優先順位を見極める「仕事時間術」
何をするにも時間は見つからないだろう
時間が欲しければ自分で作ることだ
〜チャールズ・バクストン〜
優先順位を決めることで生産性を向上させる
先日「毎日の忙しさに追われ、時間が足りない」というご相談をいただきました。
先行きが不透明で常に変化を求められる現代では、行わなければならないことが山積みになっている人が多くなっています。
何を優先すべきかわからない
どれだけ頑張っても成果が上がらない
時間が足りない
といった悩みは、多くの人が抱えているのではないでしょうか。
今回は、優先順位を見極める「仕事時間術」というテーマで、優先順位を見極める方法についてご紹介します。
日々の多くの仕事の中で、優先順位を見極めるためには、本当に大切なものにフォーカスする視点が重要です。
優先順位をもって取り組めるようになると、生産性が向上するだけでなく時間を有効に使えるようになります。
しかし、日々変化する状況のなかで、優先順位を見極める能力を身に付けることは簡単ではありません。
だからこそ、方法を知ったうえで考えながら、何度も実践して自分のものにしていくことが大切です。
この記事はその第一歩、一つの方法としてご活用いただけたらと思います。
仕事の生産性を高めたい
時間を有効に使えるようになりたい
本当に大切な仕事を見極められるようになりたい
そのような方は、ぜひ最後までご覧下さい。
優先順位を見極めて時間を有効活用できるようになることで、ストレスが大きく減少するだけでなく、自分を成長させて充実したキャリアを描くなど、仕事も自分自身の生産性も上げることができます。
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記事を書く原動力になります。よろしくお願いします。
与えられた仕事の役割と責任を確認する
たくさんの仕事がある中で、行わなければならないことが多すぎて迷ってしまいますが、まずは与えられた仕事の役割と責任を確認することが大切です。
与えられた仕事に対する自分の役割と責任を明確にすることで、自分が行わなければならないことが見えてきて、優先順位をつけやすくなります。
自分に与えられた仕事を以下の内容に照らし合わせてみると、自分の役割と責任が見えてきます。
①、自分にしかできないことか
②、自分がやらなければ他の人に迷惑がかかるのか
③、自分がその仕事をしなければチームがゴールにたどり着けなくなる可能性があるか
④、期日が迫ったものか
⑤、自分だけでなくチームにとって優先すべき仕事なのか
全てが【はい】になる場合、自分の役割として責任を持って果たさなければならない仕事として、優先順位を高くする必要があります。
逆に【いいえ】が多い場合は、他の人に頼んで行ってもらったり、優先順位を低くするのも一つの方法です。
これらの役割と責任について考えずに、任された仕事を単にこなそうとしてしまうと優先順位がつかず、仕事に追われる状態になってしまいます。
自分では判断がつかない場合には、上司や先輩、協力してもらえる同僚などに相談すると良いでしょう。
抱えている仕事内容と量の把握
多くの場合、仕事というのは同時進行で多重課題をこなさなければならないため、抱えている仕事内容と量の把握は重要です。
元々自分が抱えている仕事の内容と量を把握し、新たに目の前で発生する仕事をこなせるかどうかを考えていくことで、自分の時間の使い方をイメージすることができるからです。
また、仕事を受ける際にも、自分の現状を伝えながら仕事を進めていくことができるようになり、相手にもあなたの状況に対する理解が生まれやすくなります。
その結果、仕事の予定に関する交渉が行いやすくなり、納期や期限に追われて一人で焦ったりすることが減って、余裕のある状態で仕事に取り組めるようになります。
余裕を持つことで、ストレスの軽減に繋がり、精度の高い仕事に繋がるんです。
目標と必要時間を明確にする
どのような仕事をどのような形で仕上げるのか、そのためにはどれぐらいの時間が必要かを明確にすることも、優先順位を立てる上では重要です。
限られた時間でしか仕事をすることはできません。
それぞれの仕事にどの程度の目標（質）が求められているのか、自分の今の実力でどの程度時間がかかるのかを考えることにより、優先すべき仕事が見えてきます。
自分の実力が不足しており、時間を要する場合には、早めに取り掛かるなどの準備が必要です。
自分の実力が十分にあり、必要時間が少ない場合には先に仕上げてしまうこともできます。
どちらが正解というわけではなく、自分の抱えている仕事や、使える時間と必要とする時間を計算して取り組むことで、優先順位を明確にし、計画立てた業務遂行ができるようになります。
進捗を測るようにしておく
当たり前のようなことですが、忘れてしまいがちなのが仕事の進捗を図るようにしておくことです。
仕事に取りかかる際に、どの程度の日数がかかるかを計算し、予定を立てます。
予定に対しての進捗を図り、今のペースで間に合うのかを計算しておくことで、仕事のペース配分が取れるようになります。
イレギュラーが発生した場合や、横から仕事が入った場合にも余裕を持って対応できるようになったり、もしも納期や期限に間に合わなくなったとしても、あとどのくらいの期間で仕上げることができるのかを計算して伝えることができます。
自分の能力を定期的に評価する
自分の能力を定期的に評価することで、自分がどの程度の時間で仕事を終えることができるのか、どの程度のレベルで仕事を仕上げることができるのかがわかるようになります。
自分の能力に合わせたペース配分をイメージしやすくなると同時に、仕事の優先順位を決められるようになります。
時間を必要としすぎているのであれば、短縮するためのスキルや知識を磨いたり、同僚や上司に相談してアドバイスをもらうなど、自分自身をレベルアップさせて時間を短縮させることができます。
苦手な分野があるのであれば、はじめのうちは割り振りしてもらう業務を調整してもらったり、サポートしてもらうなどの相談もできるかもしれません。
なかなか言い出しにくいことかもしれませんが、自分の実力を評価し、チームや上司に対して自分の現状を伝えて必要なサポートを受けることは、社会人として責任ある行動の一つです。
頼りきりになるのではなく、自分を高めようと努力する誠実な姿勢は周りからの信頼にもつながります。
信頼を得ることで、協力体制を築きやすくなり、結果的に仕事の効率化につながります。
優先順位を見極める力は仕事の質と効率を上げる
優先順位を見極める力を養うことは、仕事の質と効率を向上させることにつながります。
優先順位を見極めようとすれば、自分に与えられた責任や役割、自分の抱えている仕事内容と量、自分のスキルなど、自分自身を見つめ直さなければなりません。
自分自身を見つめ直すことにより、仕事を仕上げるために必要な努力や時間の使い方を見つけることができます。
一度きりではなく、習慣化して繰り返し行うことにより、様々な状況に対して柔軟に対応できる能力が身についてきます。
その結果、仕事の質と効率が上がっていくんです。
仕事の優先順位を立てられるようになると、普段の生活や他の様々な場面でも時間の使い方がうまくなっていきます。
無意識ではなく、意識的に繰り返すことで、成長速度は変わってきます。
ぜひ、チャレンジしてみてください。
努力を積み重ねることで、キャリアや将来は大きく変わります。
最後までご覧いただきありがとうございました。
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