Teamsのチャネルとチャットの使い分け｜Microsoft 365(Teams/SharePoint/OneDrive)の構造ざっくり説明⑥
こんにちは！フォネットの長田（おさだ）です。このページでは、当社が学校や行政、自社を含む企業の組織DXをサポートする中で得たノウハウを、記事にまとめてお届けしております。
このシリーズでは、Microsoft 365の初心者向けに、導入のための解説をしていきます。
非エンジニアの方が”ざっくり掴む”ことを目的に書いておりますので、
プロのエンジニアの方からしたら、記述が厳密でないとか、正確には違うでしょ…みたいなことがあるかもしれませんが、ご了承ください。
前回のあらすじ：
Microsoft Teamsが多機能に見えるのは、あらゆるものを”表示”させているから
ウィンドウを切り替えず作業できるため、業務効率化が劇的UP
今回は、Teams初心者が戸惑う「チャネル」と「チャット」の使い分けについて、解説します。
早速、いってみましょう！
この記事を読んでほしい人
管理職・チームのリーダー
自組織におけるICT/DX推進の担当者
仕事に追われて疲れ果てている人
※本記事では、Microsoft社のアプリケーションに言及するため、マイクロソフトの商標とブランド ガイドラインに準拠して製品名を記述しております。
※マイクロソフトの許諾を得て使用しています。https://www.microsoft.com/
※筆者の体験をもとにした記事であり、MicrosoftおよびGoogleの広告案件ではありません。
1. チャネルとチャットの違い
できてますか？使い分け
Microsoft Teamsを業務でお使いの皆様！
チームのチャネルにおける「投稿」「返信」と、チャット（グループチャット）の使い分け、できてますでしょうか？
Google Workspaceにも、「チャット」と「スペース」が存在し、初心者には区別が困難に感じられることがありますが、状況は同じですね。
この二つ、いったいどう使い分けるのが正解なのか？
使い分けができないと、何が困るのか？？
その結論を、今回、出したいと思います。
シンプルなチャット型アプリの不便さ
LINE WORKSなど、シンプルなチャット型アプリを業務でお使いの皆様！
「その場限りのちょっとした確認」と、
「後からさかのぼりたい重要な報告」が、
１つのグループチャットに混在して、困った経験はありませんか？
ここに、「チャネル」と「チャット」を使い分けるヒントがあります。
チャネルは「会議室」
以前の記事で、チャネルは「会議室」だと解説しました。
その場で会議に参加できなかった人も、後からその会議室を覗くことで、
どんな議論が行われたのか
どんな資料が使われているのか
たちどころに確認することができます。
裏を返せば、その場にいない人が後から振り返るという用途のため、
極端な話、後から振り返るのに必要のないやりとりはしない方がよかったりします。
例：（●●プロジェクトのチャネルにて）
「会議が15分遅れでスタートします。会議室は××ルームでやります！」
という投稿（または返信）があったとします。
これって、後から振り返るのに必要なやりとりでしょうか？
………………
答えは「NO」という方が大半だと思います。
そこで、こんな反論が頭に浮かびませんか？
「でも●●プロジェクトに関するやりとりだから、同名のチャネルでやるべきなんでしょ？」
チャットは「立ち話」
では先ほどの●●プロジェクトの会議が15分遅延する連絡は、どうすればよかったのでしょうか？
そこで、「チャット」の出番です。
その場限りのちょっとした連絡は、チャットを使うのがベスト。
なぜなら、チャットはどんどん流れていくから。
チャットの時間軸は、常に「今」なのです。
「今」伝えたい、知りたいことのみチャットでやり取りをしましょう。
対して、チャネルの時間軸はさまざまです。
「過去のこと（報告）」
「今のこと（連絡）」
「未来のこと（相談）」
とあり、時間軸ではなく「あとから振り返るべきか」でふるいにかけます。
2. 使い分けを誤ると何が困るのか
チャネル編
Microsoft Teamsの仕様として、
スレッドへの返信数が増えると自動的に折りたたまれる
（その部分をクリックして展開しないと過去の履歴が確認できない）
というものがあります。
いたずらにやりとりをして返信数を増やすのはもちろん避けるべきですが、
普通に業務連絡をしていても一定数返信すると折りたたまれ、
必要な内容が一発で確認できないということが頻発します。
【返信数を無駄に増やさないために】
自分がポストした返信に対して後から内容を付け足したければ、その返信を修正すること
振り返る必要のないやりとりは、この場で（チャネル）やらない
チャット編
では逆に、チャネルですべきやりとりをチャットでやると、何が困るのでしょうか？
この記事の前半で、
LINE WORKSなど、シンプルなチャット型アプリを業務でお使いの皆様！
「その場限りのちょっとした確認」と、
「後からさかのぼりたい重要な報告」が、
１つのグループチャットに混在して、困った経験はありませんか？
と書きましたが、まさにこれですね。
そんなふうに困った経験があるからこそ、Microsoft TeamsやGoogle Workspaceを使うときは、しっかりと使い分けをしていただきたいです！
いかがでしたでしょうか？
次回は、チャットとチャネルの違いを引き続き、
そして「Microsoft OneDriveの個人領域と共有領域」を解説します。
お楽しみに！
※感想や、扱ってほしいテーマなど、コメントいただけると嬉しいです！
この記事が参加している募集
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？