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〜自分もまわりも笑顔が拡がる毎日を〜　　　　　　 　 秘書(〜15年目秘書検1級)/元…

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〜自分もまわりも笑顔が拡がる毎日を〜　　　　　　 　 秘書(〜15年目秘書検1級)/元幼稚園教諭(14年間担当200名以上) ✈️海外・国内旅行好き🍝美味しいもの好き　😄楽しいこと好き

外国人を採用するにあたっての手続き～私の毎日を豊かにしてくれる秘書業務~

年度はじめ仕事以外にも少し忙しくなり、しばらく経ってしまいました。 4月はじめて秘書さんのお仕事に就いた方々もおられるかと思います。 私も手探りで仕事にあたっていた数年。 この記事が少しでもご参考になれば＾＾ ちょうど今、外国人の方を採用するにあたり、各種手続きを行っています。 採用が決まった後、私の仕事がスタートするのですが、まずはビザにかかる 在留資格認定証明書交付申請(COE)についてこの回で書こうと思います。 採用が決まった後、採用された方とコンタクトをとり、入国

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    • 環境を最大限に生かすには①～私の毎日を豊かにしてくれる秘書業務～

      今の仕事に就き始めた15年ほど前、身近な女性が環境を自分の味方にするのが上手だなぁと日々感じることがありました。 当時、私は新しい仕事をこなすことが精いっぱいで、そう思いながらも特にどうしたらよいのかわからず目の前のことのみに必死になって過ごしていました。 それから、もう随分経ち、私も「味方」というとまた若干ニュアンスが違うのですが、環境を生かすというのは少しできるようになってきているのではないかなと感じることが増えました。 環境を生かすとはどういうことか。それは、受け

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      • 非日常は日常の楽しいスパイスに~ 私の毎日を豊かにしてくれる秘書業務~

        先々月、送別会のお別れ動画に各自コメントをいただいた際に、「ドラゴンボールやお坊さんなどのコスチュームを持っている」という人がいることが発覚。ぜひともその恰好でコメントをいただきたいとお願いしたところ、同僚も交えておふたりでコスチュームを着て、コメント動画を撮影してくれました。 動画お披露目の際、まさかの姿に、みな画面越しに驚き、笑っていました！！！ （基本的にとても真面目な職場です） -- そこからしばらく経ち、ある日突然、知らない人が「こんにちは～」と低い声で部屋に入

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        • 責任感とは：溜め込むのか、回すのか～私の毎日を豊かにしてくれる秘書業務～

          年度末から年度始め、きっとどこでも普段よりも忙しさがあるかと思う。今日は、溜め込むのか、回すのかについて考える出来事があった。 事務方の上司の方は、隅々まで仕事をしてくださり、わからないところは尋ねたら、教えてくれる。ありがたく、とても頼もしい存在である。 しかし、先月は、自分の仕事→その方の確認・指示→自分の仕事との流れとなるややこしい案件がいくつも走っていたが、その方の確認のところで、しばらくずっと止まってしまっていた。数週間後に指示がくるのだが、その頃には、自分の頭では

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        外国人を採用するにあたっての手続き～私の毎日を豊かにしてくれる秘書業務~

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        • 環境を最大限に生かすには①～私の毎日を豊かにしてくれる秘書業務～

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        • 非日常は日常の楽しいスパイスに~ 私の毎日を豊かにしてくれる秘書業務~

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        • 責任感とは：溜め込むのか、回すのか～私の毎日を豊かにしてくれる秘書業務～

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          お花見/船岡・大河原編～私の毎日を豊かにしてくれる秘書業務〜

          今年は、例年より早く各地でお花見となりましたね。桜が開花する前は、「いよいよ春がやってくる！」と、とてもうきうきとした気持ちになり、この期間はできるだけ桜の美しさを味わいたい~！！！と早起きして桜を見ながら徒歩で出勤したり（1時間ちかく..！）、お昼休みに眺めては、なんとも言えない素敵な気持ちがこころにやってきます＾＾ 週末、職場でもお花見の話がでて、都合が合うみんなでお花見に行ってきました。ここ数日のお天気に一番恵まれた日にあたり、気候もよく桜もより一層美しく引き立ってい

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          1日2時間仕事を短縮できる方法。新人さんや進め方を迷う秘書さんへ～私の毎日を豊かにしてくれる秘書業務〜

          はじめまして^ ^ わたしは、これまで10年近く大学の研究室で秘書として働いています。 現在は、秘書検定1級、英検2級（準1級を受験予定）、国際交流のある職場で外国の方の対応も30人以上行っております。 自分で仕事の割り振りを決めて効率よく仕事にあたることができるようになりました。 しかし、それまでは、幼稚園教諭として長く働き、事務職についたことがありませんでした。 30半ばで転職した際は、新卒の方と同じくらいわからなかったのですが、年齢が上ということから、普通にわかって

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          日本の素晴らしさを改めて感じる瞬間～私の毎日を豊かにしてくれる秘書業務～

          海外旅行へ行って満足感を味わっても、日本に帰ってくると、やっぱり日本はいいなぁ~、とほっとする方も多いのではないでしょうか。 私は、職場で外国の同僚たちに日本について尋ねられ伝えながら、改めて日本の良さを感じます。 季節ごと、地域ごとのお勧めの観光地、行事、食べ物などは、本当に日本ならではの素敵な物がたくさんあるなぁと改めて感じると、張り切ってお伝えしてしまいます。 また日本人の考え方、生活スタイル、ことば、良い面と遅れていると感じられる面（社会全体としてのデジタル化

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          嬉しかったひと場面、そして自分への力にもなる～私の毎日を豊かにしてくれる秘書業務〜

          先日、3年以上前に他大学へ異動となった研究者の方から、学会で賞を受賞したため、受賞講演の際に、謝辞で私の名前を入れたい、写真を使っても良いか、と連絡があった。（上司などのなかに私もとのことで。） 当時、この職場で研究していた内容が賞に値してとのことでの申し出であったけれど、なんだかとっても光栄で、すぐさま受賞のお祝いのことばとともにお願いしますと了承した。 そういえばと振り返ってみると、一番初めに謝辞を書いてくれたのは、留学生が博士論文に私のことを書いてくれた時のことだった

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          私の毎日を豊かにしてくれる秘書業務〜外国のひととのひとコマ②〜

          コロナ以降、久しぶりに海外出張が始まった。秘書のあるあるかもしれないけれど、行く先の国について否応なしに情報が入ってくるので、 「あ~、いいなぁ＾＾」といつもながら思いながら、充実した出張をと出張者を見送る。 10日後、元気いっぱいに帰ってきて、「楽しかったよ~。でも、物価が高くて大変だった～（笑）」と言いながらもたくさんお土産を買ってきてくれて、さすがコミュニケーションを大事にする彼の人柄だけある！と感心していたら… 「これも、みんなに渡してくれ～！！！」と、袋からなに

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          私の毎日を豊かにしてくれる秘書業務〜外国のひととのひとコマ②〜

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          私の毎日を豊かにしてくれる秘書業務～信頼関係について考えてみる～

          note を書き始め、少し経った頃、お話を聞きたいと秘書1年目の方がコンタクトしてくださいました。 30分ほどインタビューを受け、私も良い刺激をいただきました。 「一番大切にしていることは何ですか?」との質問に、常にいくつも締め切りのある仕事を抱えており、その後に続く人たちが困らないように「締切りを守ること」と話しました。 その際、「ほかの方々は、信頼関係を挙げていましたがどうですか？」と尋ねられて、それについて思うことを話しましたが、終わった後にもやもやすることが残り

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          私の毎日を豊かにしてくれる秘書業務～信頼関係について考えてみる～

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          私の毎日を豊かにしてくれる秘書業務~時にお願いすることで拡がることがある~

          先日、職場で3月生まれのお誕生会を開催しました。 歓送迎会やお誕生会など開催することが多く（歓送迎会が多いと言ってもブラックという理由ではありません。）、 ちょっとオシャレなお店を貸し切ってランチ送別会を開いたり、メッセージと写真を集めた思い出の動画を作ったり、実際に動画を撮影して編集したり、対面、オンラインと毎回いろいろ趣旨を変えて開催していたところ、、、 毎月続いたこともあってもはやアイディアが降りてこない…。 どうしようかと思ったところ、目の前に元同僚のインド人が登場！

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          私の毎日を豊かにしてくれる秘書業務~時にお願いすることで拡がることがある~

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          私の毎日を豊かにしてくれる秘書業務~勇気をもって断った先にあった景色は②～

          週末2日間、もやもやしながら過ごす。 いつもどおり、「承知いたしました。」と受けとって、仕事に当たったらよかったかな、 先生がむすっとなったらどうしよう、悪い印象になったら嫌だな.. とこれまでそんな出来事があったわけでもなく、先生がそんな風に接することがあったわけでもないのに、勝手に自分で妄想してもやもやとなる。 しかし、日曜日の夕方、自分がそう決めてお返事をしたから、どうなったとしても受入れよう、と決めました。（大げさかもしれないけれど、自分にとっては、大ごとでし

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          私の毎日を豊かにしてくれる秘書業務～勇気をもって断った先にあった景色は①～

          以前働いていた研究室は、開設時からわたしは秘書として働いていた。 開設時の一年は、部屋の環境設定から、先生と共に職場のやり方や雰囲気に慣れる、研究室の雰囲気作りのほかに通常業務が加わってやるべきことがたくさんあった。 また先生は専門分野でとても注目されており、月の半分は国内外ご出張と多忙を極めていた。 私は、自分でいうのもなんだが、仕事を的確にあまり時間をかけずにで処理することができると思っていて、その時は2人分は働いていたように思う。 ある日、ご出張先からのメールで

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          私の毎日を豊かにしてくれる秘書業務～自分で自分を楽しませるには～

          仕事をより楽しむには？！ 私が自分の職場が好きな理由のひとつは、上司や同僚たちとのコミュニケーションです。 （一緒にランチや仕事後の飲み会、イベントごとなど多くありましたが、ガチガチに縛られた感じではなく、自由度が高いコミュニケーションだからかもしれません。仕事の忙しさや体調、気分などで参加してもしなくても良いというような自由さ。集まり事に関しては、こんな気楽なコミュニケーションが好きです！） それが、コロナがはじまってから、テレワークが開始されたり、出勤は一日何人までと

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          私の毎日を豊かにしてくれる秘書業務～自分で自分を楽しませるには～

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          わたしの自己紹介

          はじめまして。2023年となり、note をはじめたことにあたり自己紹介をしたいと思います。 まず、わたしの強みは、「笑顔」だと思っています！ 前職は幼稚園教諭（14年間）でしたが、保護者のみなさんから「先生の笑顔が好きです。元気をもらえます。」と言ってもらえたことが多くあったことから、意識するようになり、自分でも自分の笑顔が好きになり、励まされています。（マスクがもどかしい） ひとりでも多くのひとに笑顔の輪を拡げたく、また拡がった先でもさらに拡がっていったらいいなぁと

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          わたしの自己紹介

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          私の毎日を豊かにしてくれる秘書業務～やりたいことは小さくチャレンジ～

          今朝は、女性起業家さん主催のオンラインセミナーに参加しました。起業家さん方のオンラインセミナーに参加することははじめてで、アクセスするまでかなりドキドキして迷っていました。お話を聞くだけならば、少しハードルは下がるけれど、小さなグループに分かれてお話する時間があることも知っていたので、ますます全くの初心者の私にはハードルが高く感じ・・・ みなさん慣れていそうだし、うまくしゃべれなかったら恥ずかしい、もし「〇〇について話して下さい」とあてられたらどうしよう・・など頭のなかでぐる

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