【士業DX】会計・税理士事務所は必見！リモートツールでコスト削減・業務効率化を実現
会計・税理士事務所では主に領収書などの紙の資料や、お客様先訪問など、オフラインでの業務がメインの印象ですが、コロナ禍では在宅勤務などを検討・導入した事務所もたくさんありました。5類移行で「アフターコロナ」へと突入した現在は、どうでしょうか？実は単に感染症対策のための「在宅勤務導入」という目的だけではないんです。デジタル化が進む現代では、リモートツールの導入で普段の業務面での課題をまるごと解決できてしまう！なんて事例もたくさん出てきています。そこで今回は、税務・会計業務での普段の課題とリモートツール導入時のメリットについて詳しく見ていきます！
会計・税理士事務所はテレワークができない？よくある課題
業務面での普段の課題⚡
🔶事務所"依存"で効率の悪い業務フロー
顧客先での相談中に、過去のデータや参考資料を手軽に見ることができず、これらを確認するために再度事務所に戻ったり、事務所にいるスタッフに連絡し、送付をお願いしたり‥という非効率な事象が多々発生⚠️何処にいたとしても、できれば事務所に出向かう必要なく、顧客先や自宅でも直接確認・作業ができれば、より効率的にタスクを終わらせる事ができますよね。さらに海外にいらっしゃるお客様の場合は、特に時差などで事務所にいない時間帯に対応する必要が出てくることも‥。こうなってしまうと、その都度対応がかなり大変になってきます。
🔶情報持ち出し・漏洩のリスク
顧客先の会計情報をUSBで持ち歩いたり、メールなどで共有することは情報漏えいのリスクがあるため、セキュリティの観点で大変危険⚠️となると、会社PCを社外に持ち出して作業できる環境を構築しよう！となるパターンも多いですが、会計ソフトのオフラインライセンスの追加購入はかなり高価なことが多く、コストが負担になるので現実的には難しいです。顧客の機密情報(データ) の入ったパソコンを持ち歩く、という意味でも、情報漏洩・紛失の恐れがあるため安全とは言えません😨
🔶移動時間・通勤時間のムダが発生
また職業柄、顧客先への訪問が多いのが現状ですが、特に都心部では、渋滞や電車の運行遅延などの影響受けやすく、スケジュールが予定通りに進まないことも多々‥。顧客先訪問・外勤 (事務所へ戻る) に関しては、状況に合わせて、「必ずしも出向かなくても」「事務所にまた戻らなくても」柔軟にどこからでも対応できる体制が必要ということを現場では強く感じていることでしょう。この体制さえあれば、通勤に関しても必ずしも朝出社しなくても、外部から朝タスクを処理してそのまま顧客先に直行‥なんてことも容易になります。非常に効率的ですよね🙂
🔶対応できる物理的な距離に限りがある
遠方から相談や依頼が入ったときに、お断りをする‥なんてこともしばしば‥。やはり、遠方となると気軽に訪問もできず、時間がかかることも多いですので仕方がないところ。こんな時も、事務所の所在地に関係なく、できればたくさん引き受けたい！というのが本音です。
🔶採用・人手不足の問題
近年、公認会計士や税理士の採用に苦戦している会計事務所・税理士法人が増えており、人材不足傾向にあります。特に、中小規模の事務所や地方では、採用が難しい状況が続いています。これらの課題を乗り越え、人材を確保するためには、一つとして「柔軟な働き方を提供する」ことが重要なプラス要素となります。特に育児中の女性会計士などが育児・仕事を両立しやすい環境を整えることで優秀な人材を確保できるケースも見受けられます。
ここまで、普段の業務面での課題を挙げてみました。在宅・リモートワークの実現だけでなく、これらの業務面での課題を解決させることのできる方法はあるのか？より効率的かつ安全に、合理的な費用でこれらをクリアすることができるビジネスツールはあるか？という点がポイントになってきます🤔
会計・税理士事務所がリモートワークを導入するメリット
さて、先程は、現状の業務における課題について、詳しくみてみました。その上で、もしリモートツールを導入したら？👉「達成できるメリット」について見てみましょう💭
✅ 業務効率向上
✅ 時間・コストの大幅削減
✅ 持ち出し・持ち運びによる情報漏洩リスクの最小化
✅ 距離に関係なく案件を引き受けられる
✅ 採用・人手不足問題の解決
先程、会計・税理士事務所での業務上の課題について前述しましたが、実は、リモートワークの体制を整えることで、これらの課題を解決に導くことができます。
まずは、通勤時間や移動時間の削減で、必要なタイミングですぐに対応ができるようになり、業務効率が格段にあがること。普段ならば、紙やUSBで持ち出していたデータもわざわざ持ち歩く必要もなくなるため情報漏えいのリスクを減らしデータを守ることができる。さらにペーパーレス化にも繋がります。もちろん、紙のデータや資料を完全に今すぐデジタルに移行することは現実的に難しいですが、移行できる部分はきちんとデジタル化し、ペーパーレス化を実現することで紙代・印刷代などのあらゆるコストや保管スペースの削減・管理の面でも有利です。
そして前述した通り、柔軟な働き方を提供することで、深刻化している業界の人手不足問題においてもメリットとして働きます。リモートワーク環境が整うことで、対応できる範囲が広がり、結果的には新規顧問先の拡大が期待できるというメリットもあります。
簡単・安全・安心のリモートツールとは？
それではリモートワークに必要なツールとは‥？導入に当たってチェックすべきポイントは、導入が簡単、かつセキュリティ面でしっかり安心できることが最重要です。
事務所内に、ITに詳しい人がいない場合、実際に導入したとしても、上手く活用していけるかが心配・大変そう‥という声をよく耳にしますが、誰でも簡単に導入・活用・定着まで進められる簡単なツールでなければなりません。さらに、最近急増しているマルウェアや様々なセキュリティ脅威などから顧客のセンシティブな情報を守るために、選定には時間をかけてじっくり比較検討する必要があります。
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会計・税理士事務所のリモートツール導入事例
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✅リモートアクセスツール「RemoteView」導入事例
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