OneDrive個人領域と共有領域｜Microsoft 365(Teams/SharePoint/OneDrive)の構造ざっくり説明⑧

こんにちは！フォネットの長田（おさだ）です。このページでは、当社が学校や行政、自社を含む企業の組織DXをサポートする中で得たノウハウを、記事にまとめてお届けしております。

はじめに｜フォネット教育事業部ICT/DX推進課

このシリーズでは、Microsoft 365の初心者向けに、導入のための解説をしていきます。

非エンジニアの方が”ざっくり掴む”ことを目的に書いておりますので、
プロのエンジニアの方からしたら、記述が厳密でないとか、正確には違うでしょ…みたいなことがあるかもしれませんが、ご了承ください。

前回のあらすじ：

• Microsoft Teamsのチャットはチーム（チャネル）と無関係でそれぞれ鍵がかかる

• Microsoft OneDriveには個人領域と共有領域があり、共有領域＝Microsoft Teamsのチャネルのファイルタブである

※「個人領域」「共有領域」はMicrosoft社が使う正式な呼称ではありません。

今回は、
「チャネルのファイルタブ＝OneDriveの共有領域って、どういうこと？？」
について、紐解いていきます。

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この記事を読んでほしい人

• 管理職・チームのリーダー

• 自組織におけるICT/DX推進の担当者

• 仕事に追われて疲れ果てている人

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※本記事では、Microsoft社のアプリケーションに言及するため、マイクロソフトの商標とブランド ガイドラインに準拠して製品名を記述しております。
※マイクロソフトの許諾を得て使用しています。https://www.microsoft.com/

※筆者の体験をもとにした記事であり、MicrosoftおよびGoogleの広告案件ではありません。

1. Microsoft OneDriveの共有領域（共有ライブラリ）って何？

共有のファイルサーバーをイメージしてください。

皆様は普段、仕事で使うデジタルデータはどこに保存されていますか？

デジタル・アナログ関係なく、業務上必要な文書やツールは、
個人ではなくそのポジション（部署・職務）に紐づくべきですよね。
なので、個人のデスクの引き出しや個人のパソコンに入れるのではなく、
共有のキャビネットなりファイルサーバーに入れるべきなのです。

イラスト：七栄 セツ様

要は、それ（キャビネット）がクラウド上にあるようなものです。
インターネットにつながってログインさえすれば、四次元ポケットのように業務に必要なデータを取り出せるというわけです。

「なるほど、なるほど。四次元ポケットね。」

イラスト：まぽ様

「で、四次元ポケットの先ってどこにつながってるわけ？」
「うちの会社、TeamsもSharePointも使ってるんだけど。」

「そういうのとは無関係なの？それとも関係あるの？」

関係、大ありです！！！

ファイルサーバーとチャットが連携して、なおかつポータルサイトにもなったら

すごく便利だと思いませんか？

それが、
OneDriveの共有領域＝Teamsのチャネルのファイルタブ
たる由縁です。

チームを作ると、「一般」チャネルに「ファイル」タブができて、
新たにチャネルをつくると、次々と「ファイル」タブがつくられて。
それはまさに、ホテルのロビーの一角にパーテーションができて、
そこにどんどんモノが格納されていくようなものです。
（＝これが四次元ポケットの先）

イラスト：カルテット様

※ただしこのホテルのロビー、ものすごくでっかいです。
東京ビッグサイトも真っ青なくらいの、すごい巨大な倉庫だと思ってください。

なぜ共有領域を、ホテルのロビーに例えたか

①それは、大きさ（保存できる容量）が決まっているからです。
（契約プランによって変わるので、自組織の状況を確認してください。）
つまり、新たにチャネルを作ったからといって、容量が拡大するわけではないのです。

※携帯電話の家族プランで、家族で使えるパケット（ギガ）をシェアする場合、そのうちの1人が使いすぎたら他の人が使える容量がなくなってしまいますよね。それと同じです。

イラスト：gontyan様

②もう一つの理由は、個人領域とは全く別だから。
ホテルのロビーに寝泊まりする人はいないですよね？
それと同じです。
個人領域と共有領域は、まったくもって別のものなのです。

とにかく、仕事で使うデータは、この共有領域に入れましょう。

2. Microsoft OneDriveの個人領域でできること

仕事で使うデータは、共有領域に入れる。では、個人領域は何に使う？

という疑問が次にきますよね。
これに関しては、次の２つのケースに個人領域を使ってください…とお伝えしています。

• 組織外に共有したいデータの（一次）格納場所

• 個人的に扱うデータ（業務に紐づかないか、試しに作ってみた程度のプロトタイプ的なファイル）

そう、共有領域に格納したファイルは、組織外に共有することは（原則）できないのです。

筆者作成｜Microsoft Teamsファイルタブ スクリーンショット

まぁ…そうですよね。
普通に考えて、個人領域にあるファイルより、共有領域にあるファイルの方が、機密レベルは高いはず。
（業務を個人に紐づけず、組織＝チームに紐づけるという考えで運用していれば）

個人領域内のファイルを外部に共有できるのは、
組織が契約したセキュアなファイル転送サービス
と捉えていただければいいと思います。

イラスト：アツッ様

まとめ

• OneDrive個人領域：
  ファイルやフォルダを組織外へ共有可能（機密度低）

• OneDrive共有領域：
  ファイルやフォルダを組織外へ共有不可（機密度高）

イラスト：いらすとや様

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いかがでしたでしょうか？

次回は、「なぜ業務で使うファイルは個人領域に置いてはダメなのか」を解説します。
お楽しみに！

※感想や、扱ってほしいテーマなど、コメントいただけると嬉しいです！