意外と知らない組織での日報・日記の重要性【経営者・管理職必見】

こんにちは。今回は日報や日記の重要性を紹介していこうと思います。

突然ですがみなさん。日報・日記書いていますか？
社会人の方、特にリモートワークの方、営業の方、ベンチャー企業に勤めている方は日報を書いている人が多いのではないでしょうか？

私もベンチャー企業に勤めていた時には稼働した日には毎日、日報を書いていました。
毎回20分〜30分くらい日報の時間を割いていました。そのフォーマットがこちらです。

最初の頃は、「何で日報を書くんだろう？」「めんどくさいタスクだなぁ」と考えていました。
しかし、ある時、日報の大切さに気づきました。

その気づきをまとめていきたいと思います。

日報を書く4つの理由

日報を書く理由として、私は大きく分けて4つあると考えています。
それは、

①上司に報告するため
②スケジュールタスク管理として
③自分の成長のため
④アドバイスをもらうため
⑤他の人の日報から刺激を受けるため

この4つだと考えます。

またフォーマットはこの4つが満たされるものがいいと思います。
そして、SlackなどPC やスマホで打ち込むことができる場所、かつ社内の誰もがみれるオープンな場所がおすすめです。

それぞれの役割について紹介していきます。

①上司に報告するのため

リモートワーカー・個人ワーク中心の人などはこの部分が多いでしょう。特に上司が報告して欲しいポイントをまとめてみます。

・今日どのようなタスクをやったのか
・それぞれどれくらいの時間行ったのか
・進捗管理
・何か問題が起こらなかったか
・共有事項はないか

これらを中心に上司に報告をして、フィードバックをもらうことが目的です。
この報告をすることによって、上司は個別に確認を取らなくても把握することができます。日報を見ただけで部下の1日の稼働時間の行動が把握できるので、大変便利です。

この日報をもとに進捗管理ができるので、スムーズな指示・効率的な業務が実現できます。

②スケジュール・タスク管理として

次にタスク管理です。このタスク管理は、上司に向けてが3割・自分に向けてが7割だと考えています。
その理由をまとめます。

・次回のタスクをまとめることで、タスクの開始・移行がスムーズ
・長期的な目標（2週間後までに納品など）を毎回書くことによって、なぜ作業をしているのかがわかる
・今日やり残したことを次回のタスクとして記入することで、タスクに追われない
・毎日残っているタスクを書き出すことによって、プレッシャーがなくなる

主に上記のことが挙げられると思います。
タスクが山積みになるとストレスが溜まりますよね。時にはキャパオーバーになる時も。

そんな時に、今どんなタスクが残っているか、次はどんなタスクをやらなければいけないかをスムーズに把握できれば、ストレスなく仕事ができると思います。

③自分の成長のため

次に自分の成長のためです。
日報を書く人から見たら、これが１番大きい目的になると思います。
これを意識するしないで、日報の質は大きく変わってきます。例に従って、方法と理由を書いていきます。

・毎回反省を書き本質的な理由まで深掘る
・見つけた課題に対して具体的な改善策を考える
・明日から実行できるようにアクションプランを立てる
・自分の成長を意識して、中長期目標・短期目標を立てる
・中長期目標から日々意識すること、改善すべきことを明確にする
・毎日自分の成長を意識することができる

日々何となく仕事をしていては、長いキャリアを考えると非常にもったいない時間です。
自分の将来の目標のために成長してくためにも、自分の将来から逆算してやるべきことを見極め、日々の行動を振り返ってみましょう。

毎日一歩づつ目標に向かって進み続けることで、圧倒的に成長することができるでしょう。

④アドバイスをもらうため

最後にアドバイスをもらうためです。上司への報告のためと似ていますが少し違います。詳しく説明していきます。

自分将来の目標や中長期的な目標を日報上で明言しておくことで、その道の先輩や以前に同じような問題に当たった人から、的確なアドバイスをもらうことができるのです。具体的な例を出していきます。

・自分の目標に合ったアドバイスをもらうことができる
・上司以外からも適切なアドバイスをもらうことができる
・同じことで悩んでいた人から、効果的なアドバイスがもらえる

⑤他の人の日報から刺激を受ける

次に他の人の日報から刺激を受けるということを説明していこうと思います。
多くの場合は日報はオープンな場所で書かれていると思います。（オープンではない場合は、他の人も見れるようにオープンにしましょう。）
人に日報を見ることの最大の利点は、「人のふり見て我がふり直せ」ができることです。

自分がぶつかったであろう課題は他の人も同じ課題にぶつかることが多いと思います。同じ部署だと尚更多いと思います。
先に他の人が反省している場合は、その人の反省や改善策を参考にすると、人の２倍成長することができます。

このことができている人とできていない人では、何倍も差がつくことになります。
また、人が頑張っているところを見ることで、モチベーション UPにもつながります。

オープンにしない理由が見つからないですね。

終わりに

以上が私が感じた日報の効果です。
何で日報を書くかがわからない人・日報を書いていない人は明日から意識をしてみてください。

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