「伝える力」と「受け取る力」

皆さんこんにちは。新倉(シンクラ)です。

いつもNOTEを読んで下さる皆さんありがとうございます。

今日は先日のコニュニケーションの中でも

「伝える力と受け取る力」について考えていきたいと思います。

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コミュニケーション能力における「伝える力」と「受け取る力」

コミュニケーション能力は、「伝える力」と「受け取る力」の2つに大きくわけることができます。

この2つについて正しく理解して、ビジネスシーンでも役立てていきましょう。

1.「伝える力」について

「伝える力」とは、自分が伝えたい事柄を相手に正確に伝える能力のことです。

伝えるための手段としては、複数のやり方があります。

具体的には、「書く」「話す」などの手段があるため、

ビジネスシーンでは、その時々でふさわしい伝え方を選んでいくことが必要です。

上司に急いで報告したいことがある場合は、口頭で伝えるのがポイント。

このときには、「個人的な意見なのか」「事実なのか」をしっかりと区別して伝えられるように気を付けることが欠かせません。

また、結論や目的から話すように心がけると、上司も伝えたい事柄を把握しやすくなるでしょう。

情報を伝えるときには、伝え方や話し方などを相手に合わせることも大切です。

上司から部下に伝えたいことがある場合は、部下の知識量に合わせて話す内容を変えていくなどして、部下が納得したうえで業務に取り組んでいく必要があります。

ビジネスシーンにおいては、伝えたい事柄やそのときのシチュエーションなどによって、適切な伝える手段を選ぶことが求められるのです。

「伝える力が高いかどうか」は、「伝えたい内容が意図する形で相手に伝わったか」も大きく影響しています。そのため、「相手へ単に伝えたい内容を話した」というだけでは不十分で、自分が伝えたいことを適切に発信していくことが重要です。

2.「受け取る力」について

「受け取る力」とは、「書く」や「読む」などの手段によって相手が伝えてきた事柄を理解する能力のことをいいます。

受け取る力というと、ただ単に「相手の話を聞けば良い」というように解釈されることも少なくありません。

受け取る力のなかには、相手に対してこちらから質問をすることによって、自ら必要な情報を収集したり、正確な情報を求めたりしようとする姿勢も含まれます。

このように、受け取る力は質問をするなどして、「自分から情報を受け取りに行く」という姿勢を持つことが重要なのです。

受け取る力には相手の考えや心情に寄り添い、傾聴する力も含まれます。相手の話を聞くときには相づちをうったり、表情に気を付けたりするなどのことが欠かせません。

業務にまつわる相談などを受けるときに、聞き手が相づちを適当にうつなどしたとしましょう。

話し手は「真剣に話を聞いてくれていないのではないか」など、ネガティブな印象を受けてしまう恐れがあります。

受け取る力があまりに低いと周囲の人に判断された場合、「もう相談するのはやめよう」などという気持ちを抱くことにもつながりかねません。

これが続くと、円滑なコミュニケーションを実現すること自体が難しくなってくるでしょう。

普段から「相手の話は最後まで聞く」「適切なタイミングで相づちをうつ」などのことに気を付けている人の場合、ビジネスシーンでも人間関係が築きやすくなります。

日ごろから「話しやすい人」「どんな話でも聞いてくれる人」などのイメージをつくっておけば、職場自体が情報を共有しやすい雰囲気になることが期待できるでしょう。

人の話を聞くとき、「自分がどのような態度をとっているのか」について考えたことがない場合は、自分が人の話を聞いているときの姿勢について今一度考えてみることが大切なのではないでしょうか。

コミュニケーションの形式
コミュニケーションとは、常に1対1のものばかりではありません。コミュニケーションの形式には、「1対1」と「1対他」のいずれかがあります。ここからは、2つのコミュニケーションの形式について、それぞれに見ていきましょう。

1対1のコミュニケーション

1対1のコミュニケーションは、「自分」と「相手」によるコミュニケーションです。相手としては、上司や同僚、部下などの他に、家族や友人など、さまざまな人が挙げられます。

1対1のコミュニケーションでは、相手が誰になるのかはケースバイケースであるため、相手によって話し方や内容などを変えることが必要です。

この形式でのコミュニケーション能力が向上していくと、「相手と親密な人間関係や、信頼関係が築きやすくなる」というメリットにもつながるのです。
ビジネスシーンでは、1対1のコミュニケーションが求められるケースがしばしばあります。

上司との面談やヒアリングなどは、1対1で行われることもめずらしくありません。1対1になると、「何を話せばいいのかわからない」「1対1は緊張する」などという問題に直面する可能性があり、このような課題を抱えているビジネスマンはたくさんいるのが実情です。1対1のコミュニケーションの場合、相手との密度が高い傾向にあるため、沈黙を恐れて「自分が頑張って話題を提供しなければ」と思うあまり、一方的に話をしようとする人も見られます。しかし、このようなタイプの人のことをコミュニケーション能力が高い人とはいいません。
優れたコミュニケーション能力を持っている人というのは、相手との意思疎通がしっかりとできる人のことをいいます。1対1のコミュニケーションを円滑に行うためには、特に傾聴する力を高めていくことが必要です。相手に興味を持ち、相手の話をしっかりと聞こうという姿勢をうまく示すことができれば、親密な関係が築きやすくなり初対面の人との間にも信頼関係が生まれる可能性もあるでしょう。
このように、1対1のコミュニケーションならではのメリットは、たくさんあります。1対1のコミュニケーションが、一方的な情報提供の場にならないようにするためには、「相手が安心して話せる環境」を用意する努力も必要です。ビジネスシーンにおいて、上司が威圧的な態度をとるなどしていると、業務にまつわる重要な内容でも部下は相談しづらくなってしまいます。そのため、1対1のコミュニケーションでは、信頼関係を築く努力をしたり、相手の発言を理解する態度を示したりするなどのことが大切です。

2.1対他のコミュニケーション
1対他のコミュニケーションとは、「自分」と「その他複数」によるコミュニケーションのことです。ここでいう「その他複数」とは、職場や学校などのような大きな集団から、数人規模までを含みます。ビジネスマンのなかには、「1対1なら問題なく話せるが、1対その他複数になると、緊張して話ができない」という人も多いでしょう。1対他のコミュニケーションを苦手としている人の場合、「言語コミュニケーションを重視しすぎている」という問題があります。
自分が話し手となったとき、「限られた時間のなかで、過不足なく情報を伝えなければならない」と考える人は少なくありません。コミュニケーション能力が低い人のなかには、情報を一方的に伝えようとして、「どのように話を展開していけば良いか」という点を考えすぎるあまり、必要以上に話の内容に重きを置いてしまっているケースもあります。しかし、1対他のコミュニケーションにおいて、「多くの人から共感を得たい」「自分とは考え方が違う相手とでもきちんと話をしたい」などの希望がある場合は、話の内容に配慮するだけで足りません。そのため、非言語コミュニケーションを正しく活用することがポイントです。
自分が話し手で、複数の人に関心を持って話を聞いてもらいたいなら、1対1で会話をするときよりも、声のトーンを高くしたりジェスチャーを大げさにしてみたりするなどの努力も欠かせません。他にも、スライドを工夫するなどのことも効果的です。このように、話のなかで聞き手が興味を示してくれそうな工夫を意識的に取り入れていけば、1対他のコミュニケーションに対する苦手意識が軽減する可能性も高くなるでしょう。組織内におけるコミュニケーションが円滑なものになれば、組織に一体感が生まれ、組織内でも過ごしやすくなるというメリットにもつながります。
職場において、常に「相手の話を聞こう」という気持ちが社員の間で根付いており、どのようなことでも相談できる環境があれば、多くの社員が「仕事がしやすい」と感じるでしょう。逆に、組織内でのコミュニケーションがうまくいっていなければ、業務の効率が低下したり、ミスが生まれたりする可能性もあります。組織内でコミュニケーションを活性化していくためにも、普段から社員同士で会話のキャッチボールをする習慣を持っていると、業務に関することも話しやすくなるでしょう。「組織内でのコミュニケーションが弱い」と感じている場合は、一人ひとりが質問力や傾聴力を養う努力が必要です。

コミュニケーション能力は企業の採用にも重視されている
コミュニケーション能力に関しては、企業における採用活動でも重視されている傾向です。過去に日本経団連が行った「新卒採用に関するアンケート調査結果」によると、新卒採用の選考で企業側が重視する点として、「コミュニケーション能力」が15年連続で1位にランクインしています。このアンケート結果から、日本の多くの企業がコミュニケーション能力の高い人材を採用したいと採用したいと考えているのです。そのため、「実際に仕事をはじめてから、コミュニケーション能力を高めるための努力をしよう」と考えていると、就職活動が難航する恐れさえあるでしょう。
ビジネスにおいてコミュニケーション能力は、さまざまなシーンで発揮できるものです。さまざまな仕事を想像してみると、コミュニケーション能力がまったく必要ない仕事はほとんどありません。今後、業務を効率化することなどを目的としたAI化が進んでいくといわれていますが、コミュニケーション能力が日本企業で重視される傾向が変わる可能性は少ないでしょう。新卒者などで、コミュニケーション能力について軽視している人の場合は、就職活動の前にコミュニケーション能力を高めるための努力をすることが大切です。

仕事におけるコミュニケーション能力の高め方
ビジネスシーンにおいて、コミュニケーション能力を高めたい場合、個人的に努力できる方法はたくさんあります。例えば、短い時間で自己紹介をしたり非言語コミュニケーション能力を意識的に磨いたりするなどの方法は効果的です。他に、一定期間で決まった人数に会うなどして会話のキャッチボールをする練習をすると、自然とコミュニケーション能力が高くなっていきます。