会議の進行係はムズカシイ..だがこの2つを実行すれば一目置かれる存在になれる

会議の進行は慣れないと難しい。僕が意識するのは「時間」と「結論」だ。どんなに議論が白熱していても時間を過ぎそうなら警告する。議論が終わったら、次の議題に移る前に「いつまでに」「誰が」「何をするのか」を議事録係に確認する。時間と結論を制することのできるファシリテーターは重宝される。

— しめじ (@ShimejiO) October 3, 2022

会議の進行係はムズカシイ。

時間を守らず好き勝手にダラダラ話す人がいたり、要点が掴めない話をしてくる人もいる。

そんな魑魅魍魎を相手にするわけだから、効率の良い進行をするには少しばかりテクニックが必要だ。

結論から言おう。
「時間」と「結論」を制する進行係はとても優秀だ。

基本的に進行係に期待されているものはタイムキーパーとしての役割だ。
全ての議題が時間内に意図した着地点に至るように調整する。

白熱した議論に水を差したり、上司に対して物申すことに抵抗感を感じる人もいるだろうが、そこは乗り越えなければならない。

「本日は議題が詰まっております。持ち時間を過ぎる場合は別の日に改めて頂くことにしますが、よろしいでしょうか？」と会議を始める前に宣言しておくとうまく行きやすい。

"結論を制する"には何をしたらいいか。
「誰がいつまでに何をするのか」が、全員の中で明確に同意できているかを確認するだけでいい。

話が一段落した時に議題を持ってきた人か、議事録担当者に聞いてみよう。

「誰がいつまでに何をするのかは明確ですか？」

この質問に明確に答えられない場合、次回の会議で混乱が生まれる。
毎回繰り返しこの明確性を求めていくと、次第に放っておいても"next step"が明確な形で討論を終えるようになる。

時間を制し、結論を明確にできる人はファシリテーターとして重宝される。

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