【最強のToDo】Notion+Googleカレンダー+KeepでPJT/ToDo管理の情報アーキテクチャ
仕事もプライベートも、沢山のプロジェクト、To Do管理は必要な人が多いと思います。
スマホ＋PC+紙と情報が多く、LINE,Slack,Messengerとコミュニケーションアプリも多すぎますよね。
情報の交差が多すぎて「情報経路」と「内容」が、大混雑になっていませんか？
これを解決すべく「Notion（神アプリ）」で検討し、根絶できました。
下記情報のアーキテクチャ・運用方法を模索し、最適解にたどり着くまで２日かかりましたので共有します。
個人＋会社のTo Do 管理や、プロジェクトマネジメントで活用できるので、参考にしてもらえれば幸いです。
問題の根底：複数PJT×複数人数
一度図に書き出したら気持ち悪くなるほど、情報・「コミュニケーションツール」と「経路」「人数」が交通事故状態でした。
複数で絡み合いだすと、複数になり管理が大変です。
対象者が１人なら良いのですが、４−５人のチーム、1 vs Nの状況も踏まえ、組合数を考えると倍々で増殖し、根深い問題です。
連絡ツールや、PJT内容、進展、人の管理を一瞬で思い出せる脳みそはすごいわけですが、毎回小さな思い出し（脳内メモリへのアクセス）は負荷になっていると感じ始めました。
デジタルだけでなく、これにアナログ（ペーパー・印鑑）も絡むので余計にタチが悪いです。
自分一人ならまだしも、不特定多数だと何叉路だ？というほどに、交通事故案件です。（保護者会・PTA・自治体はこういう状態です）
そこで、最近流行りの「Notion」で解決できないかを模索したわけです。
Executive Summary
結論は、Notion一発では無理だが、うまく組み合わせれば、情報の交通事故状態（PJT管理、進展、 To do ）がすっきりする。
大目的
複数人数と、複数PJTを回すために起きる現象ですが、
・日々通り過ぎるフロー情報をストック化して整理したい
・PJT化し、具体的なTodoに落とし込みたい
・To doを日付にして、カレンダーまでの落込みを、
マネジメントしたい、というのが目的です。
条件は以下の通り。
■前提
・Google カレンダー/Everoteは外せない（過去の情報累積DB）
・ノート/iPadの手書き・スマホ２台入力=>アナログとデジタルは両立
・一極集中管理/一覧化したい＝>クラウド管理
■目的
・マルチデバイス(PC/スマホ複数台)でTo Do・PJT管理
・仕事、プライベートの複数PJT/ToDoを頭から出し、脳の負荷低減
仕事で、部下・上司管理、家族・親戚・ペット・趣味のプライベートなど、楽しく生きたいので、脳の負荷は下げ、思考やエンタメに集中しようと思います。
この手の複雑な状況・思考の負債となるメモリ負荷を落とし込む場所として、持ち運べるホワイトボードの、バタフライボードを作ったわけです↓
Todo 管理ならNotesなわけです↓
情報のアーキテクチャとフロー図
試行錯誤の結果、情報データ流通の結論は、下記一枚の流れに落ち着きました。
１：Fastever：ストレスフリーで情報入力（有料のため無しでもOK）
２：Evernote：ストレスフリーで放込み、後に、必要不要判断、編集をEvernote上で実施
３：Notion：今回の導入部分：比較・記録用のDatabase化
４：Keep：手書きもできるTo Doアプリとして利用
５：Google カレンダー：Keepプラグインを入れ、To Doと日程を一括管理
（Keep入力し、日時同期しないのだけが不満）
このアーキテクチャで、頭がすっきりしました。
運用を繰返した結果、１，２のEvernoteプロセスを飛ばし、３のNotion に直接書込む事も増えました。Notionになれると楽になれます。
Notion
Notionはクラウドの、To Do / PJT管理/Spread Sheet/Wordpress/共用ツール/Wikiと全てが混ざった無料ツール。
しかし、便利すぎるが故に、どの機能を優先利用するかで悩みましたが、自分はデータベースとして、
・過去ログのデータベース（パスワード管理・健診情報など保管）
・レストランデータベース・一覧
・趣味リスト（記事一覧）
・勉強WIki(Youtubeリンクのメモ、勉強テキスト、写真など)
・マンガ・映画リスト
上記の様に利用しています。
Evernoteからインポートできます。Notionの解説はこの動画を参考にしました。一度お試しあれ。
Notionは本棚化したことが、とても便利でPDFスキャンしたドキュメントをガサガサ追加しています。Dropbox や Google Drive との違いは下記にまとめました。
PDF を一覧化してテキストや画像とともに編集追記ができるのはとても便利です。
まじでソフトウェアファーストで考えるべしですね。
参考：To Do の調査
２日かかったのはこの調査のせいです。下記To Doツールを調査しました。
Todoist
Plan
Planner
Google To Do
旧Wunderlist=>Microsoft To do
Google keep
Todoist
＜メリット＞
・To do 管理は逸脱
・Google カレンダー上へ同期可能
＜デメリット＞
・色々出来すぎる
・有料に導かれがち
Plan
To Do とカレンダーを横に一覧化できて便利だと思ったのですが断念。
＜メリット＞
・Google→Planカレンダー同期
・To Do をTrelloの様に看板表示
・To Do をカレンダーにDrag in で投げ込める！
＜デメリット＞
・Plan→Google カレンダーに同期されない（方法あるのかもだが。。。）
Planner
iPad.iPhone 専用機だった。
＜メリット＞
・Googleカレンダー同期
・手書きが使えるのでiPadに便利
＜デメリット＞
・手書きTo Do管理なのでiPad中心設計が必要（iPhone/PC利用時に困る）
PCも２台あり、iPadを持ち歩かないこともあり、マルチデバイスで管理ができなくなるので、デメリットが大きく排除。
Google To Do
これも併用予定だけど中心にはしない予定。iPad Proから手書き入力できないのが罠。ただ、Google に日時表示は可能（なぜか30分縛りだけど。。。）Googleには変更依頼かけました。
＜メリット＞
・Googleカレンダー同期
・アプリ⇄ブラウザでの連携
・ブラウザGoogle カレンダーのプラグインでカレンダー横に掲載可能
・アプリが簡易的でサクサク
＜デメリット＞
・日付入力に一手間（開始時間は入るが終了時間が入れられないのでカレンダーに入力される時は30分で完了する表示になる）
・ブラウザのプラグインから投げ込めない
・ブラウザGoogle カレンダー横で一覧視不可能（PJT内が一覧化される）
Microsoft To Do
旧Wunerlistでこれを利用していました。
＜メリット＞
・軽い
・見易い
＜デメリット＞
・Microsoft陣営との連携・・・
Googleカレンダー連携で使いたかったのに。。。というわけでボツに。Wunderlist時代の中長期To DO をこれからNotionへ移行します。
Google Keep
自分はこれを中心に添えました。
＜メリット＞
・Googleカレンダー同期
・アプリ⇄ブラウザでの連携
・手書きが使えるのでiPadに便利
・ブラウザGoogle カレンダー横で一覧視可能
・一応To Do 管理もある
・音声入力対応
・写真添付対応
・Keep別ページで詳細を描ける（チェックボックスなど
・Google Docsに保存可能
＜デメリット＞
・日付入力に一手間（開始時間は入るが終了時間が入れられないのでカレンダーに入力される時は30分で完了する表示になる）
・ブラウザのプラグインから投げ込めない
iPad 手書き＋音声＋写真添付がクラウド連携し、ブラウザ上のカレンダーと並列で視聴可能なので、Keepを採用します。
まとめ
各アプリケーションは、各自の特徴を説明してくますが、統合的にどのアプリ＋デバイス運用すべきかは教えてくれません。
結果、自分で利用中のアプリや、マルチデバイス連携を考え、情報アーキテクチャ・利用目的を整理する必要があります。
ここまで考えてサービス提案して欲しいですが、他社アプリなので、各社はそれができません。
こちらも、なるべく無料で使い倒そうと我儘なので、多少無理も出るし、全てが上手くいく訳ではないのです。
ITコンサルは、個々の最適化のアーキテクチャデザインと、関係者説得、導入・保守・運用まで大規模実施するので大変ですね。
自分一人でも情報設計に手間取ったので苦労が伺えます。
これを機に参考にしてみてもらえれば幸いです。
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読了有難うございます！もし良ければTwitterをフォローいただけたら嬉しいです！https://twitter.com/hirocy_vision