの逆算を正確に行うこともできるようになります。

3, 3秒で終わるものは管理しない

そして3つ目のコツは
「3秒で終わるものは管理しない」です。

これが大切な理由は単純明快です。

ToDoリストに書き出す時間があれば
先に処理してしまった方がいいからです。笑

例えば顧客への返信や、洗濯のスタートボタンを押すことなど。。。
書き出す時間で処理できてしまうようなものはさっさと終わらせる意識を持ちましょう。

そのようなタスクは書き出す時間が勿体無いし、
ToDoリストを確認する際に、毎回「あ。これもやらなきゃ。」と脳の意識を向けなければならないからです。

4, いつやるか？どれくらい時間をかけるか？

そして最後のコツは
「いつやるか？どれくらい時間をかけるか？」を決めることです。

人間の脳は朝が1番活発に活動をしています。
そのため、頭を使うようなタスクは朝に行う。
単純な流れ作業などは疲れてきた夜に行うなど、そのタスクをいつ実行するのかを分けると効果的に、そして効率的にタスクをこなすことができるようになります。

そしてそれぞれに、
どれくらいの時間をかけて実行するのか、もしくはどれくらいの時間がかかってしまうのか。

これを明確にすることも大切です。
例えばこのnoteの執筆も、次の予定までの隙間時間で作成をしています。

次の予定までの時間が何分あって、noteの執筆にどれくらいの時間をかけるのか、もしくはかかるのか。

これを理解することができれば、
隙間時間も無駄にすることなく、タスクを効率的に処理していくことができるようになります。

さらに深い話をすると、
それぞれの「タスクの実行にどれくらいの時間がかかるのか」を実際にタイマー等で測ってみるのもいいかもしれませんね＾＾

例えば今までタスクにどれくらいの時間を消費してしまうのかわからなかった時、やむを得ずタスクを後回しにしてしまった経験があると思います。

しかしより具体的に考えると、
6分でできるタスクが残っていて、次の予定まで10分しか時間がない時でも問題なくタスクをこなすことができるようになるはずです。

終わりに

ここまでお読みいただきありがとうございました！
この記事が今後の皆さんのタスク管理の一助になれれば幸いです＾＾

本記事は私への自戒もこめて作成しました。
たくさんのタスクで溢れている方も多いと思いますが、少しずつ、そして確実に処理していきましょう💪

＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

本日もありがとうございました😁

今後も、日々頑張る皆様の糧になるような投稿をしていきます！

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