外国人を採用するにあたっての手続き～私の毎日を豊かにしてくれる秘書業務~

年度はじめ仕事以外にも少し忙しくなり、しばらく経ってしまいました。
4月はじめて秘書さんのお仕事に就いた方々もおられるかと思います。
私も手探りで仕事にあたっていた数年。
この記事が少しでもご参考になれば＾＾

ちょうど今、外国人の方を採用するにあたり、各種手続きを行っています。
採用が決まった後、私の仕事がスタートするのですが、まずはビザにかかる
在留資格認定証明書交付申請(COE)についてこの回で書こうと思います。

採用が決まった後、採用された方とコンタクトをとり、入国管理局へ申請、発行されたらご本人にお送りするところが私の仕事です。（中長期）

なるべくスムーズにやりとりが行えるように進めている流れは下記のとおりです。

1. 在留資格認定証明書交付申請に必要な書類を確認する。
   HPを読むと、資格の種類、所属先のカテゴリーによって、申請書様式や提出書類が多少異なりますので、はじめに行うことを確認します。
   分からない時には、入国管理局の方が親切に教えて下さるので、質問をまとめて聞いてみるのも良いかと思います。
   （様式は時々更新されているので、HPより必ずダウンロードします。）

2. ご本人に連絡する。
   在留資格認定証明書交付申請書になるべく自分の手元にある情報は予め記入しておくと、ご本人が書きやすくなり、返信も早まります。
   予め記入した個所は、ご確認いただきたい、また〇番から〇番までは記入してください、などお知らせすると混乱が減ります。
   この際、あわせて写真のデータやC.V.などほか必要な書類も依頼します。
   私は、おおよそのスケジュールもお伝えします。
   （申請後どのくらいで在留資格認定証明書を入手できそうか、郵送・到着までかかる日数、ご本人がそれをもって大使館に申請にいくことになる。）

3. 職場で作成必要な書類もあります。2.ができたら依頼します。

4. 上記書類が揃い次第、入国管理局へ提出します。書類に不備があると審査に期間がよりかかるので、不備のないように予め確認しておきます。またいつ頃発行されるのか、念のため聞いてみるのも良いかもしれません。（これまでの経験では、だいたい標準で1か月～3か月との回答となりました。）

5. 提出した時点で、ご本人へお伝えすると親切かと思います。
   また、発行まで時間があるので、その間、仕事でのコンタクトを取る際に、ちょっとした街なかの風景写真など送ると喜ばれたりします。

6. 発行後の郵送については、EMS, DHL, FedExなどありますが、予め届けられる郵送先か、日数、費用など確認しておくと良いかと思います。また郵送方法が決まった時点で、ご本人から郵送にあたる必要情報をいただく必要があります。

7. 発行された後、郵送となります。予めスキャンして送ってほしいなど希望を確認すると良いかと思います。郵送後、追跡番号などをお知らせします。

上記、私が行っているやり方ですが、すべての職場で当てはまるものではないかと思いますが、必要な個所をご参照いただけたらと思います。
また最近では、インターネットで申請なども可能のようです。

ちょっと大変そうですが、慣れるとそうでもなくて、
程よい緊張感とご本人とのやりとりが楽しいです☆
（経験に勝るものはなし、ですね！）

Enjoy your work!!!