amazonのすごい会議を読んで｜無駄を徹底的に省くと会議の形も変わることを学びました
先日は、佐藤将之さんの書いた『アマゾンのスピード仕事術』を読み感想を書きました。その時は、アマゾンがお客様第一志向であり、お客様にとってメリットがあるかないかの視点で、自分たちの行っている仕事で無駄と思われるところを徹底的に排除し、お客様のために時間をつくるという姿勢が印象的でした。その時の記事は以下です。↓
今回は、同じく佐藤将之さんが書かれております『amazonのすごい会議』です。
本書は、amzonの会議の方法についてフォーカスされています。お客様のためにムリ・ムダを無くしていくと、企業成長によってこんなにも会議の形がかわるのだなとびっくりしました。
会議資料はナラティブ形式しか許さないamazonの会議｜パワポは厳禁です
アマゾンの会議は、会社規模が小さいうちはパワーポイントなどで一目で分かりやすい資料を準備していたようでした。パワポを活用して見やすい資料を作るのは一般企業でも広くなされていると思います。
しかし、アマゾンのように社員の人数も増え、社員一人一人の顔がお互いわからないくらいの人数になってくると、問題が起きました。
パワーポイントの資料は確かにシンプルで見やすいです。シンプルに書いているので、多くの補足は口頭でなされます。会議参加者の理解の負担は軽く、会議も心地よくわかりやすかったようです。ただしその時は、です。
問題はその時によくても、後からパワポの資料を見返しても、いったいどんなことを話されたか忘れてしまうのだそうです。パワポ資料には、ポイントしか書いてありません。それを繋ぐ補足は口頭で話されただけなので、資料にはありません。1回話を聞いただけでは誰しもそのようになってしまいます。
そこで、考えだされたのが、
会議資料はナラティブ形式で！
のようです。ナラティブとは何かというと「語り」とか「物語」という意味です。つまり、全部文章にしないといけないらしいのです。パワポの資料は会議のその時には分かりやすいのですが時間がたつと見返したときにわからなくなるので、あえて文章にしたようです。
なんと、箇条書きもNG
文章で書くので、箇条書きにすると分かりやすいから良いだろうと考えているとなんと箇条書きもダメのようなのです。
箇条書きにすると、行間を読むことで人によって解釈に差があるからのようです。行間の思いは後から思い出せないからNGなのだそうです。
論理的に正しい文章でまとめることで、誰が読んでも同じ理解がされるような文章を書くことを求められるのだとか。これはこれで準備が大変だと思います。しかし、それは訓練と採用の段階からそのような文章が書ける人しか採用しないというから徹底しているなと感じました。
必ずA4サイズ１枚か6枚に収めるワンページャー、シックスページャー
文書量も決まっているようなのです。簡単な議事ならA4サイズ１枚に。
込み入った内容はA4サイズ６枚に収めるようにするルールがあるようです。つまり、誤解のなく文章を書くために、とにかく長くダラダラと書くはやってはいけないようなのです。
アマゾンでは、短く端的にかつ分かりやすい文章を書くことが求められているようなのです。
形式は指定しない｜テンプレートは停滞を引き寄せてしまう
これだけ、ルールがあっても、会議資料にテンプレートはないそうです。これは敢えて型を決めてないそうなのです。テンプレがあると、当然、その通りに会議資料を作ろうとします。
テンプレ通りにならないところは、なるようにするには・・・と悩みます。その悩みが無駄でもあるし、考え方が固まってしまうのでテンプレートのような形式は定めてないようなのです。
最初の5～15分は会議資料を黙読｜質問なしが最も良い会議の終わり方
アマゾンには４つの会議の形態があるようで、その中でも意思決定会議の際の手順は決まっているようなんです。どうやるかというと、
まず、会議資料を会議参加者が全員すべてを黙読するのです。この間は沈黙です。そしてみんな読み終わったら議論スタートをするようなのです。
そうする理由は効率的だからです。資料を見ながら会議を進めることが多いと思います。その資料は今まさに配られた資料かもしれません。
そうなると、読んでる途中で質問が飛んで来るかもしれません。
資料の後の方に書いてあることなのに、質問することになるのです。これは無駄な質問になってしまいます。
それ故、効率を追求すると、最初に会議資料を読みます。議論に必要な材料が参加者全員の頭に入った状態で会議スタートするのが最も効率的であると言えるでしょう。
すべてはお客様のため｜OLPに即して判断していった結果である
なんでこんな一見不思議な会議の形になったかといえば、徹底的に無駄を排除したからなのです。この際、何が無駄かの判断基準が粋です。
通常、経費が掛かっているからムダを取り除こうとか、大体が今の状態に対して、工数がかかっていることや経費が掛かっているところなどで注目してしまいます。時には、一律〇％削減のような号令が全社に出されて、自部門ではどこを削ろうかなんて議論になったりします。
ただ、ムダとはなんとなくお金がかかってる、時間がかかってるところに対して行われているように見えます。
しかし、アマゾンではムダの判断基準が明確です。それはお客様のためかどうかであります。アマゾンでお客様といったら、通販サイトのアマゾンを利用するユーザーたち。他にもアマゾンサービスもあるけれど、それらを含めたご利用する方々にとってメリットになるかどうかで判断するようなのです。
お客様のためということは、OLPから判断しています。OLPは、Our Leadership Principleのことであり、アマゾンの掲げるリーダーシップ理論のことです。
現在は16か条になっています。その１番目に来るのが、カスタマーオブセッション（お客様を起点に考える）という考え方です。
この１６か条は、一般企業でもよく掲げられている企業理念に相当するものです。アマゾンのすごいところは、この企業理念に当たるOLPを業務の中で常に取り出して会話していることです。
例えば、会議の例でも、判断に困ったら、OLPにしてみたらこっちだとか。考え方が分かれるようなら、OLPに照らすと、こちらは不適切とかそんな議論がいつも起きているのです。
アマゾンの会議も、突飛な考えではなく、企業の成長とともにOLPに照らして考えて改善していった結果、資料はナラティブであり、箇条書きは禁止であり、10分間は黙読というスタイルに落ち着いていたということなのだそうです。
今後も変わるかもしれなないとのこと。なんともアマゾンらしいなと思います。
#3行日記 ：大雨でびしょぬれになりました
昨日は台風の影響に伴う大雨でした。歩いて職場に到着するまでにずぶ濡れになってしまった・・・。大雨で１日不快でしたが、こちらでは特に災害が起きたことは聞かなかったので、よかったなと思いました。
#1年前 ：ふるさと納税をそろそろと準備していたようです
ふるさと納税の申請を準備していたようです。ふるさと納税は、自分が応援したい自治体に寄付する制度です。実際は寄付すると返礼品がもらえまして、その寄付額が2000円を引いて戻ってくる制度です。
2000円を引いても返礼品が盛りだくさんもらえるので結局得する制度です。やった人は得するのですが、誰かが損をしているような気がして、ちょっと変な気分なのですが、とりあえずあまり考えずに毎年やってます。
12月に一気にやってもよいのですが、返礼品がドバっときたり、欲しい返礼品がなくなっていたり、ポイントバックも上限を超えてしまいちょっと損することもあるので、前もって今時期くらいから少しづつやっていくのも良いかもですね。
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