パワーポイントで考えてませんか？

こんにちは！ dnkspitz(ダンスクスピッツ)です。

今日は「PowerPointだけで考えないようにしよう！」という話です。

多くの会社で、Microsoft Officeが使われているからだと思いますが、プレゼンテーションはPowerPointで作成されたものが多いですね。

私も、サービスやソフトウェアの紹介セミナーで、また、提案書の作成などで、PowerPointを使う機会が多かったです。

PowerPointを使っている理由は、会社の標準ツールだからです。

また、自宅では、主にMacを使うので、Apple社のプレゼンテーションソフトKeynoteを使います。Keynoteを使う理由は、スライドを簡単に美しく仕上げることができるからです。

PowerPointもKeynoteも便利ですが、使う上での注意点があります。

私が、この注意点に気づいたのが、30代でした。もっと早く気づくべきでした。

私は、プレゼンテーション資料を作成する場合、3ステップで作成します、

1. プレゼンテーションの目的を明確化する。
2.目的を実現するための内容を考え、整理する。
3.整理した内容を、聴衆に伝えるための表現( ≒ 見栄え)に置き換える。

です。

PowerPointが得意とするところは、上記「2.の一部」と「3.」だと思います。

ところが、私は、プレゼン資料を作るとき、いきなり、PowerPointに向かって、ゴニョゴニョと書き始めることが多かったのです。

プレゼン資料の命は、見栄えでなく、中身です。プレゼン資料が「聴衆の期待値に応えることができるか？」です。

そのためには、プレゼンの目的を実現するための内容を考え抜く必要があります。

この「考え抜く作業にPowerPoint(だけ)を使うのは避けるべき」ということに気づいたのです。

プレゼン資料の内容を考えるために、プレゼンの目的を念頭に、何を伝えるべきか？ 、誰に伝えるべきか？、なぜ、それを伝えるべきか？、どこまで伝えたほうがよいか？、それらの理由は何か？ …… 色々と考えます。

私は、上記を考えるために、以下のような作業を行います。

1.伝える内容を細分化する。
2. 伝える内容を階層化する。
3. 伝える内容を様々な切り口で分類する。
4. 伝える内容を箇条書きにする。
5.伝える内容をキーワード、図、表、フローで表現する。
6.上記1〜5の関係を見つめて、新たな切り口や視点を見出しながら、再度、1.〜5.を繰り返す。また、全体を俯瞰しながら、ストーリー展開を考える。

しかし、

これら1.〜6.をPowerPoint上に書き出しながら、頭の中を整理しようとすると、頭が混乱するのです。

最初は、自分の頭がアホやから、しゃあないな。頑張って考えるしかないは…… と思っていたのです。

ところが、自分の頭だけでなく、PowerPointというツール側にも問題があることに気づいたのです。

というか、私はPowerPointの使い方を理解していなかったのです。

PowerPointで作る資料の形式は、結果として、各頁に「タイトル」と「箇条書き」または「図・表」です。

しかし、『頭の中全てを、PowerPointの「1シート = タイトル+箇条書きや図表」という型にあてはめようとしていること自体に無理がある』と気づいたのです。

PowerPointは思考を整理する作業には向いていないのです。

プレゼン資料の内容を考える時、数枚の紙を取り出して、メモを書いたり、絵を書いたり、フロー図を書いたり、表を書いたり、キーワードを書いたり、それらを線で結んだり、囲ったりします。

これらは、プレゼン資料を作成する時間の中で、最も重要な時間です。

この作業をPowerPoint+キーボード+マウスで行うというのは、無理がありますね。まぁ、今だと、Penも使えるPCもあるにはありますが……

思考をダイレクトにお気に入りのペンで大きな紙の上に落としながら、整理していくのが、効率的なように思います。

また、場合によっては紙とペンに加え、マインドマップを描くためのツールを使うこともあります。

これは、これで、慣れると便利です。フリーの製品も含めて、色々な製品がありますよ。

ま・と・め

・プレゼン資料を考える時に、PowerPointだけを使うのはやめよう！
・紙とペンを使って思考を整理しよう！
・マインドマップも活用すると、思考の整理に役立つよ！

お・ま・け

・常に、PowerPointで資料を作成することが良いとは限らないよ！
・Word、マークダウン、プレーンテキスト、手書き、…… 状況に応じて使い分けよう！
・箇条書きだけでなく、文書も重要！

では、また。

dnkspitz