組織DXに、なぜ統合型プラットフォームとOfficeの連動が必要なのか Part4｜あのファイルどこだっけ？問題
こんにちは！フォネットの長田（おさだ）です。
このページでは、当社が学校や行政、自社を含む企業の組織DXをサポートする中で得たノウハウを、記事にまとめてお届けしております。
前回のまとめ：
機能特化型アプリは専門店、統合型プラットフォームはスーパーマーケット
統合型プラットフォームの中でも、Microsoft 365とGoogle Workspaceが特にオススメなのは、Officeアプリとの連携がシームレスだから
今回は、Officeアプリとのシームレスな連携とはどういうことなのか、
（Microsoft 365を例に挙げて）解説します。
では、いってみましょう！
組織DXとは…
「DXの３本柱って結局、組織改革のためだよね」と気づいた結果、最近筆者がテーマに掲げているワードです。
この記事を読んでほしい人
管理職・チームのリーダー
自組織におけるICT/DX推進の担当者
仕事に追われて疲れ果てている人
※本記事では、Microsoft社のアプリケーションに言及するため、マイクロソフトの商標とブランド ガイドラインに準拠して製品名を記述しております。
※マイクロソフトの許諾を得て使用しています。https://www.microsoft.com/
※筆者の体験をもとにした記事であり、MicrosoftおよびGoogleの広告案件ではありません。
1. 「あのファイルどこだっけ？」問題
日々の業務の中で、こんなことありませんか？①
上司｜●●のファイルって、どこにあったっけ？
部下｜またですか～。▲▲フォルダの中の■■フォルダの中の★★ってファイル名ですよ。（いい加減、保存場所くらい覚えてくれよ…）
部下のきもち
「毎回同じことを聞かれて仕事が中断する」
「（ファイルの）保存場所は覚えてほしい」
上司のきもち
「フォルダ構造が複雑でアクセスしづらい」
「（ファイルの場所なんて）いちいち覚えていられない」
なんだか、ありそうですよね、こんなこと。
（ていうか、ある。何なら毎日のように起こる。）
皆さん、このエピソードを読んで、どちらに非があると思いますか？
………………
………………
………………
正解は、どちらも悪くない！…です。
単調なフォルダ構造
ファイルサーバーやOneDriveは単調なフォルダ構造です。
担当者以外は何がどこにあるのか記憶していないことが多く、
「あれどこにあったっけ？」が日常的に起こります。
ごく普通の外観で、それぞれのフォルダの下に、またフォルダがあったり、ファイルが格納されています。
フォルダ名に工夫して、何とか目立たせようと、歴代の担当者は試行錯誤してきたのではないでしょうか……（筆者含む）
※最近のMicrosoft OneDriveの機能として、「フォルダの色が変更できる」というものがあります。
さて、ここで問題です
先ほどのOneDriveのフォルダのどこかに、「アクションプラン」というファイルが格納されています。
それは、どこにあるでしょうか？
※読者の皆様、弊社の新入社員になった気持ちで、推測してみてください！
………………
………………
………………
ですよね～。
2. 悪いのは人ではなく、仕組みです。
「仕組みを憎んで、人を憎まず」
上記のエピソード、どちらも多くの人が経験されていると思います。
なぜか？
それは、私たちが
当該業務の担当者の場合は（上記の）部下に当たり、
担当者でない場合は、（上記の）上司に当たるからです。
つまり、立場が変わればお互い様。
何がお互い様なのか？
それは……
主観でフォルダ構成をするということです。
また出てきましたね。
人は主観から逃れられず、知らず知らずに業務の非効率を招いてしまうという、アレです。
そこで検討すべきなのは、仕組みです。
仕組みを工夫することで、何とかならないのか？
これを叶えるのが、そう…ポータルサイトなのです。
少し長くなりそうなので、続きは次回。
お楽しみに！
※感想や、扱ってほしいテーマなど、コメントいただけると嬉しいです！