経理の業務標準化～Excel編　その①～

Excelの業務標準化って？

ご挨拶

noteをご覧いただきありがとうございます。
合同会社ＣＲＥＣＥＲＡ　代表社員の根本です。
今回はExcelについての業務標準化について記事を作成しました。
※Excelに関してはシリーズになる予定です。

そもそも業務標準化とは？

【全従業員が、業務において同じ成果を出せるようにすること】です。

ではExcelの業務標準化は全従業員が同じExcelスキルを身に着けることなのか？と言うとNOです。

Excelの業務標準化はどんなことを指すの？

元のデータを作成、または貼付けをしたら自動で作成したい資料が完成する。を指します。
※他にもありますが本記事は自動変換の内容とするため、別内容については次回以降触れていきます。
自動変換のメリットとしては下記のようなものが挙げられます。

• 作業者が関数を覚えなくても資料が作成できる

• 手作業による転記ミスがなくなる

• 元データが増えても作業工数が変わらない

特に転記ミスは業務において一番無駄であり、ミス発生時の原因追及や修正がなくなることを考えると業務効率化にも繋がります。

データを作成、貼り付けるだけで作成したい資料が出来るの？

例えばですがExcelで販売管理を行っている会社があったとします。
基本的にはExcel→会計ソフトへはデータ連携が出来ないため売上仕訳は手入力か会計ソフトに取り込むために販売管理の情報をデータ加工する必要があると思います。

しかし、事前にルールを決めてExcel内のマスタを整備するとExcelの販売管理を作成するだけで、会計ソフトに取り込むためのシートが完成します。

販売管理サンプル

仕訳変換シート

上記はマネーフォワードでの取込用の仕訳変換シートになりますが
ExcelやCSVでの取込が出来る会計ソフトであれば様式を変えるだけなので、マネーフォワード以外でも可能ですし、仕訳以外のいわゆる資料だとしても、ある程度作成が可能です。

上記画像は別にマスタシートも作成しており、
例えば販売管理シートの支払方法がVISAなら
勘定科目と補助科目が売掛金/VISAになる。
など細かく設定をしています。販売管理シートに税区分も設けているため、仕訳変換シートに税区分も入力されています。

まとめ

たまに経理はExcelをよく使うからExcel知識を身につけましょう！と言う方がいます。確かにExcel知識はあった方がいいです。
ただ、一方で従業員にExcel知識を必須としている仕組みもよくないと思っています。

Excelの業務標準化は社内(もしくは外注で)で1人がフォーマットを作成すれば、究極他の従業員はExcel知識が乏しくても業務標準化は出来ます。

それが達成できればExcel知識ではなく、もっと別の要素を重要視して採用活動が行うことも出来ます。

別の要素の例

• 理念に共感してくれる人がを採用したい

• 会計/税務に強い人を採用したい

• 新卒を採用して少しずつ育てていきたい　

弊社はスキル/理念共感、両方を考慮した最善の採用を実現できるよう支援をしています。

長文をご覧いただきありがとうございました！