マニュアル作成が進まないのは、なぜか？

「 #業務マニュアルがない 」「どう作成したらいいのか？」というご相談を受けることがあります。私の部署の #kintone開発 専任チームは #マニュアル作成 を徹底。アプリ開発やリリース前チェックリストなどの資料を作り続けてきました。「そのコツを知りたい」と言われた時、まず相手の状況を把握するようにしています。

▼マニュア作成が難しい根本原因は？

#業務マニュアル の作成方法は、私たちからお伝えできます。ただ、作成方法のコツをお伝えしただけで、本当に組織（企業）のマニュアル作成は進むのか？ 相談相手に問いかけると「コツを知っただけでは状況が変わらない」とお答えいただくこともあります。深堀りすることで「時間がない」「人手が足りない」「 #マニュアル作成 の重要性を上司が理解していない」といった根本原因や背景を把握できることがあります。

▼マニュアルは作って終わりではない。

#業務マニュアル は一度作って終わり、ということはありません。「うちは一世紀このやり方だ」という伝統工業は、ごく一部。多くの企業は日々変化しており、業務内容も少しずつ変わっていきます。 #業務マニュアル は作成と継続的な編集が必要になる。「マニュアルがない」という組織も「一度作ったけどアップデートされず使われなくなった」というケースも。この場合の根本原因は、アップデートするリソースの確保です。

▼根本原因を踏まえて、対策を練る。

マニュアル作成も、大きな意味では #ナレッジマネジメント です。この分野で有名なのが、 一橋大学の野中教授が提唱した「SECI（セキ）モデル」。このモデルを見るとナレッジの運用サイクルの重要性が理解できます。運用サイクルを踏まえ、どうリソースを確保するか？おそらく方法論は2つです。ひとつは経営等の理解を得て、しっかりリソースを確保する。別案は少ないリソースで運用できるよう、最小工数にする。

「マニュアル作成の徹底」も、組織の問題解決です。打ち手に走る前に、 #根本原因 とその対処をしっかり考える。この段取り、組織内で大切にしたいです。

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