社内広報が組織の生産性向上に貢献する方法
こんにちは、ourly髙橋新平です。
ourlyはWEB社内報ツールと組織開発コンサルティングを提供をしております。
社内広報という仕事はどうしても成果が見えにくいものであり、事業への貢献がしにくい的な側面があると思いますが、僕は社内広報でも事業成長を加速させる貢献は十分可能だと思っており、その方法を今回は紹介したいと思います。
↓↓前回の記事↓↓
※この記事はourlyアドベントカレンダー2023の20日目の記事です。昨日は、営業の乗松が第二領域の問題解決をしている事例を紹介してくれました。
今回はアドベントカレンダー最終日ということでourlyらしい記事で、きっちり締めくくりたいと思います。
仕事の生産性はどのように高められるか？
生産性は当然ですが、下図のように投下資源に対して得られた成果が大きくなれば生産性は向上したということになります。
できる限り少ない人数で大きな成果を上げられればもちろん生産性は上がるのですが、複数人で仕事をする場合は人と人との間のコミュニケーションによって仕事が推進されることから、社内のヒトの間の関係性やコミュニケーションの質に着目する必要があると思います。
左側のような状態をつくることができれば、コミュニケーションの質とスピードが高まることで効率性が上がるので、当然仕事の成果は大きくなります。
（でも、組織や人間関係となるとなかなかできないのが悩みですよね…）
複数人での仕事のスピードや質が高い状態とは？
では、コミュニケーションの質とスピードが高い状態はどのように作られるか？ということについて考えてみます。
色々とあるとは思うのですが、ここでは2つの要素に着目したいと思います。
① 仕事をする人の関係性の質
② 仕事におけるコミュニケーション方法を揃える
つまり“阿吽の呼吸”で仕事できるようになるまでのスピードを社内広報でサポートする
いわゆる”阿吽の呼吸”で仕事ができる状態になったら理想だと思うのですが、その状態を要素分解すると上記の2つの要素になると考えています。
では、ここから具体的な実現方法に入っていきます。
① 関係性の質を上げる
誰しもイメージできると思うのですが、仕事場の同僚で相手の性格やクセ、価値観まで知っていて旧知の仲であれば仕事で同じ目的に向かって効果的、効率的に動けますよね。
しかしながら、組織には色々な経歴の人が入ったり、当然抜けたりもするので”旧知の親友”みたいな関係になるまでには時間がかかります。
なので、社内広報でサポートするべきは社員同士の関係性の質が上がるような企画やコンテンツ発信を通じて関係構築までの時間を短縮することがポイントになります。
ここでは実際にourlyで実施している事例もご紹介します。
■ プロフィールの充実
とにかく関係構築の上ではどのような人なのかが分からないと関係構築も何もないので、一人ひとりのプロフィールページを作成しています。
（前職ではGoogle Slideで作っていました）
ここには経歴などだけではなく、自身の人生の目標や趣味や好きなスポーツや漫画などに至るまで、できる限り共通点が発見しやすいように細かい情報まで載せるという工夫があります。
■ 社内報での自己紹介記事の発行
プロフィールだけでなく、自己紹介記事も発行して全社に通知することで新しい人が入ったということを知らせたり、その人がどんな人柄なのかを明らかにするようにしています。
（細かいですが、自己紹介記事で書いて欲しい内容も会社からある程度は指定しています。）
■ ランチ補助制度による初期の関係構築をサポート
書いてある通り、入社して1週間は新しいメンバーと一緒に行った既存メンバーの費用も会社が補助するという制度があり、これによって最初の接点を早期に作るようにしています。
（入社初日のランチまでに上記の自己紹介記事を上げてもらうように頑張ってもらっています笑）
■ 同じ部署メンバーとの1on1を初週に必ず実施
仕事を一緒にすることが多くなるメンバーとの1on1を必ず入社の初週に終えるようにガイドしています。
詳細は1on1のアジェンダガイドに譲りますが、大方下記のような内容を相互にシェアするようにしています。
過去のキャリアと意思決定の背景は？
人生のこのタイミングでourlyという職場を選んだ理由は？
どんな人生にしていきたいか？
自身の強み（期待して良いこと）、弱み（期待してはいけないこと）
■ オープン1on1でその人の魅力を深掘りして社内広報
オープン1on1は僕がランダムに社員を会議室に招いて、根掘り葉掘り質問してその人の魅力を引き出して、動画と記事を公開する試みです。
詳しくは下記のnoteに書いていますので、参照ください。
② 仕事におけるコミュニケーション方法を揃える
関係性が仮に構築できたとして、実は落とし穴があると思っていまして、それは育った環境やこれまでのキャリアによる”コミュニケーション方法”の絶妙なズレ、違いがコミュニケーションコストを増大させるということです。
例えば、これまでのキャリアでクライアントワークをメインにやっていたAさんは「なるべく早く！」の基準が10分以内という認識だったが、社内プロジェクトをメインに担っていたBさんは「なるべく早く！」の認識が2時間以内だった。
みたいなことってよくあると思うんですね。
依頼の仕方一つとっても、依頼事項と期日だけをシンプルに伝えるが良いと教わって育ったAさんと、依頼事項の背景、目的、その人に依頼した理由も含めて伝えるよう教わったBさんとでは、コミュニケーションの齟齬が生まれる可能性があります。
そんな問題を解決するために社内用語集を作ったり、社内のコミュニケーション方法のガイドラインを設けたりするなどして社内の公式ルールとして、こういうコミュニケーション方法を取りましょう。
としておくことはとても生産性を高める上で効果的です。
ourlyでは下記のように社内報で記事ストックできるので、”コミュニケーションコラム”という連載で、仕事のコミュニケーションの取り方や依頼の仕方、考え方に至るまでコミュニケーション方法が一定揃うようにガイドしています。
広報がコミュニケーションコラムを自身でまとめるのは難易度が高いと思いますので、「社長や経営幹部の考えやトップパフォーマーの口癖を広報して生産性を上げたい」という文脈で取材、記事化できるのではないかなと思います。
経営者で自社の生産性を上げることに興味が無い人はいないはずなので、是非提案してみてください。
広報が事業成長の加速のためにできることはまだまだ沢山ある
いかがでしたでしょうか？
手前味噌な内容もあったかもしれませんが、資源が少ないスタートアップだからこそ、情報資産の積み上げで生産性を高め競争優位を構築し続けることを大切にしています。
ourlyでは社内広報や組織開発のご相談はいつでもウェルカムですし、採用も絶賛大募集中ですので気軽にご連絡をいただけますと嬉しいです。
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