会議の進行係はムズカシイ..だがこの2つを実行すれば一目置かれる存在になれる
会議の進行係はムズカシイ。
時間を守らず好き勝手にダラダラ話す人がいたり、要点が掴めない話をしてくる人もいる。
そんな魑魅魍魎を相手にするわけだから、効率の良い進行をするには少しばかりテクニックが必要だ。
結論から言おう。
「時間」と「結論」を制する進行係はとても優秀だ。
基本的に進行係に期待されているものはタイムキーパーとしての役割だ。
全ての議題が時間内に意図した着地点に至るように調整する。
白熱した議論に水を差したり、上司に対して物申すことに抵抗感を感じる人もいるだろうが、そこは乗り越えなければならない。
「本日は議題が詰まっております。持ち時間を過ぎる場合は別の日に改めて頂くことにしますが、よろしいでしょうか?」と会議を始める前に宣言しておくとうまく行きやすい。
"結論を制する"には何をしたらいいか。
「誰がいつまでに何をするのか」が、全員の中で明確に同意できているかを確認するだけでいい。
話が一段落した時に議題を持ってきた人か、議事録担当者に聞いてみよう。
「誰がいつまでに何をするのかは明確ですか?」
この質問に明確に答えられない場合、次回の会議で混乱が生まれる。
毎回繰り返しこの明確性を求めていくと、次第に放っておいても"next step"が明確な形で討論を終えるようになる。
時間を制し、結論を明確にできる人はファシリテーターとして重宝される。
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